Jeder Urlaub endet einmal. Damit die Erholung nicht gleich am ersten Arbeitstag wieder dahin ist, binden Sie Ihre Kollegen per Workflow in ein Vertretermodell ein, das automatisch abläuft und Ihre Aufgaben einfach weiterreicht, wenn Sie nicht da sind.
Mit DocuWare Workflow Manager kann ihr Stellvertreter alles für Sie erledigen – und wenn der nicht da ist, die nächste zuständige Person. Eine Vertretungsregel sorgt dafür, dass andere Ihre Workflow-Aufgaben bearbeiten können, wenn Sie für das Unternehmen nicht erreichbar sind. Bevor Sie in den Urlaub gehen, wird darin festgelegt, welchen Kollegen Ihre Aufgaben zugewiesen werden sollen. Das sichert Ihrem Unternehmen einen kontinuierlichen Geschäftsprozess.
So springt der Kollege automatisch für Sie ein
Während Sie sich erholen, geht dann zum Beispiel die Aufgabe der Rechnungsfreigabe in der Firma an den Mitarbeiter, der für Sie als erster in der Reihe der Stellvertreter aufgeführt ist. Kann auch diese Person nicht erreicht werden, wird die Aufgabe an den zweiten weitergeleitet und so weiter. Vertretungsregeln erstellen Sie in der DocuWare Administration.
Im DocuWare Client tragen Sie unter Mein Profil zudem Ihre Abwesenheit ein. Ebenso macht dies jeder Kollege, der in der Regel als Vertreter für Sie hinterlegt ist, für sich. Die Abwesenheiten sind natürlich zwingend notwendig, denn ohne sie ist eine Vertretungsregel unbrauchbar. Diese Daten können übrigens auch in der DocuWare Administration hinterlegt werden.
Wenn alle Urlaub haben: Mehrere Vertreter mit automatischer Prio
Für umfassendere Vorgaben stellen Sie mehrere Vertretungsregeln einfach in einer Vertretungsliste zusammen. Sie kann zum Beispiel aus mehreren Regeln für verschiedene Kostenstellen oder Abteilungen bestehen. Vertretungslisten erstellen Sie ebenfalls im Workflow Designer oder auch in der DocuWare Administration. Aus einer solchen Liste wählen Sie im Workflow Designer dann alle oder einzelne Vertretungsregeln für das Zuweisen von Aufgaben aus. Das heißt, eine Regel sollte in mindestens einer Vertretungsliste enthalten sein.
Bei DocuWare Cloud ist Workflow Manager mit seiner Vertretungsfunktion enthalten. Wenn Sie mit einem lokal installierten System arbeiten, benötigen Sie eine eigene Lizenz.
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