Unternehmen erhalten viele E-Rechnungen per E-Mail und möchten diese auf ihre Richtigkeit prüfen. In Deutschland ist eine solche Validierung sogar gesetzlich vorgeschrieben. Mit der neuen, kostenlosen Funktion von Connect to Mail können Sie eingehende E-Rechnungen automatisch anhand der geltenden Formatstandards und Geschäftsregeln überprüfen lassen.
Inhalt:
- Was die neue Funktion leistet
- Feature ohne Extrakosten
- Validierung von E-Rechnungen und der DocuWare E-Invoicing Service
- Sie können sofort loslegen
Was die neue Funktion leistet
Sagen wir, eine E-Rechnung geht in einem Postfach ein, das von Connect to Mail bzw. "E-Mail allgemein"-Konfiguration überwacht wird. Das kann zum Beispiel eine XRechnung (XML) oder eine ZUGFeRD-Rechnung (XML mit eingebettetem PDF) sein. DocuWare validiert diese sofort automatisch im Hintergrund, wobei die Archivierung im normalen Tempo weiterläuft. Jedes Dokument wird wie gewohnt abgelegt, unabhängig vom Validierungsergebnis.
Das Validierungsergebnis erhalten Sie in drei Formen dargestellt:
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Anmerkung (Annotation): Eine optionale, farbcodierte Anmerkung direkt auf dem Dokument zeigt eine der drei Ergebnisarten: Gültig, Gültig mit Warnungen oder Ungültig.
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Validierungsbericht: Mit dem Dokument wird ein vollständiger Validierungsbericht abgelegt und kann über den neuen Button „Validierungsbericht anzeigen“ im DocuWare Viewer direkt geöffnet und heruntergeladen werden.
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Indexfelder: Die Validierungsergebnisse können in Indexfelder geschrieben werden, sind somit durchsuchbar und für weitere Prozesse nutzbar.
Die Validierungsfunktion unterstützt die E-Rechnungsformate XRechnung, Peppol BIS 3.0 und ZUGFeRD, Factur-X, die alle auf dem europäischen E-Rechnungsstandard EN 16931 beruhen.
Feature ohne Extrakosten
Die Validierungsfunktion ist ohne zusätzliche Kosten in allen Paketen von DocuWare Cloud enthalten. Für lokal installierte Systeme ist sie Teil der Connect to Mail Lizenz ab DocuWare Version 7.13.
Es muss also keine separate Lizenz erworben werden und es erfolgt keine Abrechnung pro Vorgang. Die Funktion wird einfach mit einem Häkchen in der Konfiguration für Connect to Mail (E-Mail allgemein) aktiviert.
Validierung von E-Rechnungen und der DocuWare E-Invoicing Service
Die neue Funktion in Connect to Mail arbeitet Hand in Hand mit dem DocuWare E-Invoicing Service, ersetzt diesen jedoch nicht. Sie deckt vielmehr ein spezielles Szenario ab: die Validierung von per E-Mail eingehenden E-Rechnungen, die über Connect to Mail verarbeitet werden.
Unternehmen, die den vollständigen E-Rechnungszyklus benötigen – Versand und Empfang über Netzwerke wie Peppol oder lokale Netzwerke, regulatorische Meldungen, Validierung unterschiedlichster internationaler Formate und rechtssichere Archivierung – ist der DocuWare E-Invoicing Service die zukunftssichere Lösung.
Er rüstet nicht nur für den Austausch von Statusmeldungen, sondern auch für die anstehende elektronische Umsatzsteuermeldung in Echtzeit (E-Reporting), die zum Beispiel in Deutschland in wenigen Jahren ansteht. Zudem wird er bei Änderung der lokalen gesetzlichen Vorgaben kontinuierlich angepasst.
Sie können sofort loslegen
Für DocuWare Cloud steht Ihnen die Validierungsfunktion in Connect to Mail ab sofort zur Verfügung. Für lokale Installationen ist das Feature für die DocuWare Versionen 7.13 und 7.14 über Hotfixes verfügbar – im Support-Portal unter Setups, Updates & Hotfixes.
Weitere Informationen finden Sie unter E-Rechnungen in Connect to Mail validieren.