Genehmigungen und Feedback einholen kann rasch Geduld und Nerven strapazieren. Setzen Sie auf Transparenz und beenden Sie unübersichtliche E-Mail-Verläufe. Mit DocuWare lassen sich auch spontane Anfragen und seltene Aufgaben über einen effizienten digitalen Workflow steuern.
Sofort realisierbar macht dies die Funktion Anfrage senden, die Ihnen mit Workflow Manager direkt im DocuWare Client zur Verfügung steht.
Anfrage für Genehmigung senden – ein Beispiel
Nehmen wir an, Sie haben ein Angebot erhalten und in DocuWare archiviert. Nun sollen verschiedene Kollegen ihr Feedback geben, ob sie dem Angebot zustimmen.
So funktioniert's
- Öffnen Sie das archivierte Angebot über Suchen, Ihre Listen oder die Ordner in DocuWare.
- Nutzen Sie nun die Funktion Anfrage senden. Sie finden diese in der Werkzeugleiste des Viewers, übers Rechtsklick-Kontextmenü des ausgewählten Dokuments oder in der Werkzeugleiste der Ergebnisliste.
- Ihr Klick auf Anfrage senden öffnet ein neues Fenster. Über das Pluszeichen können Sie einen oder beliebig viele DocuWare Nutzer auswählen, an die Ihre Anfrage gesendet wird.
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Legen Sie fest, ob die Kollegen die Anfrage gleichzeitig oder nacheinander erhalten sollen. Darüber hinaus können Sie definieren, ob die Anfrage erfüllt ist, wenn sie von allen oder nur von einem erledigt wurde.
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Unter Details lässt sich die Anfrage flexibel anpassen – einfach, indem Sie die vorausgefüllten Felder überschreiben. Tragen Sie Betreff und Text ein und legen Sie eine oder zwei Entscheidungsoptionen für Ihre Kollegen fest.
- Wenn Sie möchten, dass die Entscheidungen später als Stempel auf dem Dokument eingeblendet werden, aktivieren Sie diese Option:
- Die ausgewählten Benutzer erhalten die Anfrage in ihren DocuWare Aufgaben. Gleichzeitig informiert sie eine automatische Benachrichtigung per Mail, die einen direkten Link zu Dokument und Aufgabe in DocuWare enthält.
- Die Kollegen geben Ihr Feedback dann einfach über die Auswahl einer Entscheidungsoption und optional einen Kommentar.
- Volle Transparenz: Als Initiator der Anfrage haben Sie über Gesandte Anfragen innerhalb Ihrer Aufgaben die Möglichkeit, den aktuellen Status sofort nachzuvollziehen. Wurden alle Entscheidungen getroffen, werden Sie zusätzlich automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Die in diesem Artikel beschriebene Funktion ist im Umfang von DocuWare Cloud enthalten. Wenn Sie DocuWare als On-Premises-System verwenden, steht sie Ihnen über das Zusatzmodul Workflow Manager zur Verfügung. Im Workflow Designer sind keinerlei Einstellungen nötig, um die Funktion nutzen zu können.
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