Geschäftlich relevante Dokumente fallen in unterschiedlichen Bereichen an – in SharePoint oder DATEV, auf dem File Server oder im Posteingang. Um alle Dokumente zentral zugänglich zu machen, bietet DocuWare verschiedene Importmöglichkeiten.
Wichtige Dokumente unterschiedlichster Herkunft finden mit den flexiblen Importmöglichkeiten von DocuWare schnell und sicher den Weg ins Archiv. Die Kontrolle dabei haben Sie. Bestimmen Sie, in welchem Archiv die Dokumente gespeichert werden und wer darauf Zugriff erhält. Steuern Sie die Unternehmensprozesse über dokumentbasierte Workflows.
Dokumente automatisch archivieren
DocuWare überwacht Netzwerk-Ordner und holt damit auch große Dokumentenmengen zum Beispiel vom Flurkopierer ins Archiv, ohne dass Sie sich groß drum kümmern müssen. Die Indexierung erfolgt nach Ihren Maßgaben automatisch, so dass die Dokumente ohne Verzug verarbeitet werden.
Auch E-Mails gelangen mit der Einbindung vom Mailserver ohne Umweg ins Archiv oder in den Briefkorb, das Ausdrucken der Mails wird unnötig. Um E-Mails aus Microsoft Outook zu importieren, bindet sich ein eigener Client in die Outlook-Oberfläche ein und erlaubt zum Beispiel die manuelle Archivierung von Anhängen direkt aus dem Postfach.
Viele Unternehmen verwenden Software-Lösungen wie DATEV, SAP oder SharePoint. Hier integriert sich DocuWare auf Datenbankebene und archiviert auch Dokumente aus diesen Software-Umgebungen revisionssicher.
Vom Desktop ins Archiv: Drag & Drop
Nicht alle Dokumente benötigen einen automatischen Import. Um zum Beispiel Office-Dokumente bequem zu archivieren, klinkt sich DocuWare als Druckertreiber in Microsoft Word, Excel oder Powerpoint ein. Mit dem Druckbefehl [Strg-P] wird das Dokument ins Archiv geschickt.
Ähnlich einfach geht das Archivieren per Drag & Drop: Gliedern Sie DocuWare als Ordnerstruktur in den Windows Explorer ein und ziehen die Dokumente von dort in einen Archiv-Ordner.
Wenn Sie sich auf Reisen befinden, fotografieren Sie mit PaperScan Belege ab und leiten sie direkt ins FiBU-Archiv weiter. Oder Sie nutzen die mobile DocuWare-App für die Ablage.