Mit der neuen Erweiterten Formularunterstützung hebt DocuWare IDP die automatisierte Formularverarbeitung auf ein neues Niveau. Das optimierte OCR-Modell ermöglicht erstmals die direkte Extraktion von Checkbox-Werten für die gängigsten Checkbox-Muster – ganz ohne Workarounds oder komplexe Modellkonfigurationen.
Die Erweiterte Formularunterstützung erlaubt es, Checkboxen in Formularen strukturiert und zuverlässig zu erfassen – unabhängig davon, ob es sich um einzelne Zustimmungen, sich gegenseitig ausschließende Optionen oder Mehrfachauswahlen handelt. Ergänzt wird dies durch eine verbesserte OCR-Unterstützung für ausfüllbare Formulare mit segmentierten Eingabefeldern (ein Zeichen pro Feld), wie sie häufig in behördlichen und administrativen Dokumenten vorkommen.
Herausforderungen bei der Formularverarbeitung
Formulare gehören zu den am häufigsten verwendeten Dokumenttypen in Unternehmen – von Einwilligungserklärungen und Anträgen bis hin zu behördlichen Formularen. Gleichzeitig zählen sie zu den anspruchsvollsten Dokumenten für die Automatisierung:
- Checkboxentreten in vielen unterschiedlichen Varianten auf
- Auswahlmöglichkeiten können einfach, exklusiv oder mehrfach sein
- Layoutsvariieren je nach Version, Quelle oder Sprache
- Texteingaben sind oft auf einzelne Felder aufgeteilt
- Manuelle Nachbearbeitung ist zeitaufwendig und fehleranfällig
Herkömmliche OCR-Ansätze stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Checkboxen mussten häufig indirekt interpretiert oder über aufwendige Workarounds modelliert werden – mit hohem Aufwand und begrenzter Zuverlässigkeit. Die erweiterte Formularunterstützung schließt diese Lücke.
Nahtlose Integration: So unterstützt dieerweiterte Formularunterstützung Ihre IDP-Anwendungen
Die neuen Formularfunktionen erzielen die besten Ergebnisse, wenn individuelle Extraktionen mit der aktuellen OCR-Version verwendet werden. Dies gilt für alle individuellen Extraktionen, die nach dem19. Dezember 2025 erstellt wurden. Für ältere Custom-IDP-Workflows kann die OCR-Version über den Professional Service manuell aktualisiert werden.
Im Kern der Erweiterung stehen drei neue Checkbox-Feldtypen, die direkt in Extraktionsmodellen definiert werden können:
1. Einzelne Checkbox
- Erfasst eine einfache Ja-/Nein-Entscheidung, z. B. eine Zustimmung oder Bestätigung.
- Werte: aktiviert / nicht aktiviert
2. Mehrere Checkboxen –eine Auswahl
- Erfasst genau eine Auswahl aus mehreren Optionen (ähnlich wie Radio-Buttons).
- Beispiel: Kreditkarte oder PayPal
3. Mehrere Checkboxen –mehrere Auswahlen
- Erfasst mehrere gleichzeitige Auswahlen aus einer Optionsliste.
- Beispiel: E-Mail und/oder Telefon
Die Annotation ist bewusst einfach und einheitlich gehalten: Es wird ausschließlich die Checkbox selbst annotiert – unabhängig davon, ob sie markiert ist oder nicht. Intelligente Validierungen stellen sicher, dass Mehrfachauswahlfelder korrekt definiert sind. Visuelle Hinweise in der Annotationsoberfläche machen unvollständige Checkbox-Gruppen sichtbar und reduzieren Fehler beim Training.
Die Ergebnisse stehen sowohl direkt in der Benutzeroberfläche als auch über die API zur Verfügung. Je nach Feldtyp sind sie strukturiert als Boolean (aktiviert/nicht aktiviert), Enum (Einzelauswahl) oder Enum-Liste (Mehrfachauswahl). So ist jede Checkbox sowohl fachlich klar verständlich als auch technisch eindeutig abgebildet.
Zentrale Vorteile
- Zuverlässige Checkbox-Extraktion:Direkte Unterstützung für alle gängigen Checkbox-Muster
- Geringere Modellkomplexität: KeineWorkarounds mehr für typische Checkbox-Szenarien
- Höhere Datenqualität: Validierungen undAnnotation-Feedback reduzieren Fehler
- Optimiert für Formulare: VerbesserteOCR für segmentierte und strukturierte Eingabefelder
Hochpräzise automatisierteFormularverarbeitung
Unternehmen, die regelmäßig formularbasierte Dokumente verarbeiten, profitieren besonders von der erweiterten Formularunterstützung. Typische Anwendungsfälle sind:
- Einwilligungs- und Compliance-Erklärungen
(z. B. Datenschutz, Newsletter, Weitergabe von Daten) - Einfach- und Mehrfachauswahlen
(Zahlungsarten, Kontaktpräferenzen, Interessen, Sprachen, Allergien) - Behördliche und administrative Formulare
mit Checkboxen und segmentierten Eingabefeldern (ein Zeichen pro Feld),z. B. Anträge, Registrierungen oder Ausweisdokumente
Unterstützt werden sowohl Formulare mit festem Layout als auch solche mit gleichem inhaltlichem Aufbau, aber variierender Struktur. Selbst ausfüllbare Formulare mit zeichenweiser Eingabe lassen sich dankverbesserter OCR-Logik deutlich zuverlässiger verarbeiten.
Das Ergebnis: Weniger manuelle Nacharbeit, konsistent strukturierte Daten und deutlich schnellere Verarbeitungszeiten – selbst bei komplexen Formularlandschaften.
Transparenz: Aktuelle Einschränkungen undAusblick
Wie bei jeder OCR-basierten Verarbeitung gibt es derzeit bekannte Einschränkungen – etwa bei Checkboxen ohne klaren Rahmen oder starksegmentierten Texteingaben. Um dies abzufedern, wurde bereits eine Aggregations- und Normalisierungslogik implementiert, die Zeichen zusammenführt und vereinheitlicht.
Diese Bereiche werden aktiv weiterentwickelt und in kommenden OCR-Versionen weiter verbessert – mit dem klaren Ziel, die Automatisierungsquote kontinuierlich zu steigern.
Formulare neu denken – mit DocuWare IDP
Mit der erweiterten Formularunterstützung verbessert DocuWare IDP die automatisierte Formularverarbeitung deutlich. Die Kombination aus optimierter OCR, direkter Checkbox-Unterstützung und strukturierten Ausgaben ermöglicht eine zuverlässigere Automatisierung gängiger Formularmuster.
Unternehmen reduzieren ihren manuellen Aufwand, steigern die Datenqualität und schaffen die Grundlage für vollständig digitale, regelbasierte Abläufe – vom Dokumenteneingang bis zur Fachanwendung.
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