Auch in der Schweiz beschleunigen viele Unternehmen die Digitalisierung mit Cloud-basiertem Dokumenten-Management. Bei der Egger Schaltanlagen GmbH beispielsweise kostete die Suche nach Projektunterlagen enorm viel Zeit. Seit der auf Schaltanlagen- und Steuerungsbau spezialisierte Fachbetrieb DocuWare Cloud einsetzt, stehen den Mitarbeitern sämtliche Informationen in digitalen Projektmappen sofort zur Verfügung. Davon profitieren auch die Kunden.
Mit hoher Fachkompetenz schnell und präzise auf die individuellen Wünsche der Kunden zu reagieren, gehört bei der Egger Schaltanlagen GmbH seit zwei Jahrzehnten zur Unternehmens-DNA. Um damit seine Wettbewerbsfähigkeit auch in Zukunft zu sichern, hat das Schweizer Familienunternehmen heute seinen Fokus auf die Digitalisierung gerichtet. Dem langfristigen Ziel, ein gänzlich papierloses Unternehmen zu werden, sei man durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) einen großen Schritt nähergekommen, sagt Geschäftsführer Pascal Egger. 
Erste Etappe sei die Optimierung des Projektmanagements gewesen: „Die Präsentation des DocuWare Partners, der Friedli Projektmanagement GmbH aus Ehrendingen, hat uns überzeugt, dass wir mit dieser Lösung auf dem richtigen Weg sind.“ Für DocuWare sprachen nicht nur die rechtssichere Archivierung aller Belege im zentralen Dokumenten-Pool und der bequeme Zugriff auf alle Projektunterlagen über das Internet. Für Pascal Egger war ebenso entscheidend, mit Workflows unterschiedlichste Arbeitsabläufe im Unternehmen beschleunigen zu können.
Digitale Projektakten für schnellen Zugriff
Im Februar 2020 wurde in der Projektierung mit dem DocuWare Einsatz begonnen. Bei Egger Schaltanlagen werden pro Jahr durchschnittlich 600 Projekte bearbeitet, die Mitarbeiter müssen dabei täglich etwa 2000 Seiten Unterlagen archivieren. Dazu zählen umfangreiche Bauanleitungen ebenso wie Angebote, Notizen oder Nachweisprotokolle. „Gut eine Stunde konnte es früher dauern, wenn Unterlagen in Papierordnern aus dem Archiv im Hochregallager etwa für Servicearbeiten herausgesucht werden mussten. Heute werden sämtliche Dokumente, die ein Projekt betreffen, unter der entsprechenden Projektnummer im zentralen Dokumenten-Pool archiviert und stehen damit allen Berechtigten in der digitalen Projektmappe sofort zur Verfügung. Papierunterlagen werden dafür gescannt, automatisch verschlagwortet und gespeichert. Durch die Integration von DocuWare in XPANDIT, der Software für Projekterstellung, sind alle dort generierten Dokumente wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder Lieferscheine mit nur einem Mausklick sofort gespeichert und automatisch indexiert. Die Arbeitsabläufe haben sich massiv verbessert, ist Geschäftsführer Egger zufrieden: „Projekte können jetzt viel schneller bearbeitet werden, da wir uns grundsätzlich nicht mehr vom Arbeitsplatz wegbewegen müssen. Jeder hat alle Informationen zum Projekt mit ein paar Mausklick zur Verfügung.“ Aber auch auf den Baustellen können Bauleiter oder Serviceangestellte jederzeit über das Internet auf die digitale Projektakte zugreifen. Ein weiterer Vorteil: Falls Kunden über ein Projekt Informationen brauchen, können ihnen jetzt die erforderlichen Unterlagen noch während des Telefonats per Mail zugeschickt werden.
Transparenz in allen Bereichen
Als nächstes wurden Buchhaltung und Personalabteilung in das DMS eingebunden. In der Buchhaltung sorgt heute ein vorkonfigurierter Workflow für die schnelle und transparente Prüfung der Eingangsrechnungen. Ein weiterer Workflow für Abwesenheitsmeldungen ermöglicht es den Mitarbeitern, mit dem Handy bequem auch von zuhause aus ihren Urlaubsantrag in ein Web-Formular einzutragen oder Krankheitsfälle und Arzttermine so zu melden. Geschäftsführer Egger kann dann sofort reagieren, Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Gleichzeitig behält auch die Personalabteilung den Überblick.
Was Pascal Egger an DocuWare besonders gefällt, ist die einfache Bedienung und der Zugriff auf die Dokumente von überall aus. Der DocuWare Einsatz soll deshalb kontinuierlich ausgebaut werden, ein Vertragsmanagement wird gerade installiert. Auf dem Weg zur Digitalisierung will Pascal Egger jedoch nichts überstürzen: „Besonders unsere älteren Mitarbeiter müssen sich an die veränderten Arbeitsabläufe erst einmal gewöhnen. Jeder soll verstehen, welche Vorteile das DMS für ihn bringt.“
Den Bericht „Schnell und präzise schalten" lesen Sie auch in der Zeitung ERFOLG 2/3 2022 des Schweizerischen KMU Verbandes.
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