Top secret

Sogar für Spione macht DocuWare das Tagesgeschäft einfacher. Anstatt das geheime Dokument nach Kenntnisnahme in Flammen aufgehen zu lassen, wird es gestempelt und ist nur für eben die Personen sichtbar, die im Dienste ihrer Majestät unterwegs sind.

 

Nicht immer sind alle Dokumente für aller Augen bestimmt. Deshalb liegen vertrauliche Dokumente in einem eigenen Archiv, auf das nur der gewünschte Personenkreis Zugriff erhält. Das ist relativ einfach zu bewerkstelligen und gängige Praxis in vielen Unternehmen.

Lizenz zum Stempeln

Was aber ist mit Dokumenten, deren Vertraulichkeit sich im Laufe der Bearbeitung ändert? Ein – zunächst wenig abenteuerliches – Beispiel: Es geht eine Anfrage zu einem Produkt ein und wird für alle sichtbar im Archiv abgelegt. Ein Vertriebsmitarbeiter nimmt sich des Formulars an, möchte aber nicht, dass vertrauliche Daten des Kunden oder seine eigene Rabattstaffel offen liegen.

Nun kommt Magie ins Spiel: Der Mitarbeiter aktiviert seinen Super-Stempel und platziert ihn auf dem Dokument, das augenblicklich aus allen Ergebnislisten verschwindet. Nur für ihn selber bleibt es sichtbar.

Einblick in Q‘s Dokumenten-Labor

An diesem Stempel ist natürlich nix Spezielles, es ist ein ganz normaler DocuWare-Stempel, der auf einer etwas aufwendigen Konfiguration beruht. So wie der Aston Martin des berühmtesten aller Geheimagenten halt auch ein bisschen getunt ist. Aber antstatt Hightec vom Quartiermeister ist in unserem Fall nur etwas Archiv-Know-How nötig. Hier die wichtigsten Konfigurations-Schritte:

  • Die zu verbergenden Dokumente befinden sich in einem fiktiven Archiv namens „Dokumentenpool“.
  • Deaktivieren Sie für dieses Archiv das Standard-Profil Suchen (DocuWare Konfiguration > Archive > Berechtigungen), damit niemand die Dokumente uneingeschränkt ansehen kann.

    Deaktivieren Sie zunächst in den Archiv-Einstellungen das Alle-können-suchen-und-lesen-Profil.

    Deaktivieren Sie zunächst in den Archiv-Einstellungen das Alle-können-suchen-und-lesen-Profil.

  • Erstellen Sie stattdessen ein neues Indexwertprofil, das wiederum für alle Benutzer aktiviert wird. Damit sehen alle Benutzer – scheinbar wie gehabt – alle Dokumente. Mit einer Ausnahme: Der Indexwert eines Dokuments im Feld Status ändert sich auf verborgen. In diesem speziellen Fall verschwindet das Dokument vom Radar.

    DocuWare Indexwertprofil in der Archivadministration

    Das erste Indexwertprofil schränkt das allgemeine Lesen-Recht ein, zunächst ganz unauffällig.

  • Der Vertriebsmitarbeiter aus unserem Beispiel soll aber auf das Dokument in jedem Fall zugreifen können. Um dies zu gewährleisten, legen Sie ein zweites Indexwertprofil an. Diesmal lautet die Regel: Wenn der Status des Dokuments verborgen ist, dann DARF der Mitarbeiter das Dokument sehen. Der Kniff dabei: Berechtigungen in DocuWare sind additiv, das heißt, die beiden Regeln von Indexwertprofil eins und zwei ergänzen sich und der stempelnde Mitarbeiter sieht das Dokument immer.

    DocuWare Indexwertprofil 2 in der Archivadministration

    Das zweite Indexwertprofil verschafft Spielraum für verdeckte Operationen.

    Die Variable Login des Benutzers im Feld Geprüft von hat zur Folge, dass die Ausnahme immer für denjenigen Mitarbeiter gilt, der das Dokument aktuell stempelt, nicht nur für einen bestimmten – wird im nächsten Schritt nochmal erklärt. Weisen Sie auch dieses Indexwertprofil allen Mitarbeitern zu.
  • Erstellen Sie einen neuen Text-Stempel, der die Indexwerte eines Dokuments auf eben die Werte vom zweiten Indexwertprofil ändert. Der Stempel setzt also das Indexfeld Status auf verborgen und das Feld Geprüft von auf CurrentLongName – dies entspricht der Variablen Login des Benutzers im Indexwertprofil.

    Top_Secret_DE_4

    Ein Dokument mit einem so konfigurierten Stempel verschwindet aus allen Ergebnislisten, nur nicht aus einer.

    Ist klar, wie das funktioniert, oder? Wenn Mitarbeiterin 005 ihren Top-Secret-Stempel auf ein Dokument aufbringt, kann nur sie das Dokument sehen und bearbeiten. Und wenn Mitarbeiter 006 im seinen Top-Secret-Stempel auf ein Dokument aufbringt, kann nur er das Dokument sehen und bearbeiten. Und wenn 007 ... etc.
  • Unser Vertriebsmitarbeiter hat natürlich auch eine Teamleiterin. Das es ihr Job ist, immer alle Dokumente im Blick zu haben, erhält Frau Em als einzige das anfangs deaktivierte Standardprofil Suchen zurück.

Wie der Stempel im einzelnen konfiguriert wird, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall und von der bestehenden Archivkonfiguration ab. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Ihren zertifizierten DocuWare-Partner.

Zum Stempeln benötigen Sie natürlich keine Lizenz. Alle Funktionen für diese Mission sind in DocuWare Cloud wie auch in einer lokal installierten Version enthalten.

 

Topics: Tipps & Tricks, DocuWare Client

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