Über 50 Werkzeuge stehen bereit, um geöffnete Dokumente in DocuWare zu bearbeiten. DocuWare Mitarbeiter verraten, welche davon sie besonders häufig einsetzen und warum – mit vielen Tipps für die praktische Arbeit.
Wie Sie als DocuWare Kunde archivieren natürlich auch wir selbst bei der Firma DocuWare unsere Dokumente. Im Viewer öffnen und mit diversen Werkzeugen bearbeiten, das machen nicht nur Sie, sondern auch hier die Kollegen von Finance, Orders, HR, Sales und vielen anderen Teams.
Grund genug, um uns bei den langjährigen Kollegen einmal umzuhören, welche Viewer-Werkzeuge sie am häufigsten einsetzen - und wieso.
Hier sind die Top 10 der Viewer-Werkzeuge.
Ein Tipp vorweg: Die Werkzeugleiste Im DocuWare Viewer öffnen Sie mit dem kleinen Pfeil oben links in der Kopfleiste
1 Texte aus dem Dokument kopieren
Auf Platz 1 der Skala der am häufigsten verwendeten Viewer-Werkzeuge liegt Kopieren in die Zwischenablage. Support-Kollege Bernd erklärt, wieso: „Die Funktion hilft mir, um z.B. Links aus Dokumenten in Mails zu kopieren." Und Wiebke vom Marketing-Team hat noch einen Tipp dazu parat: „Ich verwende es am häufigsten mit archivierten PDFs, aber es funktioniert auch perfekt mit Word-Dokumenten oder anderen Formaten.“2 In das Dokument zoomen
Auch das Zoom-Werkzeug direkt in der Kopfleiste wird sehr häufig benutzt – klar, damit kann man bequem die Ansicht vom Dokument vergrößern und verkleinern. 3 Ganze Seite anzeigen
IT-Stratege Patrick optimiert die Dokumentansicht wie viele andere Kollegen mit dem Werkzeug Ganze Seite anzeigen „damit das Dokument nicht abgeschnitten wird“. 4 Anmerkungen und Kommentare einfügen
Dass das Anmerkungs-Werkzeug so beliebt ist, liegt vermutlich an seiner Vielseitigkeit. Geschäftsführer Max beschreibt den Nutzen mit einem Beispiel: „Ich verwende Anmerkungen, um weitere Informationen auf Dokumenten wie Rechnungen zu dokumentieren oder Mitteilungen für den nächsten Bearbeiter weiterzugeben.“ 5 Allround-Werkzeug Stempel
Martina und ihr Orders-Team nutzen den Stempel ebenfalls für Anmerkungen: „Wir verwenden einen speziellen Stempel mit Freitextfeld für Anmerkungen, so dass Datum und Person, die die Anmerkung gemacht hat, direkt zu sehen ist.“ Der Stempel wird bei DocuWare übrigens von fast allen Mitarbeitern eingesetzt – um Dokumente als gelesen zu markieren, Rechnungen freizugeben und vieles mehr.
6 Dokument per Mail versenden
Auch das Teilen-Symbol (in älteren Versionen das E-Mail-Symbol) wird häufig geklickt. Stefan und viele andere Kollegen von Professional Services nutzen die E-Mail-Funktion für eine reibungslose Auftragsabwicklung: „Jemand aus unserem Team legt eine E-Mail im Archiv ab. Wenn der Kollege abwesend ist, übernehme ich Kommunikation und Organisation mit einem Kunden und antworte ihm auf die letzte archivierte Mail.“ 7 Dokument bearbeiten
Teamarbeit leicht gemacht gilt auch für die Bearbeiten-Funktion, wie Finance-Manager Ralph beschreibt: „Wir führen Listen über die offenen Forderungen zunächst in Excel. Dort werden die erhaltenen Zahlungen des Monats eingetragen damit das Orders-Team, die diese Liste auch verwenden, einen Überblick über die Außenstände der jeweiligen Kunden haben.“ 8 Online bearbeiten
Aus einem ähnlichen Grund ist die Online-Bearbeitung in Office für das Web beliebt. Und das nicht nur bei Inside Sales, wo Aline mit dieser Funktion regelmäßig Powerpoint-Präsentationen aktualisiert. „Mit der Online-Bearbeitung muss das Dokument nicht heruntergeladen werden und ist für andere nicht gesperrt. Ivana und ich haben mit dieser Funktion an einem Storyboard für ein Webinar gearbeitet und währenddessen telefoniert. So konnten wir auch aus dem Home-Office produktiv zusammenarbeiten.“9 Link abrufen
Das Marketingteam rund um Mary stimmt sich intern häufig mit Links auf ein internes Dokument ab. „Dann kann ich eine Frage stellen und direkt einen Zusammenhang herstellen. Das erleichtert die Entscheidungsfindung, weil die anderen nicht mehr nach dem Dokument suchen müssen.“10 Anfrage senden
Nützlich für die Kommunikation ist auch das Werkzeug Anfrage senden. Dies kann Jo Ann vom Solutions Management stellvertretend für viele Kollegen bestätigen: „Man erhält schnell Feedback zu einem Dokument von Kollegen, zum Beispiel, um Genehmigungen zu erhalten.Andere Leser fanden auch diese Artikel interessant:
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Arbeiten auf Anmerkungsebenen Viele archivierte Dokumente, wie z.B. Rechnungen oder Steuerbelege, dürfen nicht verändert werden. Für Freigabestempel oder sonstige Anmerkungen auf den Dokumenten gibt es in DocuWare Anmerkungsebenen, die beliebig ein- und ausgeblendet werden können.
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Experten-Tipp: Vertrauliche Dokumente schützen Vertrauliche Dokumente sollen nur für Kollegen mit entsprechender Berechtigung sichtbar sein. Das ist kein Problem - aber was ist mit Dokumenten, deren Vertraulichkeitsstufe sich im Laufe der Bearbeitung ändert? Einfach stempeln - so geht's!
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