Immer mehr Ihrer Kunden erhalten E-Rechnungen per E-Mail. Bis sie bereit sind, auf den DocuWare E-Invoicing Service umzusteigen, benötigen sie eine einfache Möglichkeit, die Richtigkeit dieser Rechnungen zu prüfen. Deshalb führt DocuWare die „E-Rechnungsprüfung“ ein – eine neue, kostenlose Funktion von Connect to Mail, die eingehende E-Rechnungen automatisch anhand der geltenden Formatstandards und Geschäftsregeln überprüft.
Was die neue Funktion leistet
Wenn eine E-Rechnung (XML oder XML mit eingebettetem PDF) in ein Postfach eingeht, das von einer Connect to Mail/Allgemein E-Mail-Konfiguration überwacht wird, validiert DocuWare diese automatisch im Hintergrund. Manuelle Eingriffe sind nicht erforderlich, und die Archivierung wird niemals blockiert oder verzögert – jedes Dokument wird wie gewohnt abgelegt, unabhängig vom Validierungsergebnis.
Das Validierungsergebnis wird auf drei Arten bereitgestellt:
- Anmerkung (Annotation): Eine optionale, farbcodierte Anmerkung direkt auf dem Dokument zeigt das Ergebnis auf einen Blick – gültig, gültig mit Warnungen oder ungültig.
- Validierungsbericht: Ein vollständiger Validierungsbericht wird mit dem Dokument abgelegt und kann über den neuen Button „Validierungsbericht anzeigen“ im DocuWare Viewer direkt geöffnet und heruntergeladen werden.
- Indexfelder: Validierungsergebnisse können in Indexfelder geschrieben werden, wodurch sie durchsuchbar und für die Rechnungsorganisation nutzbar sind.
Die Funktion unterstützt die wichtigsten E-Rechnungsformate, die in Deutschland und dem gesamten europäischen Markt verwendet werden, darunter XRechnung, Peppol BIS 3.0 und ZUGFeRD/Factur-X – alle basierend auf dem europäischen E-Rechnungsstandard EN 16931. Eine detaillierte Übersicht zu unterstützten Formaten und Profilen folgt im Knowledge Center.
Kostenlos für DocuWare Cloud und mit On-Premises Connect to Mail
Die E-Rechnungsprüfung ist ohne zusätzliche Kosten enthalten:
- DocuWare Cloud: In allen Cloud-Paketen enthalten.
- DocuWare On-Premises: Bei einer Connect to Mail-Lizenz enthalten, für DocuWare-Versionen ab 7.13.
Es muss keine separate Lizenz erworben werden und es erfolgt keine Abrechnung pro Vorgang. Die Funktion wird einfach per Checkbox in der Connect to Mail / Allgemeine E-Mail-Konfiguration aktiviert.
E-Rechnungsprüfung und der DocuWare E-Invoicing Service
Die neue Funktion arbeitet Hand in Hand mit dem DocuWare E-Invoicing Service, ersetzt diesen jedoch nicht. Sie unterstützt viele Kunden beim reibungslosen Übergang, bis sie bereit sind, den Service selbst zu nutzen. Letztendlich sollten sich Unternehmen durch die frühestmögliche Nutzung des E-Invoicing Service auf zukünftige Innovationen und Compliance-Anforderungen – wie E-Reporting – vorbereiten.
Die E-Rechnungsprüfung deckt ein spezielles Szenario ab: die Validierung von per E-Mail eingehenden E-Rechnungen, die über Connect to Mail verarbeitet werden. Für Kunden, die den vollständigen E-Rechnungszyklus benötigen – Versand und Empfang über Netzwerke wie Peppol, regulatorische Meldungen und rechtssichere Archivierung – bleibt der DocuWare E-Invoicing Service die richtige Lösung.
Es versteht sich von selbst, dass der E-Invoicing Service die zukunftssichere Lösung ist. Er ermöglicht Ihren Kunden nicht nur den Austausch von Statusmeldungen, sondern bereitet sie optimal auf das E-Reporting vor.
Was das für Sie bedeutet
- Informieren Sie Ihre Kunden, dass die Validierung eingehender E-Rechnungen demnächst ohne zusätzliche Kosten in ihrer bestehenden DocuWare-Umgebung verfügbar ist.
- Prüfen Sie bei On-Premises-Kunden, ob Connect to Mail lizenziert ist und die Installation mindestens Version 7.13 nutzt, um von der Funktion zu profitieren.
- Positionieren Sie den DocuWare E-Invoicing Service weiterhin als zukunftssichere Lösung für alle Kunden und Interessenten.
Verfügbarkeit
Für DocuWare Cloud wird die Validierungsfunktion in der ersten Augustwoche zur Verfügung stehen.
Für lokale Installationen wird das Feature in der ersten Augustwoche über Hotfixes für die DocuWare Versionen 7.13 und 7.14 bereitgestellt. Wie gewohnt sind diese im Support-Portal unter Setups, Updates & Hotfixes verfügbar.
Weitere Informationen finden Sie unter E-Rechnungen in Connect to Mail validieren.