Sie wollen bei Ihrer Reisekostenabrechnung nicht nur Daten eingeben, sondern auch gleich wissen, von welcher Rückerstattung Sie ausgehen können? – Kein Problem, denn DocuWare Forms rechnet simultan zu Ihren Eingaben.
Seit DocuWare Version 7.8 können DocuWare Formulare rechnen, oder besser gesagt, es können automatische Berechnungen bei Nummernfeldern hinterlegt werden. So werden Benutzereingaben beispielsweise automatisch addiert und die Summe der einzelnen Beträge direkt während der Eingabe in einem zusätzlichen Read-Only-Feld angezeigt. Neben Feldeingaben können für die Kalkulation auch feste Werte verwendet werden, als Operatoren stehen die vier Grundrechenarten und Klammern zur Verfügung.
Anwendungsszenario Reisekostenabrechnung
Beispiel für ein Reisekostenformular: In den rot markierten Feldern werden die Ergebnisse der hinterlegten Berechnungen angezeigt
In einem Reisekostenformular gibt der Mitarbeiter die Anzahl der gefahrenen Kilometer ein. In einem weiteren Feld wird sofort angezeigt, mit welchem Erstattungsbetrag er rechnen kann. Dazu wird im Hintergrund die eingegebene Kilometerzahl mit dem Kilometer-Erstattungsbetrag als festen Wert multipliziert.
Zusätzlich trägt der Kollege die Beträge weiterer Ausgaben während der Dienstreise ein. Alle diese Beträge und das Kilometergeld werden im Hintergrund addiert und die Summe zur Info angezeigt. Die Gesamtsumme wird außerdem in ein Indexfeld übertragen und steht damit für die weitere Verarbeitung direkt zur Verfügung. Beispielsweise kann im Workflow der Erstattungsantrag ab einer gewissen Höhe an zwei Personen zur Freigabe geleitet werden.
Die neue Funktion bringt damit nicht nur dem Ausfüller des Formulars Vorteile, sondern kann auch die nachgelagerten Prozesse beschleunigen.
Anwendungsszenario Bestellformular
Praktisch ist die neue Funktion auch beim Bestellformular. Hinterlegen Sie für die angebotenen Waren den Stückpreis, wird durch die Angabe der Menge bei einem Posten sofort der zugehörige Preis angezeigt. Die Beträge der einzelnen Posten summieren Sie auf und bei Bedarf multiplizieren Sie die Summe noch mit dem Mehrwertsteuersatz. Für den Kunden ist so Transparenz geschaffen, und für die Bearbeitung der Bestellung und der zugehörigen Rechnung sind alle Daten bereits im System.
So wird es konfiguriert
Im Formulardesigner klicken Sie in der oberen Menüleiste oder bei den Feldeinstellungen auf Berechnungen, um den Formel-Generator zu öffnen.
Formelgenerator für DocuWare Formulare, Beispiel für die Berechnung des Kilometergeldes
Für die Formeln stehen Eingaben aus Formularfeldern, feste Werte, die Grundrechenarten und Klammern zur Verfügung. Geben Sie abschließend an, in welchem Formularfeld das Ergebnis angezeigt werden soll.
Mehr zu DocuWare Formularen
Weitere Anwendungsszenarien und Tipps im Zusammenhang mit DocuWare Formularen finden Sie hier im Produkt Blog unter dem Thema Formularmanagement, beispielsweise zur Beschleunigung von Prozessen im Personalbereich oder zur Erstellung einer Online-Umfrage.
Hilfestellung zur Konfiguration der Formulare erhalten Sie im DocuWare Knowledge Center in der Rubrik DocuWare Forms.
Für die Verwendung von Formularen wird bei DocuWare On-Premises-Systemen die Zusatzlizenz DocuWare Forms benötigt, bei DocuWare Cloud ist die Funktionalität in allen Lizenzpaketen enthalten.
