DocuWare Aura: Ihr intelligenter KI-Assistent für den modernen Arbeitsalltag

Haben Sie sich schon einmal gewünscht, Ihrem DocuWare System einfach eine Frage zu stellen und im Handumdrehen eine fundierte, geschäftsrelevante Antwort zu erhalten? Mit DocuWare Aura wird dieser Wunsch Realität: Der neue KI-Assistent steht Ihnen ab sofort in der neuen DocuWare Cloud Version und der Mobile App zur Verfügung. So sparen Sie wertvolle Zeit bei der Informationssuche und gewinnen mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben. 

 

Inhalt:

• Wo und wie können Sie DocuWare Aura nutzen? 
• Unterstützung auf neuem Niveau
• DocuWare Aura vs. klassische Suche in DocuWare: Das Beste aus zwei Welten  
• Praxisbeispiele  
• Was DocuWare Aura so besonders macht 
• Funktionen und Grenzen 
• So wird DocuWare Aura konfiguriert 
• Bereit, DocuWare Aura für Ihre Aufgaben einzusetzen?   
  

  
  
  
  

Wo und wie können Sie DocuWare Aura nutzen?  

DocuWare Aura ist direkt in das neue DocuWare eingebunden – ganz ohne komplizierte Menüs oder Einstellungen. Nutzen Sie Aura überall dort, wo Sie täglich arbeiten. 

• Im Viewer: Öffnen Sie ein Dokument, klicken Sie auf das lilafarbene Aura-Sternchensymbol und erhalten Sie direkt eine Zusammenfassung, Erklärung oder gezielte Informationen. Klar und verständlich – egal wie umfangreich oder komplex das Dokument ist.  

  Beispiel: „Fasse dieses Dokument für mich zusammen.“ 

• In der Ergebnisliste: Wählen Sie bis zu 15 Dokumente aus und befragen Sie Aura gezielt dazu. Ein Klick auf das Aura-Sternchensymbol oben genügt – es ist keinerlei Konfiguration nötig. Aura analysiert ausschließlich die von Ihnen ausgewählten Dokumente. 
  
  Beispiel: „Vergleiche diese Verträge“ oder „Extrahiere alle Zahlungsbedingungen.“ 
  
  
• Im Chat: Stellen Sie Ihre Fragen einfach in natürlicher Sprache, verfolgen Sie weiterführende Antworten oder vergleichen Sie Dokumente unmittelbar im Workflow. Aura durchsucht alle vom Administrator freigegebenen Archive und liefert präzise Ergebnisse. 
  
  Beispiel: „Welche Lieferantenverträge enthalten spezielle Zahlungsbedingungen?“ 

Um DocuWare Aura zu nutzen, brauchen Sie keinerlei Schulung oder technisches Know-how. Sobald Ihr DocuWare Cloud System auf Version 7.15 aktualisiert wurde, ist Aura einsatzbereit. Sie können jederzeit zwischen der klassischen und der neuen DocuWare Oberfläche wechseln. 

Unterstützung auf neuem Niveau  

DocuWare Aura geht weit über klassische Suchfunktionen hinaus und bietet Ihnen genau die Funktionen, die Sie im Arbeitsalltag benötigen:  

Mit DocuWare Aura wird vieles einfacher: 

• Finden: Sie müssen keine Dateinamen oder Stichwörter kennen – stellen Sie einfach Ihre Frage. Aura überprüft sowohl den Dokumenteninhalt als auch Indexfelder und liefert dabei oftmals sogar zusätzliche Erkenntnisse.
• Vergleichen: Sparen Sie Zeit, indem Aura für Sie Dokumente abgleicht und Abweichungen oder Unterschiede hervorhebt.
• Zusammenfassen: Erfassen Sie mit einem Blick Schlüsselpunkte und Verpflichtungen in langen oder komplexen Dokumenten.

DocuWare Aura vs. klassische Suche in DocuWare: Das Beste aus zwei Welten

DocuWare Aura und die klassische DocuWare Suche ergänzen sich ideal: Die klassische Suche eignet sich für präzise und gezielte Recherchen – etwa nach Vertragsnummern, Kundennamen oder bestimmten Indexbegriffen. DocuWare Aura hingegen glänzt bei Anfragen in natürlicher Sprache, tiefergehenden Analysen und dem schnellen Verständnis komplexer Inhalte. In Kombination ermöglichen sie ein effizientes und intelligentes Dokumentenmanagement.  

Praxisbeispiele  

In jedem Geschäftsbereich verwandelt DocuWare Aura Ihre Dokumente in nutzbare Erkenntnisse, die Abläufe beschleunigen, bessere Entscheidungen unterstützen und mehr Agilität ermöglichen. Die folgenden Beispiele zeigen nur einen Ausschnitt dessen, was DocuWare Aura für Ihr Unternehmen leisten kann. 

Finanzwesen: Unterstützung beim Monatsabschluss

Herausforderung
Für den Monatsabschluss müssen Informationen aus einer Vielzahl von Belegquellen zusammengetragen werden. Die Teams müssen häufig fehlende Rechnungen, noch nicht verbuchte Verpflichtungen und Belege, die noch geprüft werden müssen, identifizieren, um einen vollständigen und korrekten Abschluss zu gewährleisten.

Fragen Sie DocuWare Aura  
„Ermittle Dokumente, die sich auf den aktuellen Monatsabschluss auswirken könnten.“ 

Was DocuWare Aura leistet 
DocuWare Aura überprüft Verträge, Verpflichtungen, Rechnungen und Finanzunterlagen, um sicherzustellen, dass alle für den Monatsabschluss relevanten Posten berücksichtigt werden. 

Geschäftlicher Nutzen
Ein schnellerer Abschlussprozess, eine verbesserte Vollständigkeit und weniger finanzielle Überraschungen.  

Vertragsmanagement und Rechtsabteilung: Die Auswirkungen regulatorischer Änderungen bewerten  

Herausforderung
Wenn sich Vorschriften ändern, müssen Unternehmen ermitteln, welche Verträge davon betroffen sein könnten. Ohne KI bedeutet dies oft, dass Hunderte von Verträgen manuell geprüft werden müssen. 

Fragen Sie DocuWare Aura
„In welchen bestehenden Verträgen wird auf unsere bisherige Richtlinie zur Datenaufbewahrung Bezug genommen?“ 

Was DocuWare Aura leistet
DocuWare Aura durchsucht Verträge nach Verweisen auf veraltete Richtlinien oder Vorschriften und listet alle potenziell betroffenen Verträge auf. 

Geschäftlicher Nutzen
Beschleunigt behördliche Prüfungen, verringert Compliance-Risiken und unterstützt rechtliche Abhilfemaßnahmen. 

Unternehmensführung und Business Intelligence: Geschäftsrisiken abteilungsübergreifend identifizieren 

Herausforderung
Geschäftsrisiken werden oft an verschiedenen Stellen innerhalb des Unternehmens dokumentiert. Ohne einen zentralen Überblick können wichtige Risiken unbemerkt bleiben. 

Fragen Sie DocuWare Aura 
„Was sind die derzeit größten Geschäftsrisiken, die unternehmensweit dokumentiert sind?“ 

Was DocuWare Aura leistet
DocuWare Aura analysiert risikobezogene Dokumente aus allen Abteilungen – wie beispielsweise Risikoregister, Prüfungsberichte, Verträge und Projektunterlagen – kategorisiert Risiken (z. B. finanzielle, rechtliche, operative) und hebt wichtige Themen und Probleme hervor, die die Aufmerksamkeit der Geschäftsleitung erfordern. 

Geschäftlicher Nutzen
Verbesserte strategische Steuerung, frühzeitigere Erkennung kritischer Probleme und bessere Priorisierung von Managementmaßnahmen.  

Weitere Anwendungsbeispiele finden Sie auf der neuen Aura Produktseite. Bald veröffentlichen wir einen eigenen Artikel mit zusätzlichen Praxisbeispielen und Tipps. 

Was DocuWare Aura so besonders macht  

• Einfache Kommunikation: Formulieren Sie Ihre Fragen ganz natürlich – Aura versteht über 100 Sprachen, ganz ohne technischen Jargon. 
• Sicher und individuell: Aura liefert nur Informationen, auf die Sie tatsächlich zugreifen dürfen. 
• Immer aktuell: Die Antworten basieren stets auf den aktuellsten Dokumenten und Ihren persönlichen Zugriffsrechten. 
• Datenschutz garantiert: Ihre Fragen und Dokumentinhalte werden von Aura nicht gespeichert.  
  
  

Funktionen und Grenzen 

Was DocuWare Aura für Sie leistet: 

• Beantwortet umgehend Fragen zu Ihren Geschäftsdokumenten. 
• Fasst mehrere Dokumente zusammen und vergleicht sie. 
•  Erkennt den Inhalt auch unbekannter Dokumente und deckt Änderungen zuverlässig auf – ganz einfach per Anfrage.  
  
  

Was DocuWare Aura nicht unterstützt: 

• Durchsucht ausschließlich Ihre DocuWare Inhalte, nicht das Internet oder externe Quellen. 
• Greift nicht auf Dokumente ohne Berechtigung zu. 
• Speichert weder Ihre Daten noch Ihre Anfragen.
• Garantiert bei Bildern, handschriftlichen oder Dokumenten mit schlechter Texterkennung (OCR) keine vollständigen Antworten; diese Dokumente werden jedoch berücksichtigt. 
• Verschiebt keine Dateien und steuert Workflows nicht automatisch. 

So wird DocuWare Aura konfiguriert 

Im neuen DocuWare und der Mobile App ist DocuWare Aura bereits aktiviert. Ihr Administrator wählt lediglich aus, welche Archive für DocuWare Aura zugänglich sind.  Alle bestehenden Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen bleiben erhalten.  DocuWare Aura berücksichtigt nur Dokumente, auf die der jeweilige Benutzer Zugriff hat. 

Weitere Informationen zur Konfiguration von DocuWare Aura, Nutzung und Kontingenten finden Sie im Knowledge Center. 
  

Bereit, DocuWare Aura für Ihre Aufgaben einzusetzen? 

Die DocuWare Aura Freemium Version steht allen Nutzern des neuen DocuWare Cloud kostenlos zur Verfügung. Wenn Sie zusätzliche Funktionen wünschen, können Sie jederzeit auf DocuWare Aura Premium upgraden – für längere Sessions, erweiterte Features und mehr Kapazität.

Weitere Informationen finden Sie auf der neuen DocuWare Aura Produktseite.