Abkündigung von DocuWare Request

DocuWare Request ist ein Modul, mit dem Dokumente zusammen mit einer kleinen Datenbank und einer Suchanwendung in einen eigenständigen Request Archiv exportiert werden können. Der Request Archiv kann mit Personen geteilt werden, die keinen DocuWare-Zugang haben. Er lässt sich auf jedem Windows-PC starten; die Dokumente werden im PDF-Viewer des Systems angezeigt.

DocuWare hat sich entschieden, DocuWare Request einzustellen, da die aktuellen Anwendungsfälle nun durch andere Exportwerkzeuge aus unserem Produktportfolio abgedeckt werden können. Je nach spezifischem Anwendungsfall können verschiedene Tools genutzt werden.

Der folgende Abschnitt liefert alle Informationen, die Sie benötigen, um ein geeignetes Tool für die jeweiligen Anwendungsfälle ohne DocuWare Request auszuwählen.

Anwendungsfall 1: Export für eine Person ohne DocuWare-Zugang

Historisch wurde ein exportierter DocuWare Request Archiv genutzt, um offline Zugriff zu ermöglichen, da lokale Installationen selten internetfähig waren. Durch die Übergabe eines solchen Request Archivs verlieren Kunden jedoch die Kontrolle über Daten und Dokumente. Zudem sind die Daten oft veraltet, da der Request Archiv nur den Stand zum Zeitpunkt der Erstellung enthält. Heutzutage können Kunden DocuWare Cloud nutzen oder lokale Installationen über das Internet zugänglich machen.

Lösung

Fügen Sie die externe Person als DocuWare-Benutzer hinzu, weisen Sie ihr eine Lizenz zu und gewähren Sie ihr direkten Zugriff auf die benötigten Dokumente.

Vorteile

• Volle Kontrolle über Dokumente und Daten
• Vollständiges Audit-Protokoll
• Geteilte Dokumente und Daten sind aktuell 

Anwendungsfall 2: Export als Backup ohne elektronische Signatur 

Dieser Anwendungsfall von DocuWare Request hatte Nachteile und war nie empfohlen: Die Anzahl der einzubeziehenden Dokumente ist begrenzt und muss ständig überwacht werden. Außerdem ist eine Wiederherstellung aus einem DocuWare Request Archiv nur möglich, wenn die DocuWare-Versionen übereinstimmen.

Lösung

DocuWare Cloud: Die DocuWare Cloud verfügt über eine ausgefeilte Backup-Strategie, wie im Whitepaper DocuWare Cloud beschrieben. Ein lokales Backup ist daher nicht nötig.

DocuWare On-Premises: Verwenden Sie geeignete Tools für regelmäßige Backups des Fundament-Speichers (Datenbank und Dateispeicher).

Vorteile

• Cloud-Kunden können sich auf die bestehende Backup-Strategie verlassen.
• On-Premises-Kunden müssen nicht mit jeder neuen DocuWare Version die Request Archive neu erstellen.

Anwendungsfall 3: Export als Backup mit elektronischer Signatur 

Für die spanische Archivierungszertifizierung der "Agencia Tributaria" sind in bestimmten Fällen elektronische Signaturen erforderlich. Um diese Zertifizierung zu erfüllen, musste DocuWare Request mit der Option „Export als Backup (mit elektronischer Signatur)“ genutzt werden.

Lösung

• DocuWare Cloud: 

  • Für alle DocuWare-Organisationen, die eine DocuWare Request-Konfiguration mit aktivierter Option „Export als Sicherung (mit elektronischer Signatur)“ haben, ändert sich vorerst nichts. Sie können DocuWare Request weiterhin nutzen, bis eine alternative Funktion seitens DocuWare angeboten wird.

  • Alle anderen Kunden, die diese Option benötigen, können sie per Support-Ticket anfragen. Wir schalten diese für sie frei, bis eine andere Funktion bereitgestellt werden kann.

• DocuWare On-Premises:

  • DocuWare Request steht standardmäßig nicht zur Verfügung, kann aber bei Bedarf aktiviert werden. 

Anwendungsfall 4: Export für Cloud-Kunden am Vertragsende 

Die Verwendung von DocuWare Request für den Export bei Kündigung eines DocuWare-Cloud-Vertrags ist für die meisten Kunden nicht geeignet. Das Erstellen von Request Archiven für viele Archive und Dokumente kostet viel Zeit für Vorbereitung, Durchführung und Qualitätskontrolle.

Lösung

• Für den Export kleinerer DocuWare Cloud Organisationen können Kunden das Modul „DocuWare Cloud DocXporter“ nutzen.

• Für große DocuWare Cloud Organisationen mit vielen Dokumenten empfehlen wir, sich an DocuWare Professional Services zu wenden. 

Vorteile

• Direkter Export von Dokumenten und Daten

• Schnellerer Exportprozess 

Anwendungsfall 5: Übertragung von Daten in eine andere Organisation (Cloud zu Cloud) 

Bei Firmenzusammenschlüssen und Übernahmen werden oft auch DocuWare Organisationen zusammengeführt und Dokumente müssen zwischen zwei Organisationen übertragen werden. Früher war DocuWare Transfer nur für die Übertragung aus lokalen Installationen möglich. Mit der kommenden DocuWare-Version 7.14 kann DocuWare Transfer zur Übertragung von Dokumenten zwischen DocuWare Cloud Organisationen eingesetzt werden.

Lösung

Mit DocuWare Transfer können Dokumente von einer DocuWare Cloud-Organisation in eine andere kopiert werden.

Vorteile

• Einfacher Dokumentenumzug zwischen Archiven verschiedener Organisationen

• Unterschiedliche Archivstrukturen können abgebildet werden

• Filteroptionen zur Definition der zu übertragenden Dokumente verfügbar 

Zeitplan

Dies sind die geplanten Schritte zur Einstellung von DocuWare Request:

Bitte beachten Sie, dass die Aktivierung von DocuWare Request nur noch für einen begrenzten Zeitraum möglich sein wird. Wir empfehlen, bestehende Prozesse, die DocuWare Request nutzen, in naher Zukunft umzustellen.