Entlasten Sie Buchhaltung und Personalabteilung und automatisieren Sie die Reisekostenabrechnung. In DocuWare binden Sie alle Beteiligten in einen Workflow ein, das beschleunigt den Prozess, reduziert repetitive Aufgaben und erhöht die Zufriedenheit im Team.
Die Reisekostenerstattung bedeutet in Unternehmen oft noch zu viel Aufwand. Mit DocuWare gestalten Sie den Vorgang schnell und leicht, ob für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Kostenstellen-Verantwortlichen oder die Buchhaltung.
Automatisch heißt schnell
Nehmen wir mal an, der Manager Thomas Sanders ist gerade auf der Rückreise von einem Geschäftstermin. Noch im Zug sitzend beginnt er mit seiner Reisekostenabrechnung: Per Smartphone scannt er alle Belege für Hotel, Verpflegung und Fahrtkosten.
Dann füllt er mit wenigen Klicks das Reisekostenformular aus, das die Buchhaltung bereitgestellt hat, nutzbar webbasiert auf dem Smartphone oder Laptop. Es gibt ihm klar vor, welche Informationen er angeben muss, etwa abgerechnete Mahlzeiten. Auslagen wie zum Beispiel Taxi- oder Kilometerkosten werden direkt im Formular addiert.
Dann lädt Sanders seine gescannten Belege in das Formular. Mit einem Klick schickt er es ab - und das war’s für ihn, denn damit hat er einen Workflow in Gang gesetzt. Schon am nächsten Tag erhält Thomas Sanders eine E-Mail, in der ihm die Buchhaltung mitteilt, welchen Gesamtbetrag er erstattet bekommt.
Für Sanders geht das so rasch und einfach, weil seine Vorgesetzte den Reisekostenantrag automatisiert als Workflow-Aufgabe erhalten hat und per DocuWare Stempel im Nu freigeben konnte. Daraufhin wurde die Aufgabe wiederum automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet.
In wenigen Schritten zur Kostenerstattung
Startpunkt für die Reisekostenabrechnung mit DocuWare ist immer ein mit DocuWare Forms erstelltes Formular, das die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter ausfüllt. Alle weiteren Schritte werden per Workflow automatisch gesteuert. Sobald die Belege erfasst sind, braucht es also nur diese Schritte, hier wieder an unserem Beispiel erklärt:
1. Formular ausfüllen und Belege hochladen
Im Browser füllt Sanders das Reisekosten-Formular aus und sendet es ab, damit geht sein Reisekostenantrag als Aufgabe an seine Vorgesetzte.
2. Reisekostenabrechnung prüfen und freigeben
Die Vorgesetzte prüft die Angaben und gibt die Abrechnung per Klick frei, sodass die Abrechnung als Aufgabe an die Buchhaltung geht.
Aufgabe der Vorgesetzten im Web Client
Die genaue Berechnung des Erstattungsbetrags inklusive Tagespauschalen erfolgt in der Reisekosten-Software, siehe unten.
3. Betrag buchen und zahlen
Die Buchhaltung bucht den Betrag und löst die Zahlung aus. Automatisch wird eine E-Mail versandt, mit der Sanders über den Gesamtbetrag der Erstattung informiert wird. Fertig.
Daten aus Reisekosten-Software übernehmen
Falls Sie eine Reisekosten-Software verwenden, können deren Daten je nach Lösung auch an DocuWare übergeben werden. Hierfür stehen mit DocuWare verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, je nachdem, mit welchem Reisekosten-Programm Sie arbeiten. Sie können zum Beispiel einen Webservice verwenden oder eine Datenbank anbinden.
Mit DocuWare Cloud stehen Ihnen alle Funktionen für die Reisekostenabrechnung wie beschrieben zur Verfügung. Wenn Sie mit einem lokal installierten DocuWare System arbeiten, benötigen Sie Lizenzen für DocuWare Forms und Workflow Manager.
Lesen Sie auch, wie Sie Formulare für sich rechnen lassen. Und übrigens: DocuWare Formulare bemerken fehlerhafte Eingaben.