Sie möchten vermeiden, dass Rechnungsdubletten in den Verarbeitungsprozess gelangen? Erfahren Sie, wie sich die automatische Abfrage mit DocuWare Workflow Manager umsetzen lässt.
Rechnungsdubletten automatisch identifizieren war schon einmal Thema im DocuWare Produkt Blog. Heute folgen fünf konkrete Tipps dafür, wie Sie die Aktivitäten im Workflow Designer des DocuWare Workflow Manager konfigurieren, damit der Prozess erkennt, ob bereits eine Rechnung mit gleichen Indexwerten in den einschlägigen Feldern wie Lieferant und Rechnungsnummer im Archiv vorhanden ist.
- Fügen Sie im Workflow Designer Ihrem Rechnungsworkflow die Aktivität Daten zuweisen hinzu und geben Sie ihr zum Beispiel den Namen Dublette abfragen.
- Für die Datenzuweisung empfehlen sich die globalen Workflow-Variablen Lieferant, Rechnungsnummer, DocID und Dublette. Weisen Sie Lieferant, Rechnungsnummer und DocID den entsprechenden Indexeinträgen des Dokuments zu. Der Workflow-Variablen Dublette weisen Sie den Eintragstyp Archiv zu:
- Definieren Sie die externen Daten für den Eintrag Archiv – klicken Sie dafür in der Spalte Eintrag auf das Bearbeitungswerkzeug. Wählen sie in der sich neu öffnenden Maske für den Datenabgleich das gleiche Archiv (also das Archiv, in dem Sie Ihre Eingangsrechnungen ablegen) aus und für die Spalte Doc ID.
- Legen Sie darüber hinaus im Bereich Select-Statement für die WHERE-Bedingung fest, dass der Lieferantenname und die Rechnungsnummer mit allen Dokumenten außer dem Ursprungsdokument im Archiv verglichen werden.
- Wählen Sie für den nächsten Schritt im Workflow die Aktivität Bedingung aus und benennen sie z.B. mit Dublette vorhanden. Konfigurieren Sie die Bedingung so, dass geprüft wird, ob die globale Variable Dublette leer ist.
