Stellen Sie sich vor, Ihr Purchase-to-Pay-Prozess läuft reibungslos – mit minimalem manuellen Aufwand und maximaler Zuverlässigkeit. DocuWare automatisiert zentrale Aufgaben in Einkauf und Kreditorenbuchhaltung, von der Formularverarbeitung und dem Rechnungsimport bis zum Datenabgleich. Das sorgt für mehr Genauigkeit und Effizienz. Erfahren Sie, wie DocuWare den P2P-Prozess optimiert und messbaren Mehrwert schafft.
Inhalt:
- Wenn manuelle Prozesse zum Engpass im Purchase-to-Pay werden
- So automatisieren DocuWare und DocuWare IDP den Purchase-to-Pay-Prozess
- Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess automatisieren
- Strategischen Mehrwert durch automatisiertes Purchase-to-Pay schaffen
Wenn manuelle Prozesse zum Engpass im Purchase-to-Pay werden
Im Einkauf und in der Finanzbuchhaltung fallen zahlreiche Dokumente an – von Bestellanforderungen und Bestellungen über Lieferantenangebote, Verträge und Lieferscheine bis hin zu Rechnungen. Auch digital bleiben Dateneingabe, Prüfungen und Dokumentenabgleich zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Digitalisierung verbessert Zugriff und Sicherheit, beseitigt aber nicht den manuellen Aufwand bei der Erfassung, Prüfung und dem Abgleich von Daten.
Mit Intelligent Document Processing von DocuWare IDP lassen sich diese Aufgaben automatisieren. Was zuvor manuell erfasst, geprüft und abgeglichen wurde, geschieht nun automatisch – für mehr Produktivität und zuverlässigere Prozesse.
Die Automatisierung mit DocuWare IDP ermöglicht schnellere Bearbeitungszeiten, reduziert Fehler und steigert die Effizienz im gesamten Purchase-to-Pay-Prozess. Im Folgenden zeigen wir, wie die Lösung die einzelnen P2P-Schritte automatisiert.
So automatisieren DocuWare und DocuWare IDP den Purchase-to-Pay-Prozess
Auch wenn Ihre Dokumente bereits digital in DocuWare vorliegen, lässt sich der Purchase-to-Pay-Prozess durch Automatisierung weiter optimieren. DocuWare IDP nutzt KI, um Daten aus unterschiedlichsten Quellen wie eingescannten Papierdokumenten, PDFs und strukturierten Rechnungen zu erkennen und zu erfassen. Mit GenAI Extraction lassen sich benötigte Felder per natürlicher Sprache definieren. So erhalten Sie erste Ergebnisse, ohne vorher ein spezielles Training durchzuführen. Die Konfiguration kann anschließend verfeinert und bei Bedarf mit kundenspezifischen Daten weiter trainiert werden. DocuWare IDP erfasst schnell und präzise wichtige Informationen wie Lieferantendaten, Bestellnummern, Beträge und Positionen.
Für Bestellanforderungen oder Spesenabrechnungen können Nutzer Formulare ausfüllen oder Dokumente hochladen. Die Daten werden ohne manuelle Neueingabe an den jeweiligen Prozess übergeben. Auch der Dokumentenabgleich erfolgt automatisch: Bestellungen und Lieferscheine werden miteinander verglichen. Intelligente Algorithmen prüfen Summen und erkennen Übereinstimmungen auch bei kleineren Abweichungen.
Auch die Validierung wird automatisiert: Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen werden abgeglichen. Stimmen die Werte überein, erfolgt die Freigabe direkt. Bei Abweichungen werden die zuständigen Mitarbeitenden benachrichtigt. Eine Benachrichtigung erfolgt nur, wenn ein manuelles Eingreifen nötig ist. Damit bleibt mehr Zeit für Aufgaben, die wirklich wichtig sind.
Automatische Benachrichtigungen und Weiterleitungen sorgen für eine schnelle Bearbeitung. Protokolle gewährleisten die Nachvollziehbarkeit und unterstützen Compliance-Anforderungen. Die extrahierten und geprüften Daten lassen sich direkt in Finanz- oder ERP-Systeme integrieren und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss und eine schnellere Verarbeitung von Geschäftsvorgängen. Auch bei großen Dokumentenmengen bietet DocuWare gleichbleibende Qualität, kürzere Bearbeitungszeiten und geringere Kosten. Gleichzeitig gewinnen Sie mehr Kapazität für wertschöpfende Aufgaben.
Im nächsten Schritt zeigen wir, wie die Rechnungsverarbeitung in der Kreditorenbuchhaltung automatisiert wird.
Rechnungsverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess automatisieren
DocuWare IDP verarbeitet Rechnungen zuverlässig – als Scan oder digitale Datei und auch bei schlechter Dokumentqualität. Bildoptimierung und Erkennungstechnologien wie OCR und HTR verbessern die Lesbarkeit verblasster oder zerknitterter Rechnungen. Die intelligente Klassifizierung erkennt den Dokumenttyp, etwa Standardrechnungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen oder Steuerrechnungen, und erfasst wichtige Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Positionen und Gesamtbeträge. Unterschiedliche Formate und Layouts sowie fehlerhafte oder handschriftliche Angaben werden zuverlässig verarbeitet.
Die erfassten Daten werden mit den Unternehmensstammdaten abgeglichen, um Lieferantenangaben, Codes und Beträge zu prüfen. Bei Stapelscans trennt und verarbeitet DocuWare IDP die einzelnen Rechnungen automatisch. Nur bei Abweichungen werden Mitarbeitende zur manuellen Prüfung eingebunden. Anschließend werden die Rechnungen automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet, sodass Zahlungen schnell weiterbearbeitet werden können.
Die durchgängige Automatisierung macht die Rechnungsverarbeitung schneller und zuverlässiger, reduziert Verzögerungen und schafft mehr Transparenz.
Zudem sorgt DocuWare IDP für mehr Effizienz, Genauigkeit und Kontrolle im gesamten P2P-Prozess.
Strategischen Mehrwert durch automatisiertes Purchase-to-Pay schaffen
Als DocuWare-Anwender profitieren Sie bereits von der digitalen Dokumentenverwaltung. Mit DocuWare IDP automatisieren Sie im nächsten Schritt die Verarbeitung entlang Ihres gesamten Prozesses.
Der Einstieg in DocuWare IDP ist unkompliziert. Die Lösung lässt sich einfach konfigurieren, nahtlos in bestehende Prozesse integrieren und flexibel an diese anpassen. Sie profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten, weniger Fehlern und konfigurierbaren Validierungsprüfungen. DocuWare IDP unterstützt zahlreiche Dokumentformate und -qualitäten, wobei die Ergebnisse je nach Dokumentqualität, Sprache und Anwendungsfall variieren können.
Automatisierte Prozesse schaffen Transparenz und Kontrolle und geben Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtige Aufgaben. So entsteht ein effizienter Purchase-to-Pay-Prozess, der Zeit und Kosten spart und verlässliche Informationen für fundierte Entscheidungen liefert.
Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Konfigurationsmöglichkeiten von DocuWare IDP in unserem Knowledge Center.
