Bostab, die Bodenstabilisierungs GmbH, mit Sitz in Insingen nahe Rothenburg ob der Tauber, ist ein hochspezialisiertes Bauunternehmen. Mit insgesamt sechs Beschäftigten und einem modernen Maschinenpark ist der Betrieb überwiegend in Projekte involviert, in denen es darum geht, Böden von Straßen, landwirtschaftlichen Wegen, anderen Verkehrsflächen und Dammwerken zu festigen, stabilisieren und hinsichtlich der Frostsicherheit zu verbessern.
Nicht nur bei den Maschinen setzt Bostab auf eine hochwertige Ausstattung, auch die IT-Umgebung zur Unterstützung des operativen Geschäfts wurde im Juni 2021 mit einem DMS auf einen hohen Standard gebracht. Das Ziel: Sämtliche Unternehmensprozesse möglichst papierlos zu gestalten.
Weitreichende Integrationsmöglichkeiten überzeugten
Bei der Auswahl der Dokumentenmanagement-Lösung folgten Betriebsleiter Gerhard Wanderer und Bauleiter Klaus Schmidt den Empfehlungen aus ihrem Kundenumfeld.
„Bei der DMS-Entscheidung spielte die Verknüpfung zu anderen Programmen eine wichtige Rolle. Hinzu kam eine überzeugende Vorführung durch den Realisierungspartner, die ein sicheres Gefühl von Lösungskompetenz hinterließ“, so Klaus Schmidt.
DocuWare überzeugte schlussendlich durch seine Integrationsmöglichkeiten sowie die Kompetenz des in Heilbronn ansässigen Beratungshauses IT.Works. Neben der Bausoftware BRZ wird bei Bostab die Sparkassensoftware SFirm für Electronic Banking genutzt. Als Plattform kam in Anbetracht der Hausphilosophie, die auf Unabhängigkeit als oberstes Prinzip setzt, nur On-Premises in Frage. Die Software ließ sich auf dem vorhandenen Server installieren, ohne dass Erweiterungen notwendig waren.
Auf bestem Wege in ein papierloses Büro
Das Digitalisierungsprojekt startete mit der GoBD-konformen Rechnungsarchivierung. Fast alle Eingangsrechnungen gehen per E-Mail ein, der Rest wird eingescannt. Über die intelligente Indexierung erhalten automatisch bereits viele Rechnungen Indexdaten und werden weiter verschlagwortet - unter anderem mit der jeweiligen Projektnummer.
Im Januar folgte mit der digitalen Bauakte dann der zweite Schritt der digitalen Transformation. Über die Projektnummer werden Angebote, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder geologische Gutachten zugeordnet. So können alle Unterlagen zum jeweiligen Projekt schnell eingesehen werden, ohne umständlich in Aktenordnern suchen zu müssen.
Gerhard Wanderer freut sich: „Die Angebotserstellung geht jetzt doppelt so schnell wie früher. Die digitale Bauakte stellt die Unterlagen zu einem Projekt transparent zur Verfügung. Da die Steuerkanzlei direkt auf die Eingangs- und Ausgangsrechnungen zugreifen kann, ist der Aufwand für die Buchhaltung deutlich reduziert.“ Ein weiteres Digitalisierungsprojekt steht bereits in den Startlöchern, um die Workflows noch weiterreichender zu beschleunigen. Dieses Mal geht es um die in der Baubranche üblichen Freistellungsbescheinigungen.
Lesen Sie den vollständigen Artikel „Baufirma befreit sich von Papier“ im Magazin ERFOLG 9/10 2022 des KMU Verbandes.
