Sie suchen nach einem Dokument, wissen aber nicht genau, in welchem Archiv es abgelegt wurde? Oder Sie suchen zu einem Thema nach Dokumenten, die aber in verschiedenen Archiven abgelegt sind? Kein Problem - Starten Sie in beiden Fällen einfach eine Suche über mehrere Archive. So geht’s.
Angenommen Sie haben für Ihre Rechnungen Jahresarchive mit jeweils gleichem Aufbau. Sie suchen eine Rechnung eines bestimmten Lieferanten, wissen aber nicht mehr, ob sie in diesem oder im letzten Jahr gestellt wurde. In diesem Fall wählen Sie einfach die beiden entsprechenden Archive für die Suche aus und finden das Dokument im Handumdrehen.
Auch wenn Sie Dokumente zu einem Vorgang suchen, die in verschiedenen Archiven abgelegt sind, ist die Suche über mehrere Archive praktisch. Denn Sie erhalten so alle benötigten Dokumente auf einen Blick in einer Ergebnisliste.
So machen Sie es:
Um eine Suche über mehrere Archive zu erstellen, gehen Sie auf Suchen > Suche über mehrere Archive > Neue Suche erstellen.
Wählen Sie anschließend die zu durchsuchenden Archive und einen Suchdialog aus.
Geben Sie dann beispielsweise im Feld "Betreff" einen Suchbegriff ein, wird bei allen gewählten Archiven das Feld "Betreff" durchsucht, vorausgesetzt es gibt ein solches. Die Suche über mehrere Archive ist daher besonders für Archive mit gleichen oder ähnlichen Indexfeldern sinnvoll oder bei der Suche im Volltextfeld.
Möchten Sie öfter die gleiche Kombination von Archiven durchsuchen, speichern Sie am besten Ihre Suche. Klicken Sie dazu im Suchdialog einfach auf Speichern. Dabei werden die Kombination der zu durchsuchenden Archive und der verwendete Suchdialog gespeichert, nicht aber die Suchbegriffe.
Diese Funktion steht für DocuWare Cloud sowie die On-Premises Server-Editionen PROFESSIONAL und ENTERPRISE zur Verfügung.
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