Ob mit Kunden, Partnern oder Lieferanten – Verträge sind das Rückgrat unserer Geschäftswelt. Ihre Verwaltung erweist sich jedoch gerne als komplex, zeitaufwändig und fehleranfällig. Ein effizientes Contract Lifecycle Management (CLM) optimiert diesen Prozess und reduziert damit das Risiko von Vertragsbrüchen oder dem Verlust wichtiger Dokumente. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie daher alles Wissenswerte über CLM und wie digitale Systeme Ihr Vertragsmanagement auf die nächste Stufe heben.
Übersicht:
- Was ist Contract Lifecycle Management?
- Der Vertragslebenszyklus und seine Bedeutung
- Warum ist Contract Lifecycle Management so wichtig?
- Souveräne Vertragsverwaltung von A bis Z
- Fazit
Was ist Contract Lifecycle Management?
Contract Lifecycle Management (CLM) umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags – angefangen bei Anbahnung und Vertragserstellung über die Bearbeitung und Genehmigung bis hin zur Vertragsverlängerung und Archivierung. Dazu kommt, dass fast alle Abteilungen eines Unternehmens mit dem Vertragslebenszyklus in Berührung kommen. Damit gestaltet sich dieser als äußerst komplex und umfangreich – umso wichtiger ist ein also effizientes Contract Lifecycle Management. Digitale Tools unterstützen an dieser Stelle, damit Dokumente, Daten und Verträge jederzeit und von überall aus zur Verfügung stehen.
Der Vertragslebenszyklus und seine Bedeutung
Werfen wir zunächst einen Blick auf den Vertragslebenszyklus und seine verschiedenen Phasen.
Phase 1:
Im Rahmen der Vertragsanbahnung oder Vertragskonzeption werden zunächst die Rahmenbedingungen wie beispielsweise Vertragsgegenstand, -inhalt und –partner festgelegt.
Phase 2:
In der Erstellungsphase wird ein erster Entwurf erstellt. Dazu werden häufig bereits bestehende Vorlagen verwendet. Ist der erste Vertragsentwurf fertig, geht es mit den Verhandlungen zwischen den Vertragspartnern weiter. Dabei wird der ursprüngliche Entwurf so oft angepasst und überarbeitet, bis beide Parteien ihre Interessen gewahrt sehen.
Phase 3:
In diesem Schritt wird der Entwurf zur internen Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Hier erfolgt in der Regel die rechtliche Prüfung und gegebenenfalls die Anpassung durch die Rechtsabteilung. Erst dann findet die Freigabe durch die entsprechenden Vorgesetzten statt.
Phase 4:
Diese ist im Grunde die einfachste, schnellste, aber auch die wichtigste Phase: der ausgehandelte Vertrag wird unterzeichnet. In der heutigen digitalen Arbeitswelt kann das in den meisten Fällen mittlerweile mithilfe digitaler, rechtsverbindlicher Signaturen erfolgen.
Phase 5:
Unter die Ausführungs- und Erfüllungsphase fällt die gesamte Leistungserbringung. Sie dauert am längsten, da sie sich auf die gesamte Vertragslaufzeit erstreckt. Am Ende dieser Phase wird entschieden, ob was mit dem Vertrag geschieht. Wird er verlängert, beginnt der Zyklus wieder bei Phase eins oder zwei. Läuft der Vertrag aus oder wird er gekündigt, geht es in die nächste Phase, die Archivierung.
Phase 6:
In der letzten Phase wird der Vertrag in das Archiv bzw. das elektronische Archivsystem überführt. Dabei werden alte Verträge oft noch intern weiterverwendet. Darüber hinaus bestehen für bestimmte Dokumente gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Hinzu kommt u.a. die revisionssichere Archivierung nach GoBD, die ebenfalls vom Gesetzgeber vorgeschrieben und zu beachten ist.
Warum ist Contract Lifecycle Management so wichtig?
Schlecht verwaltete Verträge können sich negativ auf den Ruf und die Finanzen eines Unternehmens auswirken. Werden wichtige Compliance-Richtlinien verletzt oder Aufbewahrungspflichten gebrochen, drohen außerdem empfindliche Sanktionen. Mit diesen Konsequenzen und der generellen Bedeutung von Verträgen für Unternehmen vor Augen sorgen ein effektives Vertragslebenszyklusmanagement und eine durchgängige Prozesskontrolle daher für zahlreiche Vorteile.
Verbesserte Transparenz:
CLM-Software trägt dazu bei, dass Unternehmen ihre Verträge transparent digital verwalten, da alle Vertragsinformationen zentral an einem Ort gespeichert und so für alle involvierten Parteien verfügbar sind. Dies erleichtert auch die Kommunikation mit allen Beteiligten sowie einen reibungslosen Vertragsmanagementprozess.
Steigerung der Effizienz:
CLM-Systeme automatisieren viele der manuellen Prozesse im Vertragslebenszyklus und unterstützen Unternehmen damit, Zeit zu sparen, die für die Verwaltung von Verträgen, Verhandlungen und Genehmigungen benötigt wird.
Kosteneinsparungen:
Durch die Optimierung von Vertragsprozessen können Unternehmen Kosten senken, indem sie Zeit und Ressourcen sparen, die für manuelle Verwaltungsaufgaben aufgewendet werden. Darüber hinaus ermöglichen CLM-Systeme eine bessere Verhandlung von Vertragsbedingungen und Konditionen, was zu günstigeren Verträgen und langfristigen Einsparungen führen kann.
Risikominimierung und Gewährleistung von Compliance-Vorschriften:
Durch das zentralisierte Speichern von Verträgen und die Überwachung von Vertragsbedingungen können Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und angehen. CLM-Systeme ermöglichen es außerdem, Vertragsverpflichtungen und Fristen besser einzuhalten, was das Risiko von Vertragsverletzungen und rechtlichen Auseinandersetzungen verringert. Dies gilt natürlich auch für die Einhaltung von Compliance-Richtlinien – besonders wichtig in regulierten Branchen oder bei Verträgen mit internationalen Partnern.
Souveräne Vertragsverwaltung von A bis Z
Mittlerweile setzen immer mehr Unternehmen auf ein digitales Vertragsmanagement und entsprechende Tools, damit alle Dokumente, Daten und Verträge jederzeit und von überall aus zur Verfügung stehen. DocuWare unterstützt sie dabei, alle Vertragsprozesse sicher und transparent zu gestalten – und das unternehmensweit.
Vertragsverwaltung und Sicherheit: Nutzen Unternehmen eine zentrale Plattform zur Verwaltung aller Verträge, gewährleisten sie eine klare Übersicht über ihre Verträge und stellen sicher, dass wichtige Originaldokumente nicht verloren gehen. Die sichere Archivierung von Verträgen gewährleistet zudem, dass diese unternehmensweit verfügbar und geschützt sind.
Schneller Zugriff auf Vertragsinhalte: Schluss mit der zeitintensiven Suche in E-Mails und Ordnern – über die Volltextsuche finden Mitarbeitende Verträge sowie spezifische Informationen wie Produktdetails, Kontaktpersonen oder Garantieklauseln in Sekundenschnelle. Dadurch bleibt die Vertragshistorie jederzeit nachvollziehbar und Unternehmen sind stets auskunftsbereit.
Beschleunigung von Vertragsabschlüssen: Automatisierte Feedback- und Freigabeprozesse ermöglichen es Unternehmen, Stakeholder problemlos zu vernetzen, Entscheidungen nachvollziehbar zu machen und wertvolle Zeit und Kosten bei der Vertragsprüfung zu sparen. Auf diese Weise lassen sich Vertragsabschlüsse deutlich beschleunigen.
Vertragsalarm: Automatische Erinnerungen an anstehende Fristen sorgen dafür, dass Unternehmen rechtzeitig reagieren können, sobald Handlungsbedarf besteht. Dies hilft dabei, zu verhindern, dass Vertragskündigungsfristen verpasst werden oder Kundenverträge unerwartet auslaufen.
Transparente Vertragsprozesse: Transparente Prozesse sind vor allem bei der Prüfung und Genehmigung von Verträgen Pflicht. Umso wichtiger ist es, Aufgaben nach festen Regeln oder ad hoc zuweisen zu können, um diesen Prozess reibungslos zu organisieren. Mitarbeitende sind außerdem in der Lage, Notizen und Kommentare hinzuzufügen, ohne das Originaldokument zu verändern, was langfristig nachvollziehbare Entscheidungen gewährleistet.
Verknüpfung von Verträgen mit Dokumenten: Verträge lassen sich automatisch mit zugehörigen Dokumenten wie Angebote, Kostenvoranschläge und Korrespondenzen verknüpfen. Dies erleichtert die Verwaltung von Vertragsakten und den Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Elektronische Signatur
Das Unterzeichnen von Verträgen erfolgt rechtsicher, einfach und digital. Dazu wird die digitale Signatur einfach per Signaturstempel hinzugefügt, um Vertragsprozesse schnell abzuschließen. Höchste Sicherheitsstufen bei der Vertragsunterzeichnung sind dabei natürlich garantiert.
Fazit
Contract Lifecycle Management ermöglicht Unternehmen die effiziente Verwaltung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Die richtige Software unterstützt in diesem Prozess und sorgt dafür, dass Verträge zentral gespeichert, Fristen überwacht und Vertragsverpflichtungen automatisiert eingehalten werden.
