Le 10 cose che contano davvero in un software di gestione documentale

Le soluzioni di gestione documentale hanno centinaia di funzioni che potrebbero migliorare il modo in cui la tua azienda svolge il proprio lavoro. Tuttavia, non compreresti un software solo per una di queste funzionalità. In base alla nostra esperienza con gli oltre 19.000 clienti DocuWare in oltre 100 Paesi, abbiamo stabilito quali sono le funzionalità più importanti e fondamentali nella gestione documentale. Ecco quali sono e il motivo per cui dovresti tenerle in considerazione.

1. Sicurezza

Le violazioni dei dati in aziende importanti come T-Mobile, ChatGPT, Chick-fil-A e l’hacking di massa dello strumento di trasferimento dei file, MOVEit, che ha danneggiato oltre 200 aziende, hanno reso la sicurezza un tema al centro dell’attenzione di tutti noi. Le preoccupazioni per la sicurezza aziendale riguardano la protezione dei dati dei clienti, dei dati riservati dei dipendenti, delle informazioni di prodotto e dei dati finanziari.

Il software di gestione documentale deve garantire che i documenti e i dati vengano acquisiti, processati e archiviati in modo sicuro e protetti da un uso improprio o da eventuali perdite. Assicurati che un sistema solido di diritti prestabiliti controlli quali documenti e quali dati gli utenti possono visualizzare, recuperare, modificare, esportare, correggere e cancellare. In questo modo si rafforza la riservatezza, poiché le informazioni risultano accessibili solo agli utenti autorizzati. Definire i diritti di accesso garantisce che i documenti non possano essere modificati senza autorizzazione e che quelle modifiche vengano tracciate 

La separazione tra il back-end e i dati dei clienti fornisce un ulteriore livello di protezione. In questo modo si crea una distinzione tra oggetti come moduli, report e query, disponibili sul front-end, mentre tabelle di dati e la configurazione sul back-end. Questa distinzione elimina gli inconvenienti che potrebbero accadere quando gli aggiornamenti del back-end vengono implementati nello stesso momento in cui dati e documenti vengono modificati. Mantiene inoltre i tuoi dati al sicuro, limitandone l’accesso.

La ridondanza prevede il mirroring del tuo sistema e l’archiviazione della copia in uno o più data center esterni per evitare la perdita di dati. Ad esempio, il backup di DocuWare Cloud viene eseguito in data center ad alta sicurezza negli Stati Uniti e in Europa per evitare problemi causati da interruzioni di sistema o calamità naturali.

La crittografia offre un livello di sicurezza superiore per il software in cloud. Tutti i documenti devono essere archiviati con AES, lo standard per la crittografia che viene utilizzato dal governo statunitense per i documenti con il livello di autorizzazione segreta più elevato. Anche la crittografia delle comunicazioni è molto importante. Il traffico Internet deve essere inviato via TLS, HTTPS e HSTS. Questo protegge dagli attacchi di downgrade del protocollo e dal dirottamento dei cookie.

Ulteriori caratteristiche di sicurezza in un software cloud

I test di penetrazione esterni e interni programmati regolarmente aiutano a mantenere la sicurezza di un sistema cloud, al di sopra degli standard di settore. I risultati dei test vengono esaminati da revisori esterni durante la certificazione SOC2.

Della cybersecurity aggiuntiva viene fornita dalle piattaforme cloud come Microsoft Azure. La sicurezza multi-livello della piattaforma supera addirittura gli standard di settore. Viene costruita con hardware personalizzato, prevede dei controlli di sicurezza integrati nei componenti hardware e firmware e aggiunge ulteriore protezione da minacce di attacchi come Distributed Denial-of-Service (DDoS). Le aziende possono beneficiare di un team di oltre 3.500 esperti di cybersecurity globale che lavorano per salvaguardare gli asset e i dati della tua azienda.

2. Semplicità di utilizzo

In DocuWare, noi misuriamo la semplicità di utilizzo con dei tester di prodotto, interni e per i clienti, per avere dei feedback. Il nostro obiettivo è ridurre al minimo il numero dei click necessari per completare un processo. Ci assicuriamo inoltre di fornire informazioni chiare per guidare in ogni fase del processo. Il nostro team Interfaccia Utente calcola quanto tempo occorre per completare un’attività e lavora per ridurlo al minimo. Misuriamo inoltre il tempo che occorre ai tester di prodotto per imparare ad utilizzare una nuova funzionalità. La nostra attenzione ai tempi di adozione ridotti e alle curve di apprendimento piatte si traduce in miglioramenti costanti della semplicità di utilizzo della soluzione.

Partecipando al DocuWare Customer Experience Improvement Program (CEIP), i clienti contribuiscono a migliorare ulteriormente la qualità, l’affidabilità e le performance. Con l’autorizzazione, informazioni statistiche sull’utilizzo del software vengono inviate a DocuWare a intervalli regolari.

Inoltre, i workflow di gestione documentale semplificano il lavoro giornaliero e forniscono linee guida chiare sul completamento di ogni singola attività nel ciclo di vita della gestione dei documenti. Questo include la creazione del documento, le approvazioni del documento, la condivisione del file, la condivisione del documento e l’applicazione dei piani di conservazione.

3. Acquisizione ottimale

Livello di acquisizione superiore con DocuWare

L'Indicizzazione Intelligente DocuWare è un’innovazione nell’acquisizione che utilizza l’autoapprendimento (o machine learning) per identificare le informazioni più importanti su un documento e convertirle in dati altamente strutturati ed utilizzabili. L’Indicizzazione Intelligente registra in automatico i metadati più importanti dai documenti scansionati e li suggerisce come dati indicizzati da inserire. Contemporaneamente, il sistema impara ad ogni processo: se il sistema ha familiarità con un tipo di documento, le parole indicizzate suggerite vengono assegnate in automatico e in modo affidabile. L’utente deve solo approvare i suggerimenti.

I moduli web moderni semplificano, migliorano e accelerano la raccolta dei dati. Non sono solo disponibili all’istante per chiunque su qualsiasi dispositivo, ma i moduli danno una struttura ai dati così possono essere utilizzati per automatizzare il flusso delle informazioni.

I moduli web rappresentano un altro metodo efficace di acquisizione. Con DocuWare, anche le persone che non hanno accesso al tuo sistema DocuWare possono compilare il modulo da qualunque dispositivo e inviarlo. I dati possono essere poi utilizzati per innescare dei processi aziendali o possono essere importati in altri programmi come il tuo ERP oppure il CRM.

I Form DocuWare gestiscono velocemente curriculum, ordini, registrazioni e molti altri moduli. La digitalizzazione ti permette di creare dei moduli web flessibili senza chiedere supporto all’IT. Ad esempio, molti dei nostri clienti integrano anche i servizi HR nelle loro intranet, pubblicando moduli che consentono di accedere per registrarsi ai benefit o per richiedere ferie e permessi.

4. Automatizzazione dei workflow

La gestione e l'automatizzazione delle attività dei workflow ti permette di agire sulle informazioni che hai acquisito – i workflow possono essere semplici o complessi a seconda delle tue esigenze. Un workflow reindirizza le attività a più persone o dipartimenti per revisione, consente di prendere decisioni e dà il via alla fase successiva di un processo.

Il Workflow Manager DocuWare automatizza i processi aziendali attraverso un designer visuale intuitivo che definisce il workflow. Con il Workflow Manager gli utenti automatizzano le funzionalità di controllo e calcolo, organizzano attività lineari oppure in parallelo, configurano le condizioni, stabiliscono le scadenze, nominano le persone coinvolte nel workflow e limitano il campo d’azione di singoli o gruppi di utenti.

5. Firma elettronica

In un ufficio moderno, le firme elettroniche sono ormai parte integrante del lavoro quotidiano. È una cosa buona: le firme elettroniche (a volte chiamate "firme digitali") riducono l’utilizzo della carta e semplificano il tuo workflow documentale sicuro. DocuWare Signature Service garantisce che i tuoi documenti vengano firmati digitalmente da un Service Provider certificato e garantisce alla tua azienda anche la massima velocità e flessibilità.

Integrando con facilità provider di firma esterni come Validated ID o DocuSign nel workflow DocuWare, i documenti vengono automaticamente trasferiti da DocuWare al Provider certificato. Il firmatario riceve una notifica quando i documenti sono pronti per la firma.

I vantaggi includono la possibilità di:

1. Raccogliere tutte le firme elettroniche per un documento di tutti i dipendenti, clienti, fornitori e service provider necessari direttamente da un unico workflow.
2. Selezionare il livello di sicurezza necessario per la firma a seconda delle tue esigenze.
3. Effettuare il controllo delle versioni per essere sicuro di avere il documento definitivo, firmato in archivio.
4. Garantire un audit trail per confermare il rispetto degli standard di conformità statali, federali e internazionali.

6. Architettura scalabile

La scalabilità in concomitanza con il variare delle proprie esigenze dovrebbe avvenire senza influire su altri ambiti dell’azienda o sul software ma, soprattutto senza dover fare ulteriore formazione ai dipendenti sull’utilizzo del sistema. Un sistema di gestione documentale completo ti permette di iniziare con pochi utenti in un unico dipartimento ed espandere poi gradualmente il sistema in altri dipartimenti senza impiegare utenti in più e senza incidere sulle prestazioni. La chiave per questa flessibilità e scalabilità è un’architettura di sistema in grado di gestire l’accesso ai documenti e le azioni degli utenti attraverso dei servizi web.

Un software di gestione documentale in cloud offre la scalabilità ad un livello superiore. Acquisti ciò che ti occorre e in modo da poter essere pronto per la crescita futura. Le aziende possono iniziare dei progetti software su scala ridotta e farli poi crescere con l’evolversi delle esigenze aziendali. Il cloud supporta team di ogni tipo e dimensione. Il volume di archiviazione e il numero di licenze utente possono essere aumentate con facilità nel momento in cui assumi nuovi dipendenti oppure quando hai bisogno di maggior spazio di archiviazione.

7. Integrazione

Nessuna soluzione software sarà mai in grado di soddisfare tutte le tue esigenze aziendali. Un sistema di gestione documentale dovrebbe aggiungere numerose funzionalità agli altri software nella tua infrastruttura IT. Grazie al suo sviluppo basato sul web, DocuWare può integrarsi con quasi tutti i tipi di infrastruttura digitale. Le funzioni di DocuWare possono essere richiamate direttamente da un’applicazione di terze parti o da un dispositivo come uno scanner di rete o un tablet. Le opzioni di integrazione comprendono anche la sincronizzazione del database, l’importazione da server di posta e l’integrazione di profili esterni come amministratori.

Le soluzioni software sono migliori se collaborano

• Un CRM garantisce un accesso efficiente alle informazioni condivise direttamente da Microsoft Dynamics o qualunque altro sistema CRM, nel pieno rispetto delle linee guida sulla protezione dei dati.

• Un ERP accelera i processi finanziari trasferendo i dati di elaborazione delle fatture a Zucchetti, Teamsystem, Sage, SAP, Microsoft Dynamics e altri sistemi ERP per gestire processi contabili in un unico ambiente.
• Un software HR ti permette di combinare la gestione dei documenti e le soluzioni specifiche del settore per gestire le risorse umane, le buste paga, ed altre aree correlate alle risorse umane con registri dei dipendenti, moduli e workflow per trasformare le risorse umane in un team flessibile, moderno e orientato al servizio.
• La posta elettronica si integra in modo sicuro nei processi aziendali per soddisfare i requisiti di conformità e garantire che le informazioni contenute nei messaggi di posta elettronica siano accessibili a tutti i membri del team.
• I portali aziendali forniscono informazioni in modo efficiente ampliando le capacità di portali come SharePoint e aggiungendo la funzionalità di una soluzione di gestione documentale sicura.

8. Supporto per una forza lavoro ibrida

Il passaggio al lavoro da remoto evidenzia l’importanza di un software in cloud per ottimizzare workflow e processi. Con il cloud, il lavoro può proseguire con lo stesso ritmo da qualsiasi luogo. Il suo modello basato su abbonamento può essere anche più conveniente. Ecco perché un numero sempre maggiore di aziende stanno passando al cloud, piuttosto che fare grossi e inutili investimenti per nuovo hardware.

È fondamentale che le aziende tengano in considerazione i problemi di sicurezza e conformità che si presentano quando la maggior parte dei dipendenti lavora da casa. Dalle violazioni accidentali e cattiva gestione dei dati, al controllo degli accessi, le aziende hanno bisogno degli strumenti corretti e devono implementare le best practice per minimizzare rischi e danni. Un sistema di gestione documentale in cloud garantisce la sicurezza attraverso una forte autenticazione degli utenti, il trasferimento dei dati tramite HTTPS, la crittografia dei documenti con 256-bit (standard militare statunitense), il controllo degli accessi multi-livello per documenti e impostazioni, il monitoraggio delle azioni e l’archiviazione ridondante dei dati per offrire una solida protezione contro malware ed altri attacchi.

9. Uguaglianza delle e-mail

EL’e-mail è importante come qualsiasi altro documento aziendale. Puoi trasformare le e-mail in una risorsa aziendale integrandole nei processi aziendali e garantendo che le informazioni contenute nei messaggi di posta siano accessibili a tutti gli utenti autorizzati. DocuWare raccoglie le e-mail e agli allegati singolarmente o insieme, a seconda delle tue esigenze. Le e-mail vengono contrassegnate in modo appropriato ed è possibile rispondere o inoltrarle direttamente a DocuWare per l’archiviazione.

10. Funzionalità mobile

I lavoratori oggi preferiscono lavorare da casa o in viaggio. Le funzionalità mobile non sono più un semplice “nice-to-have”. Con la Mobile app DocuWare, gli utenti possono accedere ai documenti, partecipare ai workflow e archiviare i documenti in DocuWare in qualunque momento e ovunque.

I dipendenti, che lavorano da remoto ed autorizzati, possono utilizzare l'app DocuWare da qualsiasi dispositivo mobile. Tutto ciò che occorre è una connessione internet! Potranno poi richiamare le informazioni di cui hanno bisogno ovunque si trovino. I dipendenti ricevono anche delle notifiche per nuove attività da revisionare e documenti da approvare. Possono collaborare con membri di altri staff in tempo reale per far progredire il lavoro.

Se tieni a mente queste 10 cose, ti renderai conto che la tua soluzione di gestione documentale ti offre una sicurezza avanzata, è facile da utilizzare e si integra con successo con il tuo ERP e/o CRM. Non farti distrarre dal numero di funzioni che un sistema di gestione documentale offre, perché potresti non usarle tutte. Impara le nozioni di base e preparati a sperimentare risparmi sui costi e una maggiore efficienza che faranno evolvere la tua azienda.

Quali sono le funzioni di un sistema di gestione documentale più importanti per te? Scrivilo nei commenti.