Damit alle Beteiligten auf dasselbe Dokument zugreifen und in DocuWare hinterlegte Rechte greifen: Verwenden Sie intern Dokument-Links anstatt an Mails angehängte Dokumentkopien. Das sind die Anwendungsszenarien.
In DocuWare gibt es zwei prinzipiell unterschiedliche Möglichkeiten, archivierte Dokumente zu versenden beziehungsweise zu teilen: Als Dokumentkopie oder als Link auf das archivierte Dokument. Letzteres seit Version 7.6 übrigens auch direkt per Microsoft Teams, mehr dazu unten.
Welche Option für welches Anwendungsszenario?
Wenn Sie Dokumente mit Personen teilen möchten, die keinen Zugang zu Ihrem DocuWare System haben, müssen Sie sie als Dokumentkopie per Mail versenden, entweder als PDF oder im Originalformat. Für die interne Zusammenarbeit ist häufig das Teilen per Link die bessere Option. Sie bietet drei zentrale Vorteile:
1. Das archivierte Dokument bleibt die eine, originale Fassung des Dokuments. Es gibt keine lokalen Dokumentkopien, die später Verwirrung stiften könnten. DocuWare ist Ihr „Single Source of Truth“.
2. Der Link ermöglicht den gleichzeitigen Zugriff auf das Originaldokument, bei Microsoft Office Formaten mit DocuWare Cloud auch das gemeinsame Editieren dieser Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente.
3. Die in DocuWare hinterlegte Prüfung der Zugriffsrechte greift. Während ein an eine Mail angehängtes Dokument durch Weiterleiten an Unbefugte gelangen kann, sind Sie mit dem Link immer auf der sicheren Seite. Bei jedem Dokumentaufruf werden individuell die für das Dokument verfügbaren Rechte geprüft. Über ein und denselben Link kann beispielsweise der Geschäftsführer das Dokument aufrufen und editieren, ein anderer Mitarbeiter das Dokument nur lesen.
So geht’s
Die Optionen zum Teilen von Dokumentlinks im Kontextmenü der Ergebnisliste
Zunächst rufen Sie das Dokument in DocuWare auf, über Suche und Ergebnisliste oder direkt über eine Liste. Im Kontextmenü zum Dokument haben Sie zwei Möglichkeiten:
Über den Eintrag Link auf Dokument abrufen kopieren Sie den Link in die Zwischenablage. Anschließend können Sie ihn beliebig weiterverwenden: In E-Mails, anderen Dokumenten, Chat-Nachrichten etc.
Über die Option Teilen geben Sie den Dokumentlink per Microsoft Teams oder E-Mail weiter. Bei der Teams-Option wählen Sie im Folgenden den Chat oder Channel, in dem der Link kommuniziert werden soll, bei E-Mail wird eine Mail mit dem Dokumentlink im Mail-Text erzeugt.
Zusätzlich stehen Ihnen die Teilen-Optionen auch bei den Viewer Werkzeugen zur Verfügung.
Hinweis:
Der Menüeintrag bzw. das Werkzeug Teilen ist erst seit DocuWare Version 7.6 so benannt und die Option, Dokumente per Microsoft Teams zu teilen , besteht nur für Kunden von DocuWare Cloud. Bei früheren DocuWare Versionen heißt der Menüeintrag Senden und hat den Briefumschlag als Icon.
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