Microsoft Office Dokumente in DocuWare bearbeiten: einfacher, schneller, gemeinsam

Editieren Sie Ihre Word- und Excel-Dokumente online direkt in Docuware Cloud. Diese drei Vorteile liegen auf der Hand.

Seit Version 7.4 ist es in DocuWare Cloud möglich, Word, Excel oder Power Point Dokumente online in Office für das Web zu bearbeiten. Einige Anwendungsszenarien werden dadurch einfacher, andere überhaupt erst möglich.

1. Schnell und einfach: Dokumente bearbeiten

Sie nutzen ein Word-Dokument als Protokoll für Ihre Team-Meetings und haben es in DocuWare archiviert. Sie aktualisieren es im Meeting mit der Bearbeiten-Funktion. Früher wurde dabei das Dokument heruntergeladen, lokal zwischengespeichert, in Word geöffnet und abschließend wieder in DocuWare hochgeladen.

Mit der neuen Funktion In Office für das Web bearbeiten entfallen diese Schritte. Das Dokument wird in Office Online geöffnet, wo Sie bequem Ihre Änderungen vornehmen können. In DocuWare wird das Dokument automatisch aktualisiert. Im Briefkorb steht Ihnen die Funktion übrigens auch zur Verfügung, wenn Sie zum Beispiel noch ein Angebot vor dem Archivieren ändern möchten.

2. Live und standortunabhängig zusammenarbeiten

Die Funktion In Office für das Web bearbeiten können auch mehrere Personen gleichzeitig bei ein- und demselben Dokument nutzen. Müssen Sie beispielsweise kurz vor einer Veranstaltung noch Ihre Präsentation anpassen, machen Sie die Änderungen in Ihrer PowerPoint live zusammen mit Ihrer Kollegin aus der Grafik-Abteilung, damit die neuen Inhalte auch gleich perfekt aussehen. Oder bei einem abteilungsübergreifenden Projekt tragen alle Beteiligten live während des Status-Meeting den aktuellen Stand ein, natürlich unabhängig, ob im Besprechungsraum anwesend oder remote aus dem Home-Office.

3. Keine gesperrten Dokumente mehr

Da gleichzeitiges Bearbeiten möglich ist, sind auch keine Dokumente mehr durch Kollegen gesperrt. Haben Sie für eine interne Veranstaltung eine Teilnehmerliste, können sich im Gegensatz zu früher jetzt mehrere gleichzeitig eintragen. Die Meldung, das Dokument ist gesperrt durch Mitarbeiter XY, gehört der Vergangenheit an.

So nutzen Sie die neue Bearbeitungsmöglichkeit

Damit die Funktion bei Ihnen in DocuWare aufgerufen werden kann, muss sie zunächst einmal zentral für Ihre Organisation in der DocuWare Konfiguration bei den Organisationseinstellungen auf dem Tab Allgemein aktiviert werden.

Wenn Sie nun im Web Client die Bearbeiten-Funktion für Dokumente in Word, Excel oder Power Point aufrufen, steht Ihnen zusätzlich zur bisherigen Möglichkeit die neue Option In Office für das Web bearbeiten zur Verfügung. Das gilt sowohl für archivierte Dokumente als auch für Dokumente im Briefkorb.

Das Dokument öffnet sich in einem neuen Browser-Tab, wo Sie zusammen mit Ihren Kollegen Änderungen vornehmen können.

Lizensierung

Auf Seiten von DocuWare ist die Funktion in jedem Cloud-Lizenzpaket enthalten. Zusätzlich benötigen Sie ein Microsoft 365 Abonnement, das eine Office Online Business Lizenz beinhaltet.