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Dokumentenmanagement- und Workflow-Lösungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Verabschieden Sie sich von Aktenordnern und unsicheren Dateifreigaben. Mit DocuWare haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und teaminternen Prozesse. Schluss mit gemeinsamen Laufwerken und Papierdokumenten. Mit dieser durchdachten Lösung für Ihre Dokumente verwalten Sie das, worauf es ankommt.

Vorgestelltes Webinar

4 papierlose, digitale Prozesse, mit denen Remote-Mitarbeiter einfach auf Informationen zugreifen können

Erfahren Sie, wie einfach Ihr Team eine moderne, Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Lösung implementieren kann, um Papierdokumente zu digitalisieren, und wie Ihre Remote-Mitarbeiter bei Bedarf problemlos auf Informationen zugreifen können. (Webinar nur in englischer Sprache verfügbar.)

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Dokumente nicht einfach nur ablegen, sondern auch verarbeiten

DocuWare bietet zwei entscheidende Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen: Ein professionelles Dokumenten-Management in der Cloud, mit dem Informationen, die Sie tagtäglich nutzen, sicher erfasst und verwaltet werden können, und eine Prozessautomatisierung, um mühsame manuelle Arbeiten durch einen einfachen und sofort einsatzbereiten, digitalen Workflow zu ersetzen. In der Cloud-basierten und ausgesprochen anwenderfreundlichen Benutzeroberfläche finden sich sowohl gelegentliche Nutzer als auch Power User problemlos zurecht.

Geschäftsdokumente verwalten, abrufen und sichern
Geschäftsdokumente verwalten, abrufen und sichern

Dokumente verwalten und sichern

  • Legen Sie Dokumente per Drag and Drop ab und lassen Sie wichtige Indexdaten automatisch auslesen und verwalten.
  • Archivieren Sie jedes beliebige Dokument mit klar geregelten Zugriffsrechten und modernster Verschlüsselung.
  • Rufen Sie Dokumente im Handumdrehen ab, um sie gemeinsam zu nutzen, zu bearbeiten oder zu kommentieren.

Workflow- und Aufgabenautomatisierung

  • Weisen Sie Aufgaben zu und informieren Sie Teammitglieder umgehend per E-Mail-Benachrichtigung.
  • Lassen Sie Beteiligten automatisch Dokumente zur Prüfung und Genehmigung zukommen.
  • Erstellen Sie Workflows, die genau zu Ihren bestehenden Prozessen passen.
Automatisieren Sie Workflows (links) und weisen Sie Benutzern Tätigkeiten zu (rechts)
Automatisieren Sie Workflows (links) und weisen Sie Benutzern Tätigkeiten zu (rechts)
Vernetzen sie mobile und per Fernzugriff tätige Mitarbeiter mit einem einfachen Dokumenten´-Management und Workflows
Vernetzen sie mobile und per Fernzugriff tätige Mitarbeiter mit einem einfachen Dokumenten´-Management und Workflows

Räumlich getrennte Teams vernetzen

  • Teammitglieder, die im Homeoffice oder von unterwegs aus arbeiten, können Dokumente schnell aus einem zentralen Speicher abrufen, um sie gemeinsam zu nutzen, zu bearbeiten und zu kommentieren.
  • Rufen Sie mit einem browserbasierten Client und mobilen Apps Informationen jederzeit ab, egal von welchem Gerät.

DocuWare in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Über 19.000 Kunden aus 100 Ländern vertrauen DocuWare. Üblicherweise wird DocuWare in dokumentenbasierenden Prozessen bereitgestellt, die den Unternehmensbetrieb sicherstellen. Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit haben dabei absolute Priorität. Manche Kunden verwenden DocuWare in Teams, die nur aus zwei Mitarbeitern bestehen. Bei anderen Kunden wiederum hat DocuWare Tausende von Benutzern.

Kreditoren und andere Finanzprozesse

DocuWare ist bekannt für eine professionelle Lösung zur Rechnungsverarbeitung, mit der eingehende Rechnungen spielend einfach verarbeitet werden können. DocuWare wird aber auch in der Debitorenbuchhaltung, zur Verwaltung der Ausgaben und der Steuerunterlagen, bei wiederkehrenden Arbeitsabläufen und bei der Budgetplanung eingesetzt.

Aufgrund der dezentralen Unternehmensstruktur war die zuvor manuelle Rechnungsbearbeitung bei der EBB Truck-Center GmbH sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit DocuWare konnten Prozesse deutlich optimiert werden. Technologischer Aufwand und geschäftlicher Nutzen stehen in einem attraktiven Verhältnis zueinander. Referenzbericht lesen.

Land: Deutschland Branche: Transport / Logistik

Verträge und Angebote für den Vertrieb

Eine sorgfältige Verwaltung und Zusammenarbeit im Zusammenhang mit wichtigen Vertriebsdokumenten kann einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen, wenn Produktinformationen, Angebote und Verträge schnellstmöglich und ohne langwieriges Suchen an Kunden gesendet werden können.

Der Verpackungsspezialist WETROPA schätzt den erfolgreichen Spagat zwischen flexibler Produktion und standardisierten Abläufen. Sämtliche Dokumente eines Kundenprojekts werden im zentralen Dokumenten-Pool archiviert, der gleichzeitig einen strukturierten und transparenten Ablauf in der Auftragsbearbeitung garantiert. Referenzbericht lesen.

Land: Deutschland Branche: Produktion

Mitarbeiterdatensätze und andere Personalprozesse

Indem Sie die Mitarbeiterunterlagen an zentraler Stelle ablegen und sichern, kann die Personalabteilung lästige Papiere nach und nach abschaffen und zeitraubende manuelle Tätigkeiten, wie etwa Leistungsberichte und Urlaubsanträge, automatisieren.

Für die digitale Personalakte wurden bei Huber Gebäudetechnik alle Personalunterlagen der Mitarbeiter gescannt und stehen nun zentral für den berechtigen Zugriff bereit. Ohne lange in Aktenschränken und Ordnern suchen zu müssen, können die Mitarbeiter der Personalabteilung nun von ihrem Arbeitsplatz aus sofort auf alle Unterlagen wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen zugreifen. Referenzbericht lesen.

Land: Deutschland Branche: Immobilienwirtschaft

Sichere Archivierung von Dokumenten

Gemeinsam genutzte Laufwerke und Aktenordner eignen sich nicht zur Aufbewahrung vertraulicher Informationen. Viele Kunden archivieren mit DocuWare große Mengen digitaler Daten, um sie vor unbefugtem Zugriff oder Naturkatastrophen zu schützen. Im Zuge dessen müssen auch keine Papiere mehr in Aktenordnern abgelegt und diese in Schränken und Regalen mühsam verstaut werden.

Dank DocuWare verfügt das Tiefbauamt Stuttgart über eine Informationsplattform, die alle am Straßenbauprojekt Rosensteintunnel Beteiligten tagesaktuell über den Projektstatus informiert. Referenzbericht lesen.

Land: Deutschland Branche: Gemeinde / Öffentliche Verwaltung

Papierlos in 90 Tagen

Papierlos in 90 Tagen

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie in kurzer Zeit von papierbasierten Vorgängen auf digitale Prozesse umstellen können.

Kostenloses E-Book

Für Unternehmen der Zukunft gemacht

iNTUITIVE, USER FRIENDLY INTERFACE FOR DOCUMENT MANAGEMENT

Anwenderfreundliche Benutzeroberfläche

Dank der kinderleichten Benutzeroberfläche finden sich Ihre Mitarbeiter in kürzester Zeit bestens zurecht.

document management and workflow solutions in the cloud

Stete Verfügbarkeit dank Cloud

Rufen Sie mit einem Browser alle beliebigen Dokumente ab. Betriebssystem, Gerät und Zeitpunkt spielen dabei keine Rolle.

any_device_access

Lösungseigene mobile Vielseitigkeit

Erfassen, speichern und rufen Sie Dokumente über Ihr Smartphone oder Tablet ab.

rock-solid document management security for small business

Höchstmaß an Sicherheit

Modernste Verschlüsselung, Zugriffsrechte für Benutzer und mehrstufige Sicherungen schützen Ihre Dokumente zuverlässig.

Als vorkonfigurierte Cloud-Lösungen erhältlich

Das Dokumenten-Management und die Workflow-Automatisierung von DocuWare erzielen in allen Bereichen Ihres Unternehmens Bestleistungen. Wenn Sie Wert auf eine umfassende Optimierung Ihrer Prozesse in nur wenigen Tagen legen, haben wir zwei vorkonfigurierte Lösungen für Sie im Angebot. Jede Lösung umfasst Musterdokumente, Benutzerprofile, vorkonfigurierte Workflows und vieles mehr – entwickelt dank unserer umfangreichen Erfahrung durch die Bereitstellung der Lösung an Tausende Kunden.

Woman working on computer | invoice processing with DocuWare for small business

Rechnungsbearbeitung

Digitalisieren Sie jede Rechnung mit intelligenter Indexierung, um sie sicher zu archivieren und sofort abzurufen. Nutzen Sie vorkonfigurierte Workflows für eine direkte oder mehrstufige Freigabe, um schnelle Zahlungen zu gewährleisten und Ihre Geschäftsprozesse produktiver zu gestalten. Mehr erfahren.

Manager speaking with employee | employee management with DocuWare for small business

Personalmanagement

Organisieren, sichern und bündeln Sie sämtliche Mitarbeiterunterlagen und rufen Sie wichtige Informationen innerhalb von Sekunden ab. Auch Ihre HR-Prozesse können Sie mit DocuWare signifikant verbessern: Vom Recruiting bis zum Talent Management. Mehr erfahren.

Ihre Vorteile mit DocuWare

Wenn Sie eine kostenlose Produktvorführung wünschen, füllen Sie einfach unten das Formular aus. Gerne zeigen wir Ihnen, wie perfekt sich DocuWare für Kleinunternehmen eignet und wie Sie damit Effizienz, Sicherheit und Aussagekraft Ihrer Dokumente verbessern können.

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