Mit der Volltextsuche in DocuWare finden Sie Dokumente so schnell und flexibel wie Informationen im Web. Hier erfahren Sie, mit welchen Tricks Sie die Trefferlisten einer Volltextsuche optimal verfeinern.
Jeder Suchdialog in DocuWare enthält standardmäßig das Suchfeld Fulltext, wenn für das Archiv, in dem gesucht wird, die Volltextsuche aktiviert ist.
Geben Sie wie bei einer Suchmaschine im Internet einfach beliebige Begriffe in dieses Feld ein, um neben den Indexbegriffen auch den gesamten Inhalt aller Dokumente im Archiv zu durchforsten.
Sobald Sie ein Dokument aufrufen, erkennen Sie die gefundenen Begriffe im Dokument an farbigen Markierungen. Der erste im Dokument gefundene Suchbegriff ist rot markiert, alle weiteren gelb. So sehen Sie sofort, in welchem Kontext die Suchbegriffe stehen.
Die Volltextsuche bietet maximale Flexibilität beim schnellen Finden, kann jedoch zu umfangreichen Trefferlisten führen. Oder aber es werden keine Treffer angezeigt, weil der Suchbegriff im Suchfeld anders geschrieben wurde als im Dokument.
Nutzen Sie in solchen Fällen folgende Kniffe, um die Ergebnisse aus einer Volltextsuche zu präzisieren.
1. Nach Wortfolgen suchen
Mit einer Phrasensuche können Sie ganz gezielt nach zusammenhängenden Wortfolgen in Dokumenten suchen. Geben Sie dazu im Feld Fulltext die gesuchten Begriffe innerhalb von Anführungszeichen ein: Wenn Sie beispielsweise nach "Frosch groß" suchen, werden nur diejenigen Dokumente angezeigt, die genau diese Wortfolge enthalten.
2. Logische Operatoren einsetzen
Mit den Operatoren AND, OR und NOT können Sie mehrere Suchbegriffe logisch miteinander verknüpfen, um eine Volltextsuche gezielt einzuschränken. Geben Sie z.B. München Messe AND 2022 OR 2023 ein, werden alle Dokumente angezeigt, welche die Begriffe München, Messe, 2022 oder München, Messe, 2023 enthalten. Mit NOT schließen Sie Begriffe aus. Ausführliche Tipps zur Suche mit Operatoren finden hier.
3. Volltext- und Schlagwortsuche kombinieren
Darüber hinaus können Sie das Volltextfeld wie gewohnt mit anderen Indexfeldern kombinieren. Wenn Sie z.B. nur Dokumente benötigen, die in einem bestimmten Zeitraum abgelegt wurden, grenzen Sie diesen Zeitraum über die Datumsfelder ein und nutzen das Volltextfeld für inhaltliche Suchbegriffe.
4. Platzhaltersuche mit ? und *
Wenn Sie die Schreibweise eines Suchbegriffs nicht genau kennen, ersetzen Sie einfach ein einzelnes Zeichen im Wort durch ein Fragezeichen oder mehrere Zeichen durch ein Sternchen: So findet die Suche nach Ma?r Dokumente, in denen Mair und Mayr vorkommt, weil durch das Fragezeichen genau ein Zeichen ersetzt wird. Bei der Suche nach Ma*r hingegen werden zusätzlich zu Mair und Mayr auch Mayer und Maier gefunden, da durch das * beliebig viele Zeichen für die Suche ersetzt werden.
