Das neue DocuWare ist da und wird zusammen mit der Version 7.15 für DocuWare Cloud ausgerollt. Starten Sie jetzt gemeinsam mit Ihren Kunden und uns in die neue Ära im Dokumentenmanagement. Intelligenter. Schneller. KI-basiert.
Übersicht:
Das neue DocuWare
Als umfassende Lösung für cleveres Arbeiten kombiniert das neue DocuWare drei zentrale Elemente: Moderne Web- und Mobile-Clients, den leistungsstarken KI-Assistenten DocuWare Aura mit direktem Zugriff auf Dokumente in DocuWare und DocuWare IDP, das jetzt auch innerhalb der DocuWare Plattform konfiguriert werden kann. Alle drei Elemente greifen nahtlos ineinander – von eingehenden Informationen bis zur sicheren Entscheidung. Ein paar Highlights:
Neue Clients
- Moderne, benutzerfreundliche Oberfläche
- Neue freie Suche über alle Archive hinweg, unabhängig von Indexfeldern
- Einfachheit und Klarheit bei Workflows für schnelle Aufgabenbearbeitung
- Barrierefreies Design nach globalen WCAG 2.2 AA-Standards
DocuWare Aura
- Findet, vergleicht und fasst Informationen zusammen basierend auf Fragen in natürlicher Sprache
- Der einzige AI-Agent, der – unter Berücksichtigung von DocuWare Berechtigungen
- Unterstützt bei Aufgaben und Entscheidungen und steigert damit die Produktivität
- Kann per API an andere AI-Agenten angebunden werden, um beispielsweise Unternehmenswissen aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen
DocuWare IDP
- GenAI-Extraktion: IDP-Modelle mit Prompting für den sofortigen Einsatz einrichten
- Master Data Matching: IDP-Ergebnisse mit Bestandsdaten abgleichen für Datenkonsistenz über Systeme hinweg
- IDP-Konfiguration: Komplett neu umgesetzt innerhalb der DocuWare Konfiguration für ein durchgängiges Benutzererlebnis.
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Aktuelle Neuerungen
Auch weiterhin erhält das neue DocuWare monatliche Updates. Von August an sind folgende Funktionen und Bereiche hinzugekommen, so dass wir mit dem heutigen Release unseren gemeinsamen Kunden ein umfangreiches Produkt bieten:
Neuer DocuWare Client
- Listen
- Versionsmanagement
- Papierkorb
- Benutzeroberfläche in allen bisherigen Sprachen verfügbar (außer Arabisch)
- Dokumente von der Ergebnisliste aus löschen
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Workflow Aufgaben:
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Dokumente bearbeiten und Seiten verwalten – direkt aus einer Workflow-Aufgabe heraus
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Workflow-Aufgaben per Stempel übermitteln
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DocuWare Aura
- Letzte Chats: mehrere Unterhaltungen laden und fortsetzen
- Antworten mit Quellenangaben (Zitate, Seitenzahlen)
- Konfiguration: Kreditlimits für Benutzer und Benutzergruppen möglich
Early Access - DocuWare IDP Konfiguration
Komplett neue Komponente innerhalb der DocuWare Konfiguration:
- IDP-Prozess für die Verarbeitung eingehender Dokumente definieren, inklusive Splitting, Klassifizierung, Extraktion und Stammdatenabgleich (Master Data Matching)
- Erstellung von Modellen basierend auf Daten in DocuWare
- Erstellung komplett neuer GenAI-Modelle
Weitere Neuerungen in DocuWare Version 7.15
Auch unabhängig vom neuen DocuWare enthält das aktuelle Release neue Funktionen und bietet damit noch mehr Möglichkeiten.
Der Fokus der Weiterentwicklung liegt auf dem neuen Workflow Designer: Mit der automatischen Anordnung von Workflow-Aktivitäten, den unterschiedlichen Standard-Farben für die verschiedenen Aktivitätstypen, der Live-Vorschau von Workflow-Benachrichtigungen noch während der Bearbeitung und weiteren Neuerungen geht das Konfigurieren von Workflows nun noch einfacher und schneller von der Hand.
Außerdem bietet DocuWare Forms jetzt die Möglichkeit, Werte, die per Dropdown-Menüs ausgewählt worden sind, in automatische Berechnungen einzubinden. Dadurch müssen weniger Felder manuell ausgefüllt werden und die Fehler-Quote sinkt.
Im Knowledge Center erhalten Sie Informationen zu allen Neuerungen der Version 7.15 sowie die technischen Release Notes: https://go.docuware.com/knowledgecenter715
Preismodell für DocuWare Aura
Das Lizenzmodell von DocuWare Aura ist nutzungsabhängig und basiert auf Credits. Verschiedene Anfragen an DocuWare Aura können unterschiedliche Mengen an Credits erfordern.
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Freemium: Um anhand der eigenen Daten den geschäftlichen Nutzen von DocuWare Aura erleben zu können, erhalten DocuWare Cloud Kunden eine gewisse Menge an Credits gratis. Die Anzahl an Dokumenten, die als Informationsbasis dienen, ist in diesem Modell begrenzt.
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Premium: Wer mit DocuWare Aura durchgängig arbeiten und auch mehr Dokumente als Informationsbasis nutzen will, muss Credits für DocuWare Aura erwerben. Es gibt dabei mehrere Rabattstufen, sodass der Preis pro Credit mit steigendem Bestellvolumen schrittweise sinkt.
Der Einstiegspreis für monatlich 10 Millionen Credits liegt bei 50€ pro Monat.
Um Ihnen ein Gefühl für die Credits zu geben: Eine komplexe Fragestellung an DocuWare Aura mit Suche in Archiven und Auswertung langer Dokumente mit viel Text verbraucht ungefähr 30.000 Credits. Einfachere Fragen erfordern entsprechend weniger Credits.
Um mit Ihren Kunden den Bedarf an Credits abzuschätzen, nutzten Sie am besten unseren neuen DocuWare Aura Calculator.
Die Preisstufen und Details zur Bestellung entnehmen Sie bitte der aktuellen Preisliste.
Rollout und Übergang vom klassischen zum neuen DocuWare
Das Rollout von Version 7.15 für DocuWare Cloud – und damit auch vom neuen DocuWare – erfolgt wie Sie es auch von früheren DocuWare Versionen kennen:
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Mit dem heutigen Release erhalten Neukunden DocuWare Cloud basierend auf dieser neuen Version, also inklusive dem neuen DocuWare.
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Das Update der Bestandskunden startet Mitte Oktober und erfolgt phasenweise über einen Zeitraum von circa zwei Monaten. Die Kunden werden wie gewohnt per E-Mail über den jeweiligen Update-termin informiert.
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Als On-Premises Version wird DocuWare 7.15 voraussichtlich Mitte Oktober verfügbar sein. Bitte beachten Sie, dass sowohl das neue DocuWare als auch DocuWare Aura zunächst nur bei DocuWare Cloud enthalten sind.
Das neue DocuWare ist auf einen reibungslosen Übergang ausgelegt
Mit dem Update ist keine technische Umstellung verbunden – der klassische und der neue DocuWare Client laufen parallel und nutzen die gewohnten Daten und Einstellungen. Die Benutzer können problemlos zwischen den Clients hin- und herwechseln und die Umstellung erfolgt individuell: Jedes Teammitglied kann selbst entscheiden, welchen Client es nutzen möchte. Ein Stempel im klassischen Viewer auf ein Dokument gesetzt, ist selbstverständlich auch im neuen Viewer auf dem Dokument zu sehen – um nur ein Beispiel zu nennen.
Die intuitive Benutzerführung des neuen Clients macht die Einarbeitung besonders einfach, es bedarf keiner speziellen Schulungen. Außerdem wird der klassische DocuWare Client noch mindestens ein Jahr lang parallel zum neuen verfügbar sein, also Zeit genug für die Umstellung.
Wichtige Vorbereitungen auf Version 7.15 und das neue DocuWare
Bitte berücksichtigen Sie die beiden folgenden Themen für ein reibungsloses Update:
Archivrechte vs. Dialoge: der Unterschied wird im neuen DocuWare sichtbar
Die neue Suche und DocuWare Aura durchsuchen Dokumente überall dort, wo ein Nutzer Berechtigungen hat – unabhängig von Such- oder Ergebnisdialogen. Das ist so gewollt und bildet das Fundament für künftigen Lösungen. Gleichzeitig wird damit deutlich: Wo der Zugriff über Dialoge statt über Archiv-Berechtigungen gesteuert wurde, können Nutzer nun Dokumente finden, die sie zuvor nicht erreichen konnten – auch wenn sich am Berechtigungsmodell selbst nichts geändert hat.
Prüfen Sie am besten proaktiv mit Ihren Kunden, ob alle Berechtigungen korrekt konfiguriert sind. Mehr dazu in diesem Artikel von Juli 2026, in dem wir bereits auf das Thema aufmerksam gemacht haben.
Zusätzlich beachten Sie bitte, dass beim neuen DocuWare die verfügbaren Funktionen im Kontextmenü von Ergebnislisten ausschließlich über die Archivberechtigungen gesteuert werden, nicht über einzelne Ergebnislisten-Dialoge.
DocuWare Cloud und Single Sign-on: Neue Callback URL erforderlich
Im Zusammenhang mit dem neuen DocuWare führen wir auch eine neue Version des Identity Service für DocuWare Cloud ein. Bei allen Cloud-Kunden, die Single Sign-On (SSO) nutzen, müssen die Administratoren deshalb vor dem Update auf DocuWare Version 7.15 eine weitere, sogenannte „Callback-URL“ in ihrer SSO-Konfiguration eintragen.
Was genau zu tun ist, lesen Sie in diesem Support-Artikel.
Early Access – Komplett neue IDP Konfiguration zum ausprobieren!
In DocuWare 7.15 erhalten Sie in der DocuWare Konfiguration einen "Early Access" für eine komplett neue Art, DocuWare IDP einzurichten. Eine neu gestaltete Benutzeroberfläche macht es einfacher, IDP-Prozesse zu bauen, KI-Agenten zu erstellen und Dokumente mit IDP zu verarbeiten - ohne die DocuWare Oberfläche zu verlassen und ohne DocuWare Workflow zu verwenden. Mit dem Early-Access können Sie die neue Konfigurationsoberfläche bereits ausprobieren und einfache Konfigurationen anlegen.
Was die Oberfläche bereits bietet:
- Visuelle Konfigurationsoberfläche, um IDP Flows per Drag and Drop zu bauen
- IDP Splitting, Classification and Extraction inklusive Master Data Matching und Validierung
- AI Agenten Übersicht innerhalb DocuWare
- Erstellen von neuen AI-Agenten inklusive Training mit Daten aus DocuWare Archiven
- Ablage ohne Indexmapping für Agenten basierend auf DocuWare Archiven
- Nutzung der neuen IDP Flows in DocuWare Desktop
- IDP-Consumption-Übersicht innerhalb von DocuWare
Was in den nächsten Monaten folgt:
- Ablage mit weiteren Modulen (Connect to Mail, FTP, Briefkorb)
- Fallbacks und detailliertes Fehlerhandling
- E-Rechnungs-Verarbeitung
- E-Mail-Verarbeitung
- Komplexe IDP-Flows mit mehreren Klassifikationsschritten
- Unterstützung von Tabellenfeldern
- Rechteverwaltung
- Komplexes Branching und Prozesslogik
Aktualisierte vorkonfigurierte Lösungen
Im Zuge der strategischen Weiterentwicklung unseres Lösungsportfolios stehen folgende vorkonfigurierte Lösungen aktualisiert auf DocuWare Version 7.15 im DocuWare Cloud Trial zur Verfügung:
Die zugehörigen DWBUC-Dateien und weiterführenden Informationen finden Sie im DocuWare Partnerportal unter Marketingmaterialien > Vorkonfigurierte Lösungen.
