Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Anforderungen an E-Rechnungen bei B2B rückwirkend zum 1. Januar 2025 nochmals präzisiert. DocuWare arbeitet unter Hochdruck daran, die Neuerungen praxisgerecht und mit einem hohen Grad an Automatisierung umzusetzen.
In seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 definiert das BMF drei Fehlerklassen für die technische und inhaltliche Prüfung von E-Rechnungen: Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler. Zudem konkretisiert es die Verantwortlichkeiten bei der Validierung eingehender E-Rechnungen, stellt einige Praxisaspekte klar und gibt vor, wie die Prüfung von E-Rechnungen mit einem Prüfbericht zu dokumentieren ist. Die Details lesen Sie in den ausführlichen Vorgaben des BMF oder in dieser Zusammenfassung des Schreibens.
Mit DocuWare auf der sicheren Seite
DocuWare ist bereits dabei, diese neu geforderten Abläufe weitestgehend automatisiert und zugleich praxisnah im Produkt umzusetzen. So wird etwa ein Bericht über die erfolgte Validierung einer Rechnung erstellt werden können.
Die geforderten Prüfprozesse können mit DocuWare bereits heute abgebildet werden, im Folgenden finden Sie dies noch einmal bezogen auf die drei Fehlerkategorien verdeutlicht.
Validierung von Formatfehlern
Ein Formatfehler liegt entweder vor, wenn der Inhalt der Datei keine gültige XML-Struktur besitzt, etwa wenn ein Zeichen fehlt. Oder die vorgegebene XML-Hierarchie entspricht nicht den Anforderungen des zugrunde liegenden Standards EN 16931. So kann zum Beispiel ein vorgegebener Abschnitt in der XML-Datei fehlen.
DocuWare zeigt elektronische Rechnungen im Viewer für das menschliche Auge lesbar an. Liegt ein Formatfehler vor, erscheint beim Öffnen der Datei eine Fehlermeldung, die die fehlerhafte Stelle in der Datei konkret benennt.
Validierung von Geschäftsregelfehlern
Geschäftsregelfehler liegen vor, wenn Pflichtangaben nicht entsprechend dem zugrunde liegenden Standard EN 16931 gemacht werden. So können Pflichtfelder wie beispielsweise „BT-10 Buyer reference“ fehlen. Oder Angaben widersprechen sich, zum Beispiel passt der Steuerbetrag nicht zum ausgewiesenen Steuersatz.
Ob bei einer E-Rechnung die Geschäftsregeln eingehalten sind, können Sie mit DocuWare schon jetzt prüfen, und zwar entweder über eine Sichtkontrolle im DocuWare Viewer oder über eine inhaltliche Feldprüfung im Rahmen eines DocuWare Workflows. Bei Letzterem werden alle Schritte in der Dokumenthistorie mit Zeitstempel unveränderlich dokumentiert.
Validierung von Inhaltsfehlern
Inhaltsfehler prüfen Sie bereits heute im Rahmen der üblichen Prüfprozesse beim Rechnungseingang, und zwar indem Sie die Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben aus §§ 14 und 14a UstG kontrollieren.
DocuWare vereinfacht und automatisiert die gesamte Prüfung von E-Rechnungen in den nächsten Monaten weiter. Der vom BMF geforderten Dokumentation der erfolgten Prüfung (auf Formatfehler und Geschäftsregelfehler) wird DocuWare mit einem separaten, automatisiert erstellten Bericht nachkommen.
Wir halten Sie über die Fortschritte der Implementierung und den Release-Termin auf dem Laufenden.