Kombinieren Sie in einem Indexfeld Suchbegriffe mit logischen Operatoren oder verwenden Sie spezielle Parameter, um genau die gewünschten Dokumente in einer Ergebnisliste zu erhalten. Hört sich kompliziert an? – Nicht mit DocuWare!
Für „normale“ Suchanfragen wählen Sie im Suchdialog einfach Begriffe aus der Auswahlliste aus. Doch es gibt auch einige Fälle, bei denen man etwas spezieller suchen, und natürlich auch finden will. Ein paar Beispiele:
Müller und Partner – Operator AND
Sie suchen nach Dokumenten der Firma Müller und Partner. Leider gibt es im Archiv verschiedene Schreibweisen: Müller und Partner, Müller & Partner, Müller+Partner, …
Um alle Schreibweisen mit einer Suchanfrage zu berücksichtigen, geben Sie in das Suchfeld folgendes ein: *Müller* AND *Partner* - So wird nach allen Dokumenten gesucht, bei denen sowohl Müller als auch Partner im Indexeintrag enthalten sind, was zwischen den Begriffen steht ist egal.
Preisliste, Price List, Liste des prix, Lista de precios – Operator AND
Geschickt eingesetzt schaffen Sie es mit AND und * auch verschiedennamige Dokumente, in diesem Beispiel Länderfassungen der Preisliste, in einer Ergebnisliste aufzuführen. Im Namensfeld geben als Suchbegriff dies ein: *PR* AND *List*
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AND * (Sternchen) |
Egal ob Lisa Schmidt oder Lisa Huber – Operator OR
Sie suchen Dokumente zur Kollegin Lisa, früher hieß sie Schmidt, jetzt Huber. Mit dem Operator OR suchen Sie nach allen Dokumenten auf einmal: Lisa Schmidt OR Lisa Huber
So werden in der Ergebnisliste alle Dokumente aufgeführt, deren Eintrag im entsprechenden Indexfeld entweder Lisa Schmidt oder Lisa Huber ist.
| OR Logische Oder-Verknüpfung, das heißt mindestens einer der mit OR verbundenen Begriffe müssen im Indexeintrag enthalten sein. OR muss immer in Großbuchstaben und auf Englisch geschrieben werden. |
Alles finden außer… – Operator NOT
Sie suchen beispielsweise nach verschiedenen Dokumenten zu einem Projekt, nur nicht nach zugehörigen Rechnungen. Dann geben Sie in das Feld für das Projekt den entsprechenden Namen bzw. die entsprechende Nummer ein und folgendes in das Feld für den Dokumenttyp: NOT Rechnung
| NOT Für die Suche nach Dokumenten, bei denen im entsprechenden Feld ein Indexeintrag vorhanden ist, der aber den nach dem Operator NOT folgende Begriff nicht enthält. Auch NOT muss immer in Großbuchstaben und auf Englisch geschrieben werden. |
Leeres Indexfeld – Operator EMPTY()
Sie suchen beispielsweise nach allen Dokumenten, die bei einem bestimmten Indexfeld keinen Eintrag haben, um diese im Nachhinein zu ergänzen. Geben Sie dazu in dem Suchfeld einfach EMPTY() ein.
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EMPTY() NOTEMPTY() |
Im Knowledge Center haben wir für Sie alle Suchparameter zusammengestellt. Dort erfahren Sie auch, was Sie machen müssen, wenn Sie beispielsweise AND als normalen Suchbegriff und nicht als logischen Operator verwenden möchten.
Und hier noch ein paar weitere Tipps zum Thema Suchen:
