Halten Sie die Metadaten zusammengehörender Dokumente auf dem neuesten Stand und aktualisieren Sie diese Daten in einem Workflow bei allen Dokumenten gleichzeitig – auch in anderen Archiven.
Innerhalb eines Workflows können Sie die Metadaten des aktuellen Dokuments aktualisieren, aber nicht nur das: Die Metadaten lassen sich auch ändern, wenn das andere Dokument in einem anderen DocuWare-Archiv gespeichert ist.
Das ist in vielen Prozessen nützlich, wie die folgenden Beispiele zeigen:
- Halten Sie Dokumente aktuell, die in einem Zusammenhang stehen: Lassen Sie den Rechnungsstatus aktualisieren, sobald der Lieferbeleg eingetroffen ist. Oder richten Sie ein, dass die Lieferscheinnummer in den Indexdaten der Rechnung ergänzt wird.
- Starten Sie in einem Workflow per Indexänderung einen weiteren Workflow in einem anderen Archiv: Wenn eine Bestellanforderung bearbeitet wurde, wird ein Workflow für die Bestellung ausgelöst.
- Aktualisieren Sie Daten in einem Hilfsarchiv: In einem Archiv für HR könnten Sie zum Beispiel die Zahl der noch verbleibenden Urlaubstage von Mitarbeitern auf den neuesten Stand bringen, nachdem deren Urlaubsanträge genehmigt wurden.
So geht's
Im Workflow Designer öffnen Sie Ihren Workflow und eine Aufgabe. Unter Entscheidungen nutzen Sie den Typ Archiv für eine Datenzuweisung.
Um das Dokument zu bestimmen, für das die Metadaten aktualisiert werden sollen, konfigurieren Sie eine WHERE-Klausel. Dies funktioniert genauso, wie wenn Daten aus einem Archiv als Datenquelle abgerufen werden sollen. Pro Datenzuweisung können Sie ein Dokument und ein Feld aktualisieren.
Die Funktion "Metadaten anderer Dokumente aktualisieren" in Workflow Manager ist ab DocuWare Version 7.2. verfügbar.
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