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Insider Tipps: Die Top 10 Viewer-Werkzeuge von Anmerkung bis Zoom

Über 50 Werkzeuge stehen bereit, um geöffnete Dokumente in DocuWare zu bearbeiten. DocuWare Mitarbeiter verraten, welche davon sie besonders häufig einsetzen und warum – mit vielen Tipps für die praktische Arbeit. 
 
Wie Sie als DocuWare Kunde archivieren natürlich auch wir selbst bei der Firma DocuWare unsere Dokumente. Im Viewer öffnen und mit diversen Werkzeugen bearbeiten, das machen nicht nur Sie, sondern auch  hier die Kollegen von Finance, Orders, HR, Sales und vielen anderen Teams.
 
Grund genug, um uns bei den langjährigen Kollegen einmal umzuhören, welche Viewer-Werkzeuge sie am häufigsten einsetzen - und wieso.
 
Hier sind die Top 10 der Viewer-Werkzeuge. 
 
Ein Tipp vorweg: Die Werkzeugleiste Im DocuWare Viewer öffnen Sie mit dem kleinen Pfeil oben links in der Kopfleiste  
 

1 Texte aus dem Dokument kopieren

 Text in die ZwischenablageAuf Platz 1 der Skala der am häufigsten verwendeten Viewer-Werkzeuge liegt Kopieren in die Zwischenablage. Support-Kollege Bernd erklärt, wieso: „Die Funktion hilft mir, um z.B. Links aus Dokumenten in Mails zu kopieren." Und Wiebke vom Marketing-Team hat noch einen Tipp dazu parat: „Ich verwende es am häufigsten mit archivierten PDFs, aber es funktioniert auch perfekt mit Word-Dokumenten oder anderen Formaten.“
 

2 In das Dokument zoomen

 ZoomAuch das Zoom-Werkzeug direkt in der Kopfleiste wird sehr häufig benutzt – klar, damit kann man bequem die Ansicht vom Dokument vergrößern und verkleinern.  
 

3 Ganze Seite anzeigen

 Ganze Seite anzeigenIT-Stratege Patrick optimiert die Dokumentansicht wie viele andere Kollegen mit dem Werkzeug Ganze Seite anzeigen „damit das Dokument nicht abgeschnitten wird“.  
 
 
 

4 Anmerkungen und Kommentare einfügen 

 Test_auf_AnmerkungsebeneDass das Anmerkungs-Werkzeug so beliebt ist, liegt vermutlich an seiner Vielseitigkeit. Geschäftsführer Max beschreibt den Nutzen mit einem Beispiel: „Ich verwende Anmerkungen, um weitere Informationen auf Dokumenten wie Rechnungen zu dokumentieren oder Mitteilungen für den nächsten Bearbeiter weiterzugeben.“  
  

5 Allround-Werkzeug Stempel

StempelMartina und ihr Orders-Team nutzen den Stempel ebenfalls für Anmerkungen: „Wir verwenden einen speziellen Stempel mit Freitextfeld für Anmerkungen, so dass Datum und Person, die die Anmerkung gemacht hat, direkt zu sehen ist.“ 
Der Stempel wird bei DocuWare übrigens von fast allen Mitarbeitern eingesetzt – um Dokumente als gelesen zu markieren, Rechnungen freizugeben und vieles mehr. 
 

6 Dokument per Mail versenden

per email teilen Auch das Teilen-Symbol (in älteren Versionen das E-Mail-Symbol) wird häufig geklickt. Stefan und viele andere Kollegen von Professional Services nutzen die E-Mail-Funktion für eine reibungslose Auftragsabwicklung: „Jemand aus unserem Team legt eine E-Mail im Archiv ab. Wenn der Kollege abwesend ist, übernehme ich Kommunikation und Organisation mit einem Kunden und antworte ihm auf die letzte archivierte Mail.“ 
 

7 Dokument bearbeiten 

BearbeitenTeamarbeit leicht gemacht gilt auch für die Bearbeiten-Funktion, wie Finance-Manager Ralph beschreibt: „Wir führen Listen über die offenen Forderungen zunächst in Excel. Dort werden die erhaltenen Zahlungen des Monats eingetragen damit das Orders-Team, die diese Liste auch verwenden, einen Überblick über die Außenstände der jeweiligen Kunden haben.“ 
 

8 Online bearbeiten 

BearbeitenAus einem ähnlichen Grund ist die Online-Bearbeitung in Office für das Web beliebt. Und das nicht nur bei Inside Sales, wo Aline mit dieser Funktion regelmäßig Powerpoint-Präsentationen aktualisiert. „Mit der Online-Bearbeitung muss das Dokument nicht heruntergeladen werden und ist für andere nicht gesperrt. Ivana und ich haben mit dieser Funktion an einem Storyboard für ein Webinar gearbeitet und währenddessen telefoniert. So konnten wir auch aus dem Home-Office produktiv zusammenarbeiten.“
 

9 Link abrufen 

Link auf DokumentDas Marketingteam rund um Mary stimmt sich intern häufig mit Links auf ein internes Dokument ab. „Dann kann ich eine Frage stellen und direkt einen Zusammenhang herstellen. Das erleichtert die Entscheidungsfindung, weil die anderen nicht mehr nach dem Dokument suchen müssen.“
 

10 Anfrage senden

Anfrage sendenNützlich für die Kommunikation ist auch das Werkzeug Anfrage senden. Dies kann Jo Ann vom Solutions Management stellvertretend für viele Kollegen bestätigen: „Man erhält schnell Feedback zu einem Dokument von Kollegen, zum Beispiel, um Genehmigungen zu erhalten.
 
 
 
 

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