Moderne Kommunikation gepaart mit sicherer Dokumentarchivierung und einfachem Teilen von Dokumenten: das ist der Kern der bidirektionalen Schnittstelle in die Microsoft Plattform. Probieren Sie es aus, bei DocuWare Cloud ist alles inklusive.
Über die neue DocuWare-App in Teams archivieren Sie Dokumente aus Chats und Channels sicher in DocuWare. Und bereits in DocuWare vorliegende Dokumente posten Sie einfach per Link, um sie mit Kollegen zu teilen.
Das bietet die Integration im Einzelnen:
Von Teams nach DocuWare
Über Microsoft Teams wird nicht nur telefoniert und kurz gechattet, es werden auch immer mehr Dokumente geteilt, die per se verstreut in Chats und Channels liegen. Damit diese später wieder leicht aufzurufen sind, auch im Kontext mit zugehörigen Geschäftsdokumenten und E-Mails, ist deren Archivierung ein Muss. Mit der DocuWare App in Microsoft Teams stehen dazu die Funktionen Ablegen ins Archiv und Ablegen in den Briefkorb zur Verfügung. Mit wenigen Klicks sind Ihre Dokumente sicher in DocuWare gespeichert und stehen damit für alle berechtigten Nutzern jederzeit und von überall zur Verfügung. Auch Workflows lassen sich auf Basis dieser neu archivierten Dokumente starten.
Bei der Ablage in ein Archiv öffnet sich direkt in Microsoft Teams der DocuWare Ablagedialog. Mit dem Werkzeug One Click Indexing sind relevante Dokumentinhalte mit wenigen Klicks in die Indexfelder übertragen.
Der Import wird über das Optionen-Menü der Chat-/Channel-Nachricht, an der das Dokument angehängt ist, ausgelöst, nicht über das Menü des Dokuments. Öffnen Sie also das Menü zur Nachricht , klicken dort auf "Weitere Aktionen" und dann auf die mit einem DocuWare Icon versehene Option "Anhänge importieren".
Von DocuWare nach Teams
Posten Sie archivierte Dokumente per Link direkt aus DocuWare in einen Chat oder in einem Kanal von Microsoft Teams, um beispielsweise das Angebot eines Lieferanten in einer Projektgruppe zu teilen. Sie müssen DocuWare dazu nicht verlassen und auch die in DocuWare definierten Berechtigungen greifen weiterhin. Denn Sie posten nicht das Dokument selbst, sondern nur einen Link auf das Dokument, das selbst sicher in DocuWare verwahrt bleibt.
Beim Teilen archivierter Dokumente öffnet sich direkt in DocuWare ein Microsoft Teams Fenster zur Auswahl des Chats oder Channels. Sie können auch gleich eine Nachricht ergänzen.
Die Teilen-Funktion kam bereits im Frühjahr 2022 mit DocuWare Version 7.6 auf den Markt. Hier haben wir weitere Infos für Sie zu dieser Funktion und zum 7.6 Release.
Lizensierung (Update Mai 2023)
Connect to Teams ist in allen DocuWare Cloud Lizenzpaketen inbegriffen. Ab DocuWare Version 7.8 ist es auch als kostenpflichtiges Zusatzmodul für On-Premises Systeme verfügbar.
Die App wird den Nutzern von Microsoft Teams im Bereich Apps von Teams zur Verfügung gestellt. Um archivierte Dokumente in Chats und Channels zu posten, muss lediglich in den Organisationseinstellungen der DocuWare Konfiguration die Teilen-Funktion für Microsoft Teams einmalig aktiviert werden.
Mehr Informationen zu Connect to Teams auf unserer Website
