Bei der GFT Fassaden AG, einem Systemlieferanten für innovative Fassadenverkleidungen in St. Gallen, war die Rechnungsprüfung früher ebenso aufwändig wie zeitraubend. Oft nur mühsam konnte sich die Geschäftsführung den notwendigen Überblick verschaffen. Heute sorgt ein modernes Cloud-basiertes DMS für effiziente und transparente Arbeitsabläufe in der Verwaltung.
„Die Rechnungsprüfung war früher ein zentrales Problem in der Verwaltung“, erklärt Iwan Thür, einer der beiden Geschäftsführer der GFT Fassaden AG. Einerseits, weil die wöchentlich rund hundert, meist per E-Mail geschickten Eingangsrechnung erst ausgedruckt und dann nacheinander den zuständigen Mitarbeitern sowie abschließend der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden mussten, bevor sie von der Buchhaltung bezahlt werden konnten. Andererseits, weil es sich bei den Rechnungen meist um bedeutende Summen handelt – jährlich immerhin rund 14 Millionen Franken –, die pünktlich bezahlt werden sollten. Da die Mitarbeiter oft unterwegs bei Kunden sind oder dezentral arbeiten, blieben die Belege auf den Schreibtischen manchmal länger liegen, bis sie die Geschäftsführung prüfen und an die Buchhaltung weiterreichen konnte.
Bei einer Informationsveranstaltung des Systemhauses Bissinger aus Gundelfingen an der Donau wurde Iwan Thür auf das Dokumentenmanagement-System DocuWare aufmerksam gemacht. Das schlüssige Workflow-Konzept und die problemlose Integration in das vorhandene ERP-System MyFactory waren schließlich ausschlaggebend, sich für diese Software zu entscheiden. „Der autorisierte DocuWare Partner hat einen guten Job gemacht“, fasst Iwan Thür zusammen. Da das Unternehmen die gesamte EDV und auch das ERP-System aus der Cloud bezieht, sei es nur logisch gewesen, auch beim DMS die Cloud-basierte Lösung zu wählen, so Thür. Das günstige Preis-Leistungs-Verhältnis war für das mit 27 Mitarbeitern kleine mittelständische Unternehmen ein weiteres Argument.
Seit Jahresbeginn 2020 ist DocuWare bei der GFT Fassaden AG im Einsatz. Die Umsetzung verlief Geschäftsführer Thür zufolge rasant. „Das DMS hat sich gleich zu Beginn besonders bewährt, als während des Lockdowns alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten mussten. Mit DocuWare konnten wir unsere Geschäfte weiter wie gewohnt laufen lassen. Das war für uns ein Segen.“ Heute schätzt Iwan Thür besonders, dass das DMS so vielfältige Möglichkeiten bietet und sich den eigenen Wünschen flexibel anpassen lässt.
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