Passen Sie die Aufgabenliste an Ihre Bedürfnisse an und bearbeiten so mehr Aufgaben in kürzerer Zeit.
Ihr Unternehmen setzt Workflow Manager ein und Sie erledigen im DocuWare Client regelmäßig Ihre Aufgaben. Wenn Sie alle Funktionen dieser Oberfläche kennen, können Sie Zeit und Aufwand sparen.
Bei den Aufgaben hat jeder Workflow einen eigenen Reiter, auch Tab genannt. Er trägt den Namen des jeweiligen Workflows und zeigt mit einer Zahl an, wie viele Aufgaben Ihnen in diesem Workflow zugewiesen wurden. Im Bild unten sehen Sie zum Beispiel den Reiter „Rechnungen“ mit vier Aufgaben. Färbt sich bei geöffnetem Tab der Hintergrund rot, heißt das, Sie haben eine oder mehrere neue Aufgaben erhalten.
Der Designer, das unbekannte Wesen?
Wie Ihre Aufgabenliste grundsätzlich aussieht, legt die Person fest, die in Ihrem Unternehmen mit dem Workflow Designer, einem Tool von DocuWare, die Workflows gestaltet. Das kann Ihr Abteilungsleiter, die erfahrene Kollegin oder auch der Administrator sein. Diese Person definiert meist nach Vorgaben der Firma oder Abteilung, welche Entscheidungen Ihnen für eine Aufgabe mit welchen Details zur Auswahl stehen. Auch die Spaltentitel und deren Anordnung werden von ihr voreingestellt. Falls Sie Ideen für die Verbesserung der Aufgabenliste haben, sprechen Sie den Designer einfach an.
Aufgaben noch bequemer erledigen
Sie selbst können aber auch beeinflussen, wie bequem die Liste für Sie zu handhaben ist. Dafür braucht es nur wenige Klicks:
- Filtern Sie Ihre Aufgaben: Um Ihre Aufgaben schneller überblicken zu können, filtern Sie die Inhalte Ihrer Aufgabenliste, zum Beispiel nach Aktivität. Dabei kann auch in mehreren Spalten gleichzeitig gefiltert werden. Im Kopf jeder Spalte finden Sie ein Filtersymbol: Mit einem Klick darauf öffnet sich der Filterdialog, in dem Sie aus einem Menü ein Filterkriterium auswählen. Sobald Sie einen Filter gesetzt haben, erscheint der Button Filter zurücksetzen, mit dem Sie die Einstellung wieder aufheben können.
- Sortieren Sie nach Fälligkeit: Mit einem Klick auf den Spaltenkopf Fälligkeitsdatum sortieren Sie die Liste nach den Fristen für die Aufgaben. Möchten Sie zusätzlich nach weiteren Spalten sortieren, halten Sie Shift gedrückt und klicken auf die nächste Spalte.
- Setzen Sie die Werte zurück: Wenn Sie in einer Aufgabe aus Versehen falsche Eingaben gemacht haben, klicken Sie einfach auf Abbrechen und öffnen Sie die Aufgabe erneut, dann werden alle Inhalte neu geladen.
- Hinterlegen Sie Ihre Abwesenheit für Vertretungen: Falls im Workflow mit einer Vertretungsregel bestimmt wurde, welche Person oder Stelle Ihre Aufgaben erledigen soll, wenn Sie mal nicht da sind, hinterlegen Sie Ihre Abwesenheitsdaten, zum Beispiel für Ihren Urlaub, im Hauptmenü unter Profil und Einstellungen > Abwesenheitseinstellungen.
- Nutzen Sie die Workflow-Historie: Markieren Sie eine Aufgabe und klicken Sie auf Workflow-Historie, dann sehen Sie, wer bei diesem Vorgang bisher welche Entscheidungen getroffen hat.
- ... und die Dokumenthistorie im Viewer: Wenn Sie dort auf das Werkzeug mit dem Uhrsymbol klicken, sehen Sie die Historie des Dokuments mit allen Workflows, die mit diesem Dokument verbunden sind, und allen bereits abgeschlossenen Aufgaben. Ein Tipp, sollte es doch mal irgendwo haken: Falls Sie sich einmal für Support an DocuWare wenden möchten, hilft es, die Dokumenthistorie und darin die automatischen Aktivitäten sowie auch die letzte fehlerhafte Aktivität zu öffnen und ihrer Anfrage einen Screenshot beizufügen.
- Praktisches Kontextmenü: Klicken doch mal mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe und werfen Sie einen Blick in die Funktionenvielfalt, die sich Ihnen damit eröffnet.
Lesen Sie auch, wie Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, und erfahren Sie mehr zur Best Practice bei Workflows sowie zu Anfragen für schnelle Entscheidungen.