Akten digitalisieren – ein Leitfaden

Im Zeitalter von Effizienz und Ressourcenschonung ist die Digitalisierung von Akten das Herzstück moderner Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Diese Technologie bietet nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern trägt auch zur Qualitätssicherung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen bei. Kein Wunder also, dass Unternehmen und Behörden in Deutschland nach wie vor fest entschlossen sind, der Papierflut ein Ende zu setzen, wie der Bitkom Digital Office Index 2022 zeigt.

Doch gerade im Mittelstand und in der öffentlichen Verwaltung scheitert die Vision vom digitalen Büro oft noch an der Realität. Größere Unternehmen und Behörden sind in der Regel mit komplexen Organisationsstrukturen und formalisierten Abläufen konfrontiert, die das Rationalisierungspotenzial durch den Einsatz von DMS erhöhen. Auch sie müssen auf lange Sicht Wege finden, Dokumente effizienter und nachhaltiger zu verwalten. In diesem Beitrag erfahren Sie nicht nur, warum die Digitalisierung von Akten ein zukunftsweisender Schritt ist, sondern auch, wie Sie diesen Prozess effizient und kostengünstig umsetzen können.

Übersicht:

• Vorteile der digitalen Archivierung von Akten
• Wie sicher ist die digitale Archivierung von Akten?
• Aktien digitalisieren – aber wie?
• Akten digitalisieren – make or buy?
• Die Kosten für den Scan einer Akte
• Einzelne Dokumente digitalisieren
• Mengenrabatte ab 500 Akten durchaus üblich
• Die Bedeutung von Metadaten für die digitale Aktenverwaltung
• Best Practices für die Indexierung und Archivierung digitaler Unterlagen

Vorteile der digitalen Archivierung von Akten

Die Vorteile der digitalen Archivierung von Akten sind unbestreitbar, und sie können die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen Informationen verwalten, revolutionieren. Die Umstellung von physischen Dokumenten auf digitale Archive bietet Unternehmen nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz, Nachhaltigkeit und Sicherheit ihrer Arbeitsprozesse. Von folgenden Vorteilen kann Ihr Unternehmen profitieren, wenn es Akten erfolgreich digitalisiert:

• Effizienz und Zeitersparnis: Einer der offensichtlichsten Vorteile der digitalen Aktenführung ist die erhebliche Zeitersparnis. Wichtige Informationen sind im Handumdrehen verfügbar und können ohne das lästige Blättern in physischen Aktenordnern sofort abgerufen werden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, anstatt wertvolle Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten zu vergeuden.
• Platzersparnis: Digitale Archive benötigen keinen physischen Raum. Der Bedarf an Büro- und Lagerfläche reduziert sich dadurch erheblich. Aktenschränke und Papierstapel gehören der Vergangenheit an, was nicht nur Platz, sondern auch Kosten spart.
• Kostenreduktion: Die Digitalisierung von Akten reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern senkt auch die Druck- und Portokosten. Unternehmen können auf teure Dienstleistungen wie externe Archivierung und Kurierfahrten verzichten. Diese langfristigen Einsparungen machen sich schnell bemerkbar und tragen zur Effizienzsteigerung bei.
• Revisionssicherheit und Compliance: Digitale Archive bieten mehr Sicherheit für vertrauliche Informationen. Änderungen und Zugriffe auf Dokumente lassen sich genau nachvollziehen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Compliance-Anforderungen und gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.
• Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist nicht nur ökonomisch, sondern auch ökologisch vorteilhaft. Durch die Digitalisierung leisten Unternehmen einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz, indem sie weniger Papier produzieren und weniger Ressourcen verbrauchen.

Wie sicher ist die digitale Archivierung von Akten?

Die Entscheidung, physische Akten in ein digitales Archiv zu überführen, wirft oft berechtigte Sicherheitsfragen auf. Schließlich enthalten viele dieser Dokumente sensible Informationen, die vor unberechtigtem Zugriff, Datenverlust und Manipulation geschützt werden müssen. Ein DMS bietet zahlreiche Funktionen, um die Sicherheit Ihrer archivierten Dokumente zu gewährleisten:

• Zugriffskontrolle: Moderne Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen es Unternehmen, strenge Zugriffsrichtlinien zu definieren. Administratoren können festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf und welche Berechtigungen diese Personen haben. So wird sichergestellt, dass vertrauliche Dokumente nur von autorisierten Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden können. 
• Verschlüsselung: Auch die Verschlüsselung spielt eine wichtige Rolle für die Datensicherheit. Digitale Archive können Dokumente sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung verschlüsseln. So sind die Informationen auch dann geschützt, wenn sie abgefangen werden. 
• Revisionssicherheit: Dokumentenmanagement-Systeme bieten oft umfangreiche Protokollierungsfunktionen, die alle Änderungen an Dokumenten lückenlos nachverfolgen und dokumentieren. Dies gewährleistet die Nachvollziehbarkeit jeder Aktivität, was insbesondere für Unternehmen wichtig ist, die bestimmten Compliance-Vorschriften unterliegen.
• Datensicherung und -wiederherstellung: Die Datensicherung und -wiederherstellung ist von entscheidender Bedeutung, um Datenverluste zu verhindern. Die meisten DMS bieten die Möglichkeit, Daten regelmäßig zu sichern, um sie im Falle eines Systemausfalls schnell wiederherzustellen. Dadurch wird die Verfügbarkeit Ihres digitalen Archivs auch in Notfällen gewährleistet.

Moderne DMS bieten zahlreiche Möglichkeiten, um die digitale Archivierung von Unterlagen so sicher wie möglich zu gestalten. Wichtig ist an dieser Stelle jedoch der Hinweis, dass die Verantwortung für die Sicherheit der digitalen Dokumente beim Unternehmen liegt. Durch die Implementierung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen und die Schulung der Mitarbeiter können mögliche Risiken effektiv minimiert werden. Insgesamt bietet die digitale Archivierung von Dokumenten die Möglichkeit, die Sicherheit in Bezug auf den Zugriff, die Aufbewahrung und die Integrität von Dokumenten erheblich zu verbessern.

Aktien digitalisieren – aber wie?

Um den Umzug in ein papierloses Büro möglichst kostensparend und reibungslos zu gestalten, ist eine sorgfältige Vorbereitung auf die Digitalisierung gefragt. Und zwar mit Blick auf die notwendige neue Organisation und die zu digitalisierenden Papierdokumente. Für Letzteres sind drei Punkte entscheidend:

1. Bestandsaufnahme dessen, was aus dem Papierarchiv überhaupt digitalisiert werden muss. Damit lässt sich die konkrete Menge der Dokumente ermitteln, die eingescannt werden müssen. Dies hilft, den Umfang des Projekts zu definieren – und damit sowohl die Zeit, die für die Digitalisierung der Akten benötigt wird, als auch die Investitionen zu planen.
2. Organisation der zu digitalisierenden Dokumente. Werden die Papierdokumente gescannt, müssen digitale Kopien noch benannt und dann organisiert abgespeichert werden. Somit sind sie schnell wieder auffindbar. Die Frage ist, ob das digitale Ablagesystem das Papierarchiv 1:1 abbildet – oder ob es Optimierungsbedarf bei der Ablagestruktur gibt.
3. Unnötige Dokumente eliminieren, bevor die Digitalisierung beginnt. Dies spart beim Scannen viel Zeit und Geld. Folglich muss im Unternehmen unmissverständlich klar gemacht werden, was genau und wie lange archiviert werden muss. Nur dann werden Berge von Akten und Unterlagen nicht länger „sicherheitshalber“ behalten, sondern verschwinden. Jeder Archivbehälter – Akte, Mappe oder Karton – erhält sein „Verfallsdatum“, an dem die Unterlagen darin vernichtet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Entsorgung sollte geklärt sein. Denn wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, bleiben die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag archiviert.

Akten digitalisieren – make or buy?

Danach steht die Entscheidung an, ob die Digitalisierung des Papierarchivs in Eigenregie oder durch einen Dienstleister erfolgen soll. Meistens empfiehlt sich der Service, vor allem dann, wenn es sich um eine Einmalaktion handelt. Denn dafür sind nicht nur viel Know-how und Arbeitszeit gefragt, sondern unter Umständen auch zusätzliche Scanner. Die bieten in puncto Performance und Papier-Handling mehr als die ohnehin für die Eingangspost genutzten Geräte.

Erfolgt die Digitalisierung des Archivs aber Schritt für Schritt, kann es durchaus sinnvoll sein, zum Beispiel die mit dem Scannen der aktuellen Eingangspost befasste Hauspost-Abteilung damit zu beauftragen. Folgende Fragen sind in jedem Fall vor der technischen Umsetzung zu klären:

1. In welcher Auflösung sind die Dokumente zu scannen? Reichen 72 dpi Bildschirmauflösung oder sollen die Dokumente reprofähig bleiben? Hier ist vermutlich die Bildung von Teilmengen sinnvoll. Denn je höher die Auflösung, desto länger dauert der Scan-Vorgang und desto größer ist anschließend der Speicherplatzbedarf. Die Auflösung ist am besten so zu wählen, dass die kleinsten relevanten Details klar zu sehen sind, wenn die Datei auf ein Viertel der Ausgangsgröße verkleinert wird. Grundsätzlich wird eine Auflösung von 300dpi empfohlen. In der Regel ist eine Farbtiefe von 8 Bit pro Kanal, d. h. 24 Bit, ausreichend.
2. In welchem Format wollen Sie Ihre Akten digitalisieren? Reichen JPEG- oder PNG-Formate, oder ist ein speicherintensives TIFF erforderlich? Oder wird das digitalisierte Dokument als PDF abgespeichert? Eventuell sogar nach einer Texterkennung mit entsprechender Capturing-Software?
3. Welche Metadaten müssen bei der Digitalisierung erfasst werden, zum Beispiel für die Indexierung? Gute Metadaten erleichtern später das Wiederauffinden. Dank künstlicher Intelligenz erkennt ein modernes DMS die wichtigen Informationen eines Dokuments und macht sie zu hochstrukturierten, verwertbaren Indexbegriffen. Die Import-Konfiguration legt fest, welche Indexeinträge vergeben werden. Egal ob feste oder dynamische Werte oder Texte aus dem gescannten Dokument.
4. Welche Speichermedien kommen zum Einsatz – Flash, Disk oder Tape? Je schneller das Medium, desto performanter. Doch damit steigen auch die Kosten fürs Digitalisieren der Akten. Ist das digitale Archiv sehr umfangreich oder wird auf die Dokumente nur ausnahmsweise zugegriffen, kann auch der kostensparende Einsatz von Magnetband sinnvoll sein. Wer sich nicht so sehr um die Speichertechnik kümmern kann oder will, sollte ein DMS aus der Cloud in Betracht ziehen.

Die Kosten für den Scan einer Akte

Die Kosten für den Scan einer Akte variieren stark – nicht nur nach gewünschter Auflösung und Farbtiefe, sondern auch nach Belegart, Dokumenten-Typ und -Menge sowie Aktenqualität. Ältere Ordner, die noch Thermopapier enthalten, befinden sich oft in schlechtem Zustand. Die Belege müssen aufwendig hergerichtet werden. Um Belege nicht noch weiter zu beschädigen, muss auch der Einzug der Belege am Scanner teilweise erheblich sensibler eingestellt werden.

Bei der Digitalisierung der Akten kann daher ein modernes DMS helfen, zumal wenn es alle technischen Optionen für die elektronische Archivierung offenhält. DocuWare beispielsweise scannt und indexiert Papierdokumente, ohne dass manuelle Eingaben nötig sind – und steuert für die Scans auch Auflösung, Kontrast und Ausrichtung.

Dabei lassen sich die Vorteile aller Scanner-Typen effektiv nutzen, werden doch die Scans sicher und auf Wunsch vollautomatisch importiert. Scanner können Multifunktionsgeräte (MFP) mit Netzwerkanschluss sein, die von verschiedenen Abteilungen gemeinsam genutzt werden. Gescannte Dokumente gelangen dann über einen vom DMS überwachten Ordner und den passenden Import-Job zum zuständigen Mitarbeiter oder ins Archiv. Im Briefkorb lassen sich die Dokumente vor der Archivierung noch digital bearbeiten, „heften“ oder „klammern“; im Archiv können sie unverzüglich einen Workflow anstoßen.

Einzelne Dokumente digitalisieren

Mit Desktop-Scannern lassen sich auf dem Schreibtisch gelegentlich einzelne Dokumente erfassen, wobei eine Scan-App den Scanvorgang steuern kann, um bei Bedarf z.B. Auflösung und Kontrast anzupassen. Die Scans gelangen dann direkt in die Briefkörbe der zuständigen Mitarbeiter oder ins gewünschte Archiv. Auch Hochgeschwindigkeitsscanner können zum Einsatz kommen. Diese kostspieligen Geräte lesen täglich riesige Papierstapel in kürzester Zeit ein – zum Beispiel in Poststellen oder bei Scan- und Archivdienstleistern. Auch hier werden vom DMS alle Dokumente automatisch indexiert, in Einzelseiten getrennt und in das richtige Archiv einsortiert.

Möchten Sie einzelne Akten oder Dokumente digitalisieren, kann aber auch das Smartphone gute Dienste leisten. So lassen sich zum Beispiel auf Dienstreisen Spesenbelege oder Tankquittungen schnell fotografieren. Die mobile App PaperScan schneidet die Scans bei Bedarf zu und lädt sie in das DMS hoch. Belege und Quittungen gelangen dann direkt zur Finanzabteilung und werden schnell erstattet.

Mengenrabatte ab 500 Akten durchaus üblich

Das Vorbereiten der Belege für den Scanvorgang ist in jedem Fall der aufwendigste Arbeitsschritt beim Digitalisieren von Akten und hat somit den größten Anteil am Preis. Wenn sehr viel getackert und geklammert wurde, viele kleine Belege enthalten sind, oder auch viele unterschiedliche Formate, kann eine Aufbereitung zwischen 10 bis 50 Minuten pro Akte dauern. Pro Minute sind Preise um 0,30 € gang und gäbe.

Auch der Umfang der zu digitalisierenden Aktenmenge ist ausschlaggebend für den Preis eines Scandienstleisters. Ab 500 bis 1.000 zu digitalisierenden Akten können Sie erste Mengenrabatte erwarten. Sind es mehr, kann der Preis schon erheblich sinken. Bezahlt wird für folgende Arbeitsschritte:

• Belegabholung
• Zwischenlagerung und Abfragen
• Belegvorbereitung
• Scan
• (Meta)Datenerfassung
• Archivierung/Speicherung
• Datenübergabe (z.B. per DVD, Festplatte oder Download)
• Aktenvernichtung oder Rücklieferung der Unterlagen

Im letzten Arbeitsschritt werden die Daten für die endgültige Dokumentenarchivierung bereitgestellt. Dabei erzeugen die Scan- bzw. Archivierungsdienstleister entweder PDF-Dateien in einer Verzeichnisstruktur, wobei die Datei- und Verzeichnisnamen die erfassten Suchbegriffe enthalten. Oder es werden fertige Importformate zur automatisierten Übernahme in das DMS erzeugt. Insgesamt kann sich der Preis für das Digitalisieren einer Akte schnell auf 15 bis 20 Euro summieren. Der Preis für den Scan gebundener Urkunden und Verträge liegt entsprechend höher, da hier kein automatischer Scanvorgang möglich ist.

Die Bedeutung von Metadaten für die digitale Aktenverwaltung

Um die zahlreichen Vorteile einer digitalen Aktenverwaltung voll ausschöpfen zu können, sind die Verzeichnisstruktur, in der die Akten organisiert sind, die gewählten Datei- und Verzeichnisnamen sowie die zugewiesenen Metadaten von entscheidender Bedeutung. Insbesondere Metadaten spielen eine wichtige Rolle. Es handelt sich dabei um zusätzliche Informationen, die die Dokumente begleiten und ihnen einen Kontext innerhalb der Verzeichnisstruktur geben. Ihnen kommt eine Schlüsselrolle bei der Organisation, Kategorisierung und Auffindbarkeit digitaler Dokumente zu. Metadaten ermöglichen nicht nur eine präzise Indexierung der Dokumente, sondern auch eine effiziente Suche sowie das Filtern und Sortieren der Dokumente nach verschiedenen Kriterien. Dies ist besonders nützlich, wenn es darum geht, bestimmte Dokumente für bestimmte Zwecke auszuwählen oder Berichte zu erstellen.

Auch im Hinblick auf Compliance-Anforderungen und Revisionssicherheit sind Metadaten entscheidend. Sie bieten eine eindeutige Dokumentationsgrundlage für die Verwaltung und den Zugriff auf sensible Informationen. Die Bedeutung von Metadaten ist daher nicht zu unterschätzen. Sie tragen wesentlich zur Effizienzsteigerung, zur Sicherstellung der Compliance und zur vereinfachten Suche nach Dokumenten bei. Unternehmen sollten daher bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems darauf achten, eine klare Strategie für die Verwaltung von Metadaten zu entwickeln und diese konsequent umzusetzen.

Best Practices für die Indexierung und Archivierung digitaler Unterlagen

Eine effiziente Indexierung und Archivierung ist unerlässlich, um von den zahlreichen Vorteilen digitaler Dokumente zu profitieren. Hier finden Sie einige Best Practices und Empfehlungen:

1. Auswahl relevanter Metadaten: Identifizieren Sie die Metadaten, die für Ihre Organisation am wichtigsten sind. Metadaten umfassen häufig Informationen wie Titel, Autor, Erstellungsdatum, Kategorie, Aktennummer oder Schlagwörter. Stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Metadaten relevant sind und die spätere Suche und Organisation erleichtern.
2. Einheitliche Metadatenstruktur: Es ist ratsam, eine einheitliche Struktur für Ihre Metadaten festzulegen. Verwenden Sie eindeutige Benennungen und Standards, um sicherzustellen, dass die Metadaten konsistent und leicht verständlich sind. Dies erleichtert die spätere Suche und Sortierung erheblich.
3. Automatisierung der Metadatenerfassung: Wenn möglich, automatisieren Sie die Erfassung von Metadaten. Moderne DMS können viele Metadaten automatisch aus Dokumenten extrahieren. Das spart Zeit und minimiert menschliche Fehler.
4. Versionierung: Implementieren Sie eine Versionierung für Dokumente, um Änderungen nachvollziehen zu können. Dies ist besonders wichtig für die Revisionssicherheit und die Nachvollziehbarkeit von Dokumentenänderungen.
5. Überwachung und Schulung: Überwachen Sie regelmäßig die Qualität Ihrer Metadaten und schulen Sie Ihre Mitarbeiter in der korrekten Anwendung. Dies trägt dazu bei, dass Metadaten korrekt und konsistent erfasst werden.

Die Digitalisierung von Akten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit. Durch die Auswahl der richtigen Metadaten für die Indexierung und die Implementierung einer klaren Metadatenstruktur können Organisationen die Verwaltung und den Zugriff auf ihre digitalen Dokumente optimieren. Darüber hinaus ist auch die Wahl des geeigneten Archivierungsformats entscheidend, um die langfristige Zugänglichkeit und Integrität zu gewährleisten.

Insgesamt sollte die Digitalisierung von Unterlagen als strategische Investition betrachtet werden, die dazu beiträgt, Arbeitsprozesse zu rationalisieren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Ressourcennutzung zu optimieren. Die Einhaltung bewährter Verfahren bei der Indexierung, Archivierung und Verwaltung digitalisierter Unterlagen ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Übergang ins digitale Zeitalter.

Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Akten

Was ist der Vorteil der digitalen Archivierung von Akten?

Die digitale Archivierung von Akten ermöglicht nicht nur eine enorme Zeit- und Platzersparnis, sie reduziert auch die Kosten und Fehler merklich. Darüber hinaus ermöglicht sie einfachen Zugriff, Compliance, Nachhaltigkeit und erleichtert die Zusammenarbeit erheblich. Auch die effizientere Suche, die Skalierbarkeit und die langfristige Aufbewahrung der Dokumente sind deutliche Vorteile gegenüber der physischen Archivierung.

Was bedeutet Digitalisierung von Akten?

Die Digitalisierung von Akten bezieht sich auf den Prozess der Umwandlung physischer Dokumente in digitale Formate und deren elektronische Speicherung. Dieser Prozess umfasst das Scannen der physischen Dokumente, das Indexieren und das Speichern der Dokumente in digitalen Archivsystemen.

Wie funktioniert die Digitalisierung von Akten?

Die Digitalisierung von Akten erfolgt in mehreren Schritten. Zunächst erfolgt eine umfassende Bestandsaufnahme, um festzustellen, welche Dokumente digitalisiert werden sollen, gefolgt von der Organisation der Dokumente und der Aussonderung nicht mehr benötigter Unterlagen. Dann erfolgt das eigentliche Scannen der Akten, entweder in Eigenregie mit geeigneter Scantechnologie oder durch einen professionellen Dienstleister. Dieser Prozess erfordert Zeit und Know-how. Dienstleister können die Digitalisierung jedoch erheblich erleichtern.

Welche Arten von Akten können digitalisiert werden?

Eine breite Palette von Akten kann digitalisiert werden, darunter Unternehmensdokumente wie Verträge, Rechnungen, Belege, behördliche Papiere und Archive. Die Digitalisierung optimiert die Organisation, Zugänglichkeit und Nachhaltigkeit, da physische Dokumente in elektronische Formate umgewandelt und effizient gespeichert werden.

Wie sicher ist die digitale Archivierung von Akten?

Die digitale Archivierung von Akten bietet ein hohes Maß an Sicherheit. Elektronische Archive ermöglichen die revisionssichere Speicherung von Dokumenten, leicht überwachbare Zugriffe und schützen vor physischen Schäden wie Feuer oder Wasserschäden, die physische Dokumente beeinträchtigen könnten. Moderne Systeme bieten auch Compliance-Funktionen, die die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen erleichtern. Die automatisierte Indexierung und Speicherung reduzieren menschliche Fehler und ermöglichen eine effiziente Verwaltung von Zugriffsrechten.

Lassen sich nach einer umfassenden Digitalisierung auch einzelne Dokumente nachträglich digitalisieren?

Ja, nach einer umfassenden Digitalisierung können auch einzelne Dokumente nachträglich digitalisiert werden. Dies kann mit Desktop-Scannern erfolgen, die es ermöglichen, Einzeldokumente zu scannen und dabei Auflösung und Kontrast direkt am Arbeitsplatz anzupassen. Auch Smartphones können für die Digitalisierung von Einzeldokumenten genutzt werden, beispielsweise durch das Fotografieren von Belegen und das Hochladen in ein Dokumentenmanagementsystem per App.

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