Effiziente Ablage im Büro: Zuerst organisieren, dann digitalisieren

Das volldigitale Büro wird zwar schon seit 30 Jahren propagiert, ist aber bis heute nur selten Wirklichkeit geworden. Wenn, dann in Großkonzernen oder aber in kleinen, dynamischen Start-ups – jedoch kaum im Mittelstand, dem Motor der deutschen Wirtschaft. Papierarme oder sogar papierlose Prozesse, Ablagen und Archive dagegen sind auch im Mittelstand längst tausendfach erfolgreich im Einsatz. Denn elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und die Automation der damit verbundenen Prozesse stehen weit oben auf der Prioritätenliste der meisten IT-Chefs.

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Warum es sich lohnt, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, liegt auf der Hand: Schnellere Bearbeitung durch Wegfall von Hauspost und Liegezeiten auf den Schreibtischen, Zeiteinsparungen bei der Aktenorganisation, weniger Kosten und Raumbedarf für Papierakten. Gleichzeitig mehr Sicherheit und Compliance bei der Dokumentenbearbeitung, etwa durch die effiziente Erfüllung der rechtlichen – insbesondere steuerrechtlichen – Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen.

Papierdokumente werden gescannt, verschlagwortet und dann digital archiviert. Elektronische Formulare können einen Teil der heutigen Papierformulare ersetzen – und insgesamt wird weniger gedruckt und kopiert. Ein papierloses Büro spart nicht nur Kosten, sondern ist auch ökologisch sinnvoll.

Suche nach Informationen entfällt

Die zeitraubende Suche nach Informationen entfällt, denn in der elektronischen Kunden-, Personal- oder Projektakte können sämtliche Dokumente zu einem Kunden oder Interessenten, Mitarbeiter oder Entwicklungsprojekt gesammelt werden. Das Dokumentenmanagementsystem verwaltet dabei die unterschiedlichsten Ursprungsformate (Papier, Office-Dateien, CAD-Output, E-Mail, elektronisch erstellte Reports) und Dokumenttypen (Protokolle, Dokumentationen, Zeichnungen, Anträge, Prüfberichte, Standards und Normen) in einem gemeinsamen, thematisch geordneten Dokumenten-Pool mit einheitlicher Aktenstruktur.

Werden Inhalte in einer digitalen Büro Ablage organisiert, zentral gespeichert und korrekt indexiert, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verwenden und können Informationen schnell weitergeben. Es sind keine Kopien mehr nötig – weder auf Papier noch digital. Damit entfällt auch der gravierende Nachteil der Redundanz. Zusätzlich wird vermieden, dass unter Umständen verschiedene Kopien dieser Dokumente durch Änderungen unterschiedliche Informationen enthalten können.

Compliance inklusive

Alle Zugriffe auf Dokumente können überwacht, Freigaben elektronisch gesteuert und Dokumentversionen verwaltet werden. Der Zugriff ist mit unterschiedlichen Endgeräten an beliebigen Orten zeitunabhängig möglich. Durch die geordnete, zentrale Bereitstellung aller relevanten Unterlagen quasi per Mausklick wird Zeit für das Suchen gespart, der Entwicklungsprozess beschleunigt und damit die „Time to Market“ reduziert, sei es zum Beispiel für neue Produkte, sei es für die Erledigungen von Kundenanfragen oder für die Erledigung von Reparaturarbeiten.

Das digitale Büro wird so zur Steuerzentrale der digitalen Transformation, konstatierte DocuWare-Gründer Jürgen Biffar bereits im Vorwort des Bitkom Digital Office Index 2018. Ökologisch höchst fragwürdige Papierberge wandern in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer Distanz zu Kollegen oder Kunden – in Zeiten wie diesen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Dazu kommen Vorteile wie aufgeräumte Büros, optimierte Workflows, geringere Kopier- und Druckkosten, mehr Agilität, weniger Geschäftsrisiken, bessere Kundenbeziehungen sowie erhöhte Transparenz – und last but not least eine positive Ökobilanz.

Von der Wunschvorstellung zur Wirklichkeit

Die Experten sind sich absolut einig: Die Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- oder kompletten Geschäftsprozessen verspricht ein erhebliches Effizienz- und Innovationspotenzial. Doch wie schon anfangs erwähnt – noch ist das digitale Büro vor allem im Mittelstand eine Wunschvorstellung und höchstens in Start-ups und einigen Großkonzernen gelebte Realität. Auch die Sachbearbeiter in den Behörden müssen aus unterschiedlichsten Gründen notgedrungen immer noch mit Papier arbeiten.

Dafür gibt es verschiedene Ursachen: Je größer das Unternehmen, desto größer in der Regel sein Dokumentenvolumen, desto höher die Komplexität der Organisationsstrukturen und desto stärker die Formalisierung der Abläufe. Das führt insgesamt zu mehr Rationalisierungspotenzial durch den DMS-Einsatz als bei kleineren Unternehmen, auch wenn diese ebenfalls stark mit der zunehmenden Papierflut zu kämpfen haben. Der Handlungsbedarf, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, war deshalb bis dato nicht ganz so hoch. So öffnet sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen aktuell immer weiter, wie sich beim Digital Office Index 2018 zeigt.

Auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten erreichen die mehr als 1.000 dazu befragten Unternehmen einen Durchschnitt von 54 (2016: 50). Dabei steht 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ und 100 für „vollständig digitalisiert“. Großunternehmen mit über 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), Mittelständler mit 100 bis 499 Mitarbeiten 58 Punkte (2016: 53) und Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern nur 53 Punkte (2016: 49). Deshalb hat der Digitalverband Bitkom letztes Jahr in seiner Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ dieses Marktsegment speziell beleuchtet. Und DocuWare hat Tipps für den Abschied vom Produktivitätskiller Papier und einen Leitfaden für die erfolgreiche Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung zusammengestellt.

Viele Wege führen zum digitalen Büro

Dass sie strukturierter und formalisierter arbeiten, erleichtert Großunternehmen und Behörden den Weg zur Digitalisierung enorm. Daher sollten auch Mittelständler, die viel Wert auf ihre Dynamik und Flexibilität legen, vor der Digitalisierung erst die Büro Ablage organisieren. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ja, dass die Strukturen und die Prozesse stimmen, dann erst folgt die IT – ganz nach den Worten von Lufthansa-Vorstand Thorsten Dirks: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Für die vernünftige Organisation der Büro Ablage gibt es zahllose Ratgeber. Ein Prinzip steht bei allen ganz oben: Unwichtiges sofort wegwerfen! Das ist schon im Papierarchiv reiner Ballast – und sollte auf keinen Fall digitalisiert werden. Es spart zudem Speicherplatz und dient der Übersichtlichkeit.

Die Ablage optimieren

Völlig zu Unrecht wird die Büro Ablage bei der Organisation häufig stiefmütterlich behandelt, denn jedes Unternehmen und jedes Büro benötigt ein Archiv. Unterlagen müssen aufbewahrt werden, sei es aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aus Dokumentationsgründen oder wegen firmeninterner Vereinbarungen. Alles, was darüber hinaus archiviert wird, schränkt die Übersicht ein und erfordert Platz, woraus höhere Raum- bzw. im digitalen Fall Speicherkosten resultieren.

Also muss im Unternehmen klargemacht werden, was genau und wie lange archiviert werden muss. Dann werden oft Berge von Akten und Unterlagen nicht mehr einfach sicherheitshalber archiviert, sondern verschwinden. Jeder Archivbehälter – Akte, Mappe oder Karton – wird deutlich mit dem „Verfallsdatum“ gekennzeichnet – also mit dem Datum, an dem die Unterlagen vernichtet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Entsorgung sollte geklärt sein, denn wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, bleiben die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag archiviert.

Wenn aber Anwender einbezogen werden und die Büro Ablage beizeiten organisiert wird, dann wird die Digitalisierung des Büros auch im Mittelstand Nutzen stiften und das Leben eines jeden Beteiligten erleichtern. Erleichtert im wahrsten Sinne des Wortes wird die Digitalisierung des Büros aber auch durch Umzüge, sei es beim Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung oder Filiale, sei es bei Umzug einer ganzen Niederlassung zu einem neuen Standort. Dann muss dort nur der PC eingerichtet werden – und sofort sind sämtliche Akten im Zugriff. Den Papierballast gibt es ja nicht mehr! Oder zumindest kaum noch.

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Quelle Titelbild © Rawpixel.com / shutterstock.com

Topics: Büroablage organisieren

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