Doppelte Datensätze und Zahlungen sind ärgerlich. Sorgen Sie dafür, dass Dubletten gar nicht erst in den Verarbeitungsprozess gelangen.
Werden Belege zu Beginn der Rechnungsverarbeitung doppelt erfasst, kann das am Ende zu lästigen doppelten Buchungen und Zahlungen führen. Mit einer im Rechnungsworkflow integrierten Dublettenkontrolle lässt sich Frust vermeiden. Je nachdem, mit welchen Modulen Sie Ihren Rechnungsworkflow abwickeln, bietet Ihnen DocuWare diese Möglichkeiten:
1. Autoindex und Task Manager
Gleiche Datensätze in Ihrem Rechnungsarchiv identifiziert zum Beispiel DocuWare Autoindex. Definieren Sie mehrere Indexfelder als Matchcode: Lieferant und Rechnungsnummer bieten sich dafür an. Autoindex gleicht die Felder laufend ab, erkennt Belege mit identischen Einträgen und versieht sie mit dem Status mögliche Dublette. Dies konfigurieren Sie über die Funktion Matchcode unter Verwendung einer externen Datenbank als Quelle.
Die automatische Suche nach den möglichen Dubletten speichern Sie mit DocuWare Task Manger als Liste. Sobald Autoindex doppelte Belege herausfischt, erscheinen sie im Listenbereich der Buchhaltung und können überprüft werden, bevor es zur erneuten Buchung und Zahlung kommt.
Eine mögliche Dublette wird im Listenbereich angezeigt
2. Workflow Manager
Die andere Möglichkeit der automatischen Dublettenkontrolle lässt sich mit DocuWare Workflow Manager steuern und nahtlos in den Prozess der Rechnungsverarbeitung einbinden. Konfigurieren Sie den Workflow so, dass im ersten Schritt nach der Ablage einer neuen Rechnung alle weiteren Rechnungen im Archiv mit gleichen Indexwerten in den einschlägigen Feldern (Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum) identifiziert werden.
Erkennt der Workflow Übereinstimmungen, erhält die Buchhaltung in ihren Aufgaben eine Warnung und kann entsprechend reagieren.
Eine mögliche Dublette wird im Verlauf der Rechnungsprüfung im Aufgabenbereich der Buchhaltung angezeigt