Im Beschaffungsprozess arbeiten verschiedene Abteilungen mit zahlreichen Dokumenten – von Angeboten über Lieferscheine bis hin zu Rechnungen. In vielen Unternehmen sind diese Informationen jedoch über E-Mails, Netzlaufwerke, ERP-Systeme und Papierakten verteilt. Die Konsequenz: Verzögerungen, mangelnde Transparenz und ein hoher Abstimmungsaufwand.
Um hier entgegenzusteuern, sollten Unternehmen nicht nur einzelne Prozessschritte betrachten, sondern generell den Umgang mit Dokumenten und Informationen im gesamten Prozess optimieren. Wie das aussehen kann, lesen Sie in diesem Beitrag.
Übersicht:
- Typische Engpässe und Ineffizienzen im Beschaffungsprozess
- Modernes Dokumentenmanagement als zentraler Hebel zur Optimierung von Beschaffungsprozessen
- Praxisbeispiel: Optimierte Beschaffungsprozesse bei Giebeler Feuerschutz
- Wie Sie die Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse praktisch angehen
- Fazit: Beschaffungsprozesse optimieren mit digitalem Dokumentenmanagement
- Häufige Fragen zur Optimierung von Beschaffungsprozessen (mithilfe eines DMS)
Typische Engpässe und Ineffizienzen im Beschaffungsprozess
Wer Beschaffungsprozesse optimieren und den Einkauf digitalisieren möchte, sollte zunächst die typischen Schwachstellen im eigenen Unternehmen kennen. Denn Ineffizienzen entstehen meist nicht punktuell, sondern durch gewachsene Strukturen, Medienbrüche und fehlende Übersicht.
Unstrukturierte Bedarfsanforderungen
In vielen Unternehmen starten Beschaffungsprozesse unstrukturiert: Anforderungen kommen per E-Mail, Chat oder Telefon. Dabei fehlen häufig zentrale Angaben wie Menge, Kostenstelle oder Liefertermin. Der Einkauf muss nacharbeiten, Informationen einholen und Anforderungen klären. Das führt zu Verzögerungen, einem gesteigerten Abstimmungsaufwand und einer deutlich höheren Fehleranfälligkeit – und das bereits zu Beginn des Prozesses.
Dokumente über verschiedene Systeme verteilt
Eine typische Situation: Angebote liegen im E-Mail-Postfach, Bestellungen im ERP-System, Verträge auf Netzlaufwerken, Lieferscheine und Rechnungen werden teilweise noch in Papierordnern abgeheftet. Informationen müssen also mühsam zusammengesucht werden, ein durchgängiger Blick auf den Beschaffungsvorgang ist kaum möglich – ein klarer Bremsfaktor für die Optimierung von Beschaffungsprozessen.
Fehlende Transparenz im Prozess
Oft ist nicht eindeutig erkennbar, in welchem Status sich eine Bestellung befindet, wer verantwortlich ist oder ob die Freigabe bereits erfolgt ist. Diese fehlende Transparenz führt zu Rückfragen, Verzögerungen und Unsicherheiten im Arbeitsalltag. Gleichzeitig wird die Nachvollziehbarkeit bei Audits oder internen Kontrollen erschwert.
Hoher manueller Abstimmungsaufwand
Viele Beschaffungsprozesse sind von manuellen Abstimmungen geprägt: Rückfragen zwischen Abteilungen, mehrfach versendete Dokumente und unterschiedliche Versionen im Umlauf.
Das kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Missverständnissen. Wer seinen Beschaffungsprozess im Büromanagement optimieren möchte, sollte genau hier ansetzen und manuelle Schritte konsequent reduzieren.
Modernes Dokumentenmanagement als zentraler Hebel zur Optimierung von Beschaffungsprozessen
Viele der genannten Herausforderungen entstehen weniger durch den Beschaffungsprozess selbst, sondern durch verstreute Informationen und fehlende Struktur. An dieser Stelle setzt ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) an.
Informationen und Dokumente zentral verfügbar machen
Ein DMS bündelt alle relevanten Dokumente – von Angeboten und Bestellungen bis hin zu Lieferscheinen und Rechnungen – an einem zentralen Ort. Anstelle isolierter Ablagen entstehen so strukturierte Vorgangs- oder Lieferantenakten, die alle Informationen logisch zusammenführen.
Dank Volltextsuche lassen sich Dokumente in Sekunden finden. Alle Beteiligten arbeiten mit demselben Informationsstand, Suchaufwände werden deutlich reduziert – eine zentrale Voraussetzung, um Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten.
Transparenz über den gesamten Beschaffungsprozess schaffen
Durch die zentrale Ablage lassen sich Dokumente eindeutig Bestellungen, Lieferanten oder Projekten zuordnen. Gleichzeitig bleiben alle Bearbeitungsschritte nachvollziehbar dokumentiert. Das schafft eine klare Übersicht über laufende Vorgänge und verbessert die Entscheidungsgrundlage im Alltag.
Abstimmungsaufwand reduzieren
Anstatt Dokumente per E-Mail zu versenden, greifen alle Beteiligten direkt auf die zentrale Ablage zu. Eine automatische Indexierung sorgt dafür, dass Inhalte korrekt verschlagwortet und sofort auffindbar sind. Das reduziert Rückfragen und vermeidet doppelte Suchen nach Informationen. Die Folge: Abstimmungen werden schlanker und Prozesse laufen ruhiger.
Prozesse digital unterstützen
Ein DMS endet nicht bei der Ablage: In Kombination mit digitalen Prozessen lassen sich Freigaben, Prüfungen und Weiterleitungen automatisieren. Technologien wie Intelligent Document Processing (IDP) ermöglichen zudem das automatische Auslesen und Weiterverarbeiten von Inhalten. Teams profitieren so von kürzeren Durchlaufzeiten, weniger manuellen Eingriffen und klar definierten Verantwortlichkeiten.
Praxisbeispiel: Optimierte Beschaffungsprozesse bei Giebeler Feuerschutz
Das Beispiel von Giebeler Feuerschutz zeigt, wie stark sich digitales Dokumentenmanagement in der Praxis auswirkt. Das Unternehmen wollte die dokumentenintensive Auftragsbearbeitung effizienter, schneller und transparenter gestalten.
Die Ausgangssituation:
Mit wachsendem Auftragsvolumen stieß Giebeler Feuerschutz zunehmend an Grenzen: Papierbasierte Prozesse verlangsamten die Abläufe und erschwerten den Zugriff auf Informationen. Dokumente mussten manuell gesucht und verarbeitet werden – ein klarer Engpass im Tagesgeschäft.
Das Unternehmen sah sich daher nach einer Lösung um, die Dokumente zentral verwaltet und gleichzeitig nahtlos mit dem bestehenden ERP-System STEPS Business Solution zusammenarbeitet.
Die Umsetzung:
Die Entscheidung fiel auf DocuWare mit direkter Anbindung an das ERP-System. Seit November 2023 läuft die Auftragsbearbeitung nun vollständig digital. Alle relevanten Dokumente – von Angeboten über Bestellungen bis hin zu Lieferscheinen – werden zentral im Archiv zusammengeführt und sind jederzeit per Suche verfügbar. Anfang 2025 wurde die Lösung um Intelligent Document Processing erweitert. Damit lassen sich auch komplexe Lieferantenrechnungen automatisiert auslesen, prüfen und nach Freigabe direkt an DATEV übergeben.
Ergebnisse
Die Effekte sind deutlich spürbar: Informationen stehen schneller zur Verfügung und sind ortsunabhängig abrufbar. Der manuelle Suchaufwand wurde erheblich reduziert und die Transparenz im gesamten Prozess gesteigert. Besonders eindrucksvoll ist, dass das Unternehmen jährlich rund 270.000 Dokumente weniger druckt. Zudem konnte in der Buchhaltung trotz des steigenden Rechnungsvolumens auf eine zusätzliche Stelle verzichtet werden.
Wie Sie die Optimierung Ihrer Beschaffungsprozesse praktisch angehen
Die Optimierung von Beschaffungsprozessen gelingt am besten schrittweise mit einem klaren Fokus auf Transparenz, Struktur und Alltagstauglichkeit.
1. Status quo der Beschaffungsprozesse analysieren
Bevor Sie Maßnahmen ableiten, sollten Sie verstehen, wie Ihr Beschaffungsprozess tatsächlich vonstattengeht und nicht nur, wie er dokumentiert ist. Entscheidend ist, konkrete Reibungspunkte sichtbar zu machen. Hilfreiche Leitfragen sind dabei:
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Welche Schritte durchläuft eine Bestellung von der Anforderung bis zur Rechnung?
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Wo entstehen Verzögerungen, Rückfragen oder Suchaufwände?
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An welchen Stellen sind Informationen über verschiedene Systeme verteilt?
2. Einen klar abgegrenzten Startbereich auswählen
Anstatt den gesamten Prozess auf einmal zu verändern, sollten Sie mit einem überschaubaren Teilbereich starten. Das reduziert Komplexität und ermöglicht schnelle Erfolge. Orientieren Sie sich dabei an folgenden Fragen:
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Wo ist der Aufwand aktuell am größten?
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In welchem Bereich lässt sich mit wenig Aufwand schnell Nutzen erzielen?
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Welche KPIs sollen den Erfolg messbar machen?
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Welcher Prozess eignet sich als Pilotprojekt, ohne andere Abläufe zu stören?
3. Passendes Dokumentenmanagementsystem auswählen
Das gewählte DMS sollte sich an Ihren Prozessen und Anforderungen orientieren – nicht umgekehrt. Im Fokus stehen dabei Struktur, Transparenz und Integrationsfähigkeit. Achten Sie insbesondere darauf:
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Lassen sich alle relevanten Dokumente zentral und strukturiert verwalten?
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Unterstützt das System Freigaben, Prüfprozesse und eine nachvollziehbare Historie?
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Ist eine Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme möglich?
4. Umsetzung im digitalen Startbereich beginnen
Starten Sie die Einführung des DMS gezielt im ausgewählten Bereich und etablieren Sie dort die neuen Abläufe im Alltag. Wichtige Erfolgsfaktoren:
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Klare Regeln für Dokumentenablage, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten
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Erste Workflows für Freigaben, Prüfungen und Weiterleitungen
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Anbindung an bestehende Systeme im gewählten Prozessbereich
So schaffen Sie eine stabile Grundlage für die weitere Skalierung.
5. Mitarbeitende einbinden und die Nutzung im Alltag absichern
Technologie allein reicht nicht – entscheidend ist, dass die neuen Prozesse auch gelebt werden. Darauf kommt es an:
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Frühzeitige Einbindung aller beteiligten Teams
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Schulungen für Systemnutzung und neue Abläufe
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Klare Zuständigkeiten und verbindliche Regeln
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Aktives Management von Rückfragen und Akzeptanzhürden
6. Ergebnisse auswerten und den Einsatz schrittweise ausweiten
Nach dem Start sollten Sie die erzielten Verbesserungen systematisch bewerten und daraus nächste Schritte ableiten. Wichtige Maßnahmen:
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Bewertung von Suchaufwand, Transparenz und Durchlaufzeiten anhand definierter KPIs
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Einholen von Feedback aus Einkauf, Buchhaltung und Fachbereichen
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Gezielte Optimierung von Workflows und Abläufen
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Schrittweise Ausweitung auf weitere beschaffungsnahe Prozesse
So entwickeln Sie Ihren Ansatz kontinuierlich weiter – und machen die Optimierung von Beschaffungsprozessen zu einem nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.
Fazit: Beschaffungsprozesse optimieren mit digitalem Dokumentenmanagement
In Beschaffungsprozessen entstehen viele Herausforderungen nicht durch die Prozesse selbst, sondern durch verteilte Informationen, fehlende Strukturen und Medienbrüche. Ein strukturiertes Dokumentenmanagement schafft hier eine zentrale, durchgängige Informationsbasis.
So gelingt es Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Transparenz entlang des gesamten Prozesses nachhaltig zu erhöhen.
Häufige Fragen zur Optimierung von Beschaffungsprozessen (mithilfe eines DMS)
Was bedeutet es, Beschaffungsprozesse zu optimieren?
Die Optimierung von Beschaffungsprozessen bedeutet, Abläufe von der Bedarfsermittlung über die Bestellung bis zur Rechnungsverarbeitung effizienter zu gestalten. Ziel ist es, manuelle Schritte zu reduzieren, Durchlaufzeiten zu verkürzen und die Transparenz im gesamten Prozess zu erhöhen.
Wo liegen die größten Hebel bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen?
Die größten Hebel liegen in der Reduzierung manueller Abstimmungen, in klar strukturierten Freigabeprozessen und in der zentralen Verfügbarkeit von Informationen. Besonders wirkungsvoll ist es, alle relevanten Dokumente zentral zu organisieren und für alle Beteiligten transparent zugänglich zu machen.
Wie können Unternehmen Beschaffungsprozesse effizienter gestalten?
Unternehmen gestalten Beschaffungsprozesse effizienter, indem sie Abläufe standardisieren, Zuständigkeiten klar definieren und manuelle Abstimmungen reduzieren. Die digitale Dokumentenverwaltung und strukturierte Workflows sorgen zusätzlich für schnelleren Zugriff auf Informationen und mehr Transparenz.
Welche Rolle spielt Dokumentenmanagement bei der Optimierung von Beschaffungsprozessen?
Ein Dokumentenmanagementsystem bündelt alle beschaffungsrelevanten Dokumente zentral und macht sie jederzeit verfügbar. In Kombination mit Technologien wie Intelligent Document Processing können Dokumente automatisiert erfasst und weiterverarbeitet werden, wodurch Prozesse beschleunigt und manuelle Tätigkeiten reduziert werden.
Kann Dokumentenmanagement mit ERP-Systemen im Einkauf integriert werden?
Ja, moderne Dokumentenmanagementsysteme lassen sich in der Regel nahtlos in ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren. Dadurch bleiben Dokumente direkt mit den jeweiligen Geschäftsvorfällen verknüpft und können kontextbezogen abgerufen werden.
Müssen Unternehmen ihren gesamten Beschaffungsprozess neu gestalten, um ihn zu verbessern?
Nein, in vielen Fällen reicht es aus, zunächst einzelne Teilprozesse zu optimieren. Unternehmen beginnen häufig mit der Verbesserung von Dokumentenorganisation, Transparenz und Freigaben und erweitern darauf aufbauend schrittweise ihre Prozesse.
