Master Data Matching ist eine neue Funktion innerhalb der DocuWare IDP-Pipeline, die Unternehmen dabei unterstützt, Daten aus extrahierten Dokumenten zuverlässig mit den eigenen Stammdaten abzugleichen, zu verknüpfen und zu vereinheitlichen. Besonders bei Prozessen wie Rechnungsprüfung, Lieferantenabgleich oder Kundenpflege bietet dies einen großen Mehrwert: Korrigierte und angereicherte Geschäftsdaten reduzieren Fehler, beschleunigen Abläufe und ermöglichen fundierte Entscheidungen.
Die offizielle Veröffentlichung ist für die DocuWorld am 22. und 23. April geplant.
Die Funktion überzeugt durch eine intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl für Experten als auch für Einsteiger geeignet ist. Master Data Matching verbessert die Qualität extrahierter Daten deutlich und optimiert die Verarbeitung, da die manuelle Prüfung – die zuvor von Mitarbeitenden durchgeführt wurde – automatisiert übernommen werden kann. Das spart Zeit und Kosten und reduziert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit. Sollte die Übereinstimmung nicht eindeutig genug sein, kann das Dokument weiterhin in einen Human-in-the-Loop-Prozess überführt werden.
Master Data
Matching unterstützt sowohl exakte Übereinstimmungen als auch unscharfe (fuzzy) Vergleiche. Nutzer können dabei einen individuellen Schwellenwert definieren, der festlegt, wie stark ein extrahierter Wert (z. B. der Aussteller eines Dokuments) mit einem Eintrag in den Stammdaten (z. B. der Kreditorenliste) übereinstimmen muss. Die Fuzzy-Matchingfunktion skaliert problemlos auf Zehntausende Datensätze bei minimaler Latenz und eignet sich somit ideal für automatisierte Prozesse.
Ein weiteres Highlight ist der visuelle Regel-Editor, mit dem sich auch komplexe Logiken einfach und übersichtlich erstellen lassen. Durch verschachtelte AND/OR-Strukturen, Drag-and-Drop-Bedingungen und ein- und ausklappbare Elemente bleiben selbst umfangreiche Regeln verständlich und gut wartbar. Zudem können pro Regel mehrere Aktionen definiert werden, etwa das Überschreiben von Extraktionsfeldern, die Validierung von Dokumenten oder das Hinzufügen von Notizen.
Darüber hinaus können DocuWare-Kunden ihre Selectlists als Stammdatenquellen importieren und direkt nutzen.
Ein integrierter Leitfaden unterstützt bei Themen wie Matching-Verhalten, Feldtypen, Best Practices und Anwendungsbeispielen und sorgt so auch bei weniger erfahrenen Nutzern für einen schnellen Einstieg.
Tests sind direkt in die Master-Data-Matching-Seite integriert: Nutzer können einzelne Datensätze oder mehrfeldrige Beispiele einfügen und sofort passende Treffer sowie simulierte Aktionen anzeigen lassen. So lassen sich Regelwerke sicher validieren, bevor sie produktiv eingesetzt werden.
Typische Anwendungsfälle zeigen den praktischen Nutzen von Master Data Matching:
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Dreifachabgleich von Rechnungen mit Lieferantenauflösung: Automatischer Abgleich von Lieferant, Bestellung und Wareneingang zur schnelleren Freigabe korrekter Rechnungen
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Rechnungsvalidierung anhand von Stammdaten: Prüfung von Lieferantenidentität und Zahlungsinformationen zur Vermeidung von Betrug und Fehlüberweisungen
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Positionsbasierte Kontierung und Steuerprüfung: Automatische Zuordnung von Sachkonten und Prüfung von Steuern auf Positionsebene für schnellere Buchungen und höhere Compliance
Mit Master Data Matching erhalten DocuWare IDP-Nutzer ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Datenqualität zu steigern, Durchlaufzeiten zu verkürzen und konsistente Stammdaten im gesamten Unternehmen sicherzustellen.