Die Modernisierung und Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Denn: In einer zunehmend digitalen Geschäftswelt ist die effiziente Verwaltung von Rechnungen entscheidend, um Prozesse zu optimieren, Kosten einzudämmen und für den Schutz sensibler Informationen zu sorgen. In diesem Blogbeitrag lesen Sie, weshalb Sie der traditionellen Rechnungsverwaltung den Rücken kehren sollten und wie die Integration moderner Technologien und Workflow-Automatisierung Ihre Rechnungsverwaltung optimieren kann.
Übersicht:
- Was ist Rechnungsverwaltung?
- Gängige Herausforderungen in der Rechnungsverwaltung
- Warum ist eine optimierte Rechnungsverwaltung entscheidend?
- Technologien zur modernen Rechnungsverwaltung
- So unterstützt Sie DocuWare
Was ist Rechnungsverwaltung?
Rechnungsverwaltung bezieht sich auf den Prozess, der notwendig ist, um Rechnungen zu speichern, zu verarbeiten, zu verwalten und zu archivieren. Dazu zählen die Erfassung der Rechnungsdaten, die Überwachung des Zahlungsein- und ausgangs, die Nachverfolgung von Zahlungszielen sowie sicherzustellen, dass alle Buchhaltungsstandards und rechtlichen Anforderungen eingehalten werden.
Gängige Herausforderungen in der Rechnungsverwaltung
Die Rechnungsverwaltung manuell abzuwickeln, ist vor allem für kleinere Unternehmen keine leichte Aufgabe. Papierrechnungen stapeln sich schnell auf dem Schreibtisch, gesellen sich dann noch digitale Rechnungen dazu, geht im schlimmsten Fall der Überblick oder sogar die ein oder andere Eingangsrechnung verloren. Zu weiteren Herausforderungen zählen:
- Konfrontation mit einem großen Volumen an eingehenden und ausgehenden Rechnungen, was lange Liege- und Bearbeitungszeiten zur Folge hat
- Manuelle, fehleranfällige Prozesse
- Rechnungen in verschiedenen Formaten, Sprachen und Währungen, was die Verarbeitung und Standardisierung erschwert
- Mangelnde Transparenz hinsichtlich des Rechnungsstatus
- Compliance- und Datensicherheitsrisiken
- Fehlende Integrationen mit anderen Unternehmenssystemen
- Unklare oder fehlerhafte Rechnungen, die zu Zahlungsverzögerungen, Konflikten mit Lieferanten und Reklamationen führen können
Warum ist eine optimierte Rechnungsverwaltung entscheidend?
Einmal digitalisiert, trägt die Rechnungsverwaltung maßgeblich zu einer effizienteren und moderneren Arbeitsumgebung bei. Im Detail ist eine optimierte, digitalisierte Rechnungsvereinbarung gleich aus mehreren Gründen entscheidend.
Mehr Effizienz und reduzierte Kosten
Die digitale Rechnungsverwaltung sorgt durch die Automatisierung von Prozessen und die Implementierung effizienter Workflows für eine deutliche Zeitersparnis und mehr Effizienz im Unternehmen. Zahlreiche Schnittstellen – beispielsweise zu FiBu- oder ERP-Systemen – integrieren die Rechnungsverwaltung zudem vollständig in buchhalterische Abläufe und das Bestellwesen. Dies ermöglicht eine schnellere Abwicklung von Rechnungen und reduziert Liege- und Bearbeitungszeiten. So profitieren Unternehmen von entsprechende Skontoerträgen und einem zeitnahen Monatsabschluss.
Verbesserte Lieferantenbeziehungen
Eine effiziente Rechnungsabwicklung kann zu einer besseren Zusammenarbeit mit Lieferanten und anderen Dienstleistern führen. So tragen pünktliche Zahlungen und eine klare Kommunikation dazu bei, die Beziehung langfristig zu stärken und das Geschäftsklima positiv zu beeinflussen.
Vereinfachtes Controlling und hohe Auskunftsfähigkeit
Eine Software zur Rechnungsverwaltung protokolliert jeden Arbeitsschritt, Änderungen an der Rechnung und den aktuellen Status. Wichtige Hinweise und Gesprächsnotizen lassen sich zentral im System hinterlegen. Auf diese Weise schaffen Unternehmen die nötige Transparenz und sorgen gleichzeitig für eine hohe Auskunftsfähigkeit bei Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten. Reporting-Funktionen garantieren zudem volle Transparenz und einen Überblick in Echtzeit.
Compliance und Risikominimierung
Eine optimierte Rechnungsverwaltung trägt mit der richtigen Lösung dazu bei, sämtliche Voraussetzungen für die Einhaltung der Anforderungen nach GoBD und DSGVO einzuhalten. Auf diese Weise wird das Risiko von Fehlern, Sanktionen und rechtlichen Konsequenzen deutlich gesenkt.
Revisionssichere Archivierung
Die digitale Rechnungsverwaltung bildet die Grundlage für eine revisionssichere Rechnungsarchivierung. Dadurch ist sie langfristig sicherer und auch kostengünstiger als eine Aufbewahrung in Lagerräumen. Zusätzlich sind sämtliche Rechnungen durch die digitale Archivierung vor nachträglichen Änderungen und damit vor Manipulation geschützt.
Technologien zur modernen Rechnungsverwaltung
Zu gängigen Technologien, die die Rechnungsverwaltung erleichtern, zählen unter anderem:
OCR-Technologie (Optical Character Recognition): OCR-Technologie ermöglicht die automatische Erfassung von Texten und Daten von gedruckten oder digitalen Rechnungen. Dadurch können Rechnungsdaten effizient extrahiert und in elektronischen Systemen weiterverarbeitet werden.
Machine Learning: Machine Learning wird häufig für die intelligente Suche eingesetzt, um zentrale Informationen in Dokumenten zu erkennen und zu hochstrukturierten und verwertbaren Daten zu machen. Auf diese Weise lässt es sich gezielt nach bestimmten Rechnungsnummern oder Lieferanten suchen und diese blitzschnell finden.
Elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing): E-Invoicing-Systeme ermöglichen den elektronischen Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen und ihren Kunden oder Lieferanten. Dies beschleunigt den Rechnungsprozess, reduziert den Papierverbrauch und minimiert Fehler.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Sie verfügen über zahlreiche Funktionen zur Erfassung, Speicherung, Organisation und Verwaltung von verschiedenen Arten von Dokumenten, darunter natürlich auch Rechnungen. Sie ermöglichen dabei die sichere Aufbewahrung von Rechnungsdaten, Versionierung, Zugriffskontrollen und Suchfunktionen für eine effiziente Verwaltung der Rechnungen. Sie enthalten außerdem Features wie die Automatisierung von Rechnungsworkflows, einschließlich der Zuweisung von Aufgaben, Genehmigungsprozesse, Benachrichtigungen und Eskalationen. Sie helfen so, den Rechnungszyklus zu beschleunigen und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen.
Integrierte Buchhaltungs- und ERP-Systeme: Integrierte Buchhaltungs- und ERP-Systeme sorgen für eine nahtlose Integration von Rechnungsverwaltungsfunktionen mit anderen Unternehmensprozessen wie Buchhaltung, Bestandsführung und Reportings.
So unterstützt Sie DocuWare
Mit den folgenden Funktionen unterstützt Sie DocuWare bei der reibungslosen Verwaltung und Verarbeitung von Rechnungen:
- Problemloses Erfassen von Rechnungen via Scanner, MVP, E-Mail, einem Ordner oder per Drag-and-Drop vom Desktop
- Überblick über Zahlungsfristen und den Versand von Zahlungserinnerungen
- Reibungslose Validierung und Weiterleitung von Rechnungen auf der Grundlage der definierten Geschäftsprozesse und Regularien
- Definition und Automatisierung von Rechnungsworkflows, einschließlich Genehmigungsprozessen und Benachrichtigungen
- Intelligente Suchfunktionen
- Abrufen von Rechnungen direkt aus dem DMS, ohne beispielsweise das Buchhaltungssystem verlassen zu müssen
- Prüfen von Rechnungen, GL-Coding und Genehmigungsverfahren
- Stets verfügbare Daten, die für das Buchhaltungssystem heruntergeladen werden können
- Sicherer mobiler Zugriff von jedem Endgerät, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus
- Nahtlose Integrationen in E-Mail-, CRM-, ERP—und HR-Systeme, Team-Portale und selbst entwickelte Software.
Fazit
Die Modernisierung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung ist längst unverzichtbar geworden. Auf diese Weise können Unternehmen nicht nur Kosten reduzieren und ihre Effizienz steigern, sondern auch Compliance-Anforderungen besser erfüllen. Die digitale Transformation in der Rechnungsverwaltung ist damit ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um in einem dynamischen Geschäftsumfeld Ressourcen optimal zu nutzen und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
