Ein effizienter Einkaufsprozess ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung – unabhängig von Größe oder Branche. Für kleine Unternehmen bedeutet eine optimierte Einkaufsplanung oft den Unterschied zwischen Gewinn und Verlust, während große Unternehmen ihre komplexen Lieferketten effizient managen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei kann ein reibungslos funktionierender Einkaufsprozess nicht nur Kosten senken, sondern auch Lieferengpässe minimieren, die Produktqualität sichern und die Kundenzufriedenheit steigern.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Schritte im Einkaufsprozess sich wie digitalisieren lassen, damit Sie von zügigen Übergaben, mehr Transparenz, weniger Klärfällen und schnelleren Durchlaufzeiten profitieren – und das messbar über aussagekräftige KPIs.
Übersicht:
- Sechs Schritte im Einkaufsprozess: Wo Digitalisierung konkret unterstützt
- Die Rolle des Dokumentenmanagements im Einkauf
- Einkaufsprozesse digitalisieren: So gelingt die Umsetzung in der Praxis
- Einkauf 4.0: Was heißt das konkret und was ist realistisch?
- Fazit: Digitalisierung im Einkauf gelingt, wenn sie pro Prozessschritt konkret wird
- Häufig gestellte Fragen zu Digitalisierung im Einkauf
Sechs Schritte im Einkaufsprozess: Wo Digitalisierung konkret unterstützt
Der Einkaufsprozess an sich lässt sich grob in sechs Schritte unterteilen. In jedem Schritt finden sich klare Hebel, mit denen die Digitalisierung Ihr Unternehmen messbar entlasten, Risiken reduzieren und Geschwindigkeit bringen kann. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie sich diese Maßnahmen in Ihrem Arbeitsalltag auswirken und woran sich ihr Erfolg messen lässt.
1. Bedarfsermittlung: Bedarf strukturiert erfassen
Am Anfang jedes Einkaufsprozesses steht der Bedarf. Hier entstehen bereits die ersten Herausforderungen, beispielsweise in Form von unvollständigen Angaben, fehlenden Kostenstellen oder spontanen Direktkäufen („Maverick Buying“). Das führt zu Rückfragen, Verzögerungen und schlechter Datenqualität – und wirkt sich damit auf alle nachfolgenden Schritte aus.
Digitalisierungspotenzial: Ein standardisiertes Bedarfsmeldeformular mit Pflichtfeldern wie Warengruppe, Liefertermin, Kostenstelle oder Budget sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen von Anfang an vorliegen. Vordefinierte Auswahlwerte helfen dabei Rückfragen und Datenchaos zu vermeiden. Wird der Bedarf eingereicht, durchläuft er automatisch die richtige Freigabekette – abhängig von Betrag, Kostenstelle oder Warengruppe. Der Status ist jederzeit transparent und alle Beteiligten werden automatisch informiert.
Ergebnis im Geschäftsalltag: Weniger Rückfragen, schnellere Freigaben sowie eine bessere Datenqualität für Bestellung und Abgleich.
Typische KPIs: Durchlaufzeit von Bedarf bis Freigabe, First-time-right-Rate, Anzahl der Rückfragen pro Bedarf, Maverick-Buying-Quote, Freigabe-Backlog (offene Freigaben pro genehmigende Person).
2. Lieferantenauswahl: Wissen bündeln und Entscheidungen nachvollziehbar machen
Ist der Bedarf geklärt, erfolgt die Lieferantenauswahl. In vielen Unternehmen finden sich die Informationen dazu meist in E-Mails, auf Laufwerken oder in persönlichen Ablagen. Die Konsequenz: Zertifikate laufen ab, Preislisten sind nicht eindeutig versioniert und im Zweifel ist nicht mehr nachvollziehbar, warum ein bestimmter Lieferant ausgewählt wurde.
Digitalisierungspotenzial: Eine digitale Lieferantenakte schafft Abhilfe. Alle relevanten Informationen – beispielsweise Verträge, Zertifikate, Preislisten, Ansprechpartner und Kommunikation – sind zentral an einem Ort verfügbar. Standardisierte Bewertungskriterien machen Lieferanten vergleichbar, Gültigkeiten und Erinnerungen verhindern zusätzlich, dass Nachweise unbemerkt ablaufen. Desweiteren definiert ein strukturierter Onboarding-Prozess, welche Dokumente erforderlich sind, wer zuständig ist und bis wann etwas erledigt sein muss.
Ergebnis im Geschäftsalltag: Schnellere Lieferantenauswahl, weniger Risiken und ein deutlich geringerer Such- und Abstimmungsaufwand.
Typische KPIs: Time-to-onboard, Vollständigkeitsquote der Lieferantenakten, Anteil abgelaufener/fehlender Nachweise, Zeitaufwand pro Lieferantenprüfung oder Anzahl der Nachforderungsschleifen.
3. Angebotseinholung und Verhandlungen: Angebote vergleichbar machen
Angebote kommen häufig als PDF via E-Mail, werden lokal abgelegt und in Excel verglichen – meist ohne saubere Belegkette. Versionen vermischen sich entsprechend, Abweichungen sind schwer nachvollziehbar und Freigaben für Verhandlungszeiträume sind nicht immer ordnungsgemäß dokumentiert.
Digitalisierungspotenzial: Digitale Tools bündeln alle Angebote zentral. Kerndaten wie Preis, Lieferzeit oder Zahlungsbedingungen werden strukturiert erfasst und sind direkt vergleichbar. Bewertungsmatrizen mit gewichteten Kriterien machen Entscheidungen transparent und nachvollziehbar, auch im Nachhinein. Freigaben für Verhandlungsspielräume (z. B. Preisgrenzen, Zahlungsziel) sind klar mit einer sauberen Historie geregelt.
Ergebnis im Geschäftsalltag: Schnellere Entscheidungen, konsistente Verhandlungsstände und besser nutzbares Wissen für künftige Ausschreibungen.
Typische KPIs: Durchlaufzeit von RFQ-Start bis zur Lieferantenauswahl, Anzahl der Angebotsrunden, Einsparungen gegenüber dem Ziel oder die Wiederverwendungsrate von Vorlagen.
4. Bestellung: Bestellbezug sauber aufsetzen
Die Bestellung ist der zentrale Faktor im weiteren Prozess. Fehlen hier Referenzen oder werden Änderungen nicht ausreichend dokumentiert, entstehen später Klärfälle bei Wareneingang und Rechnung.
Digitalisierungspotenzial: Die Digitalisierung macht die Bestellung zur „Single Source of Truth“. Pflichtfelder stellen sicher, dass Lieferant, Kostenstelle, Warengruppe und PO-Nummer immer vorhanden sind. Alle Dokumente – von der Bestellung über die Bestellbestätigung bis zum Vertrag – werden automatisch verknüpft. Änderungen laufen über einen klaren Prozess mit Versionierung und Freigabe. Abweichungen in der Bestellbestätigung lösen frühzeitig einen Klärprozess aus.
Ergebnis im Geschäftsalltag: Weniger Klärfälle, stabiler Abgleich und eine höhere Automatisierung im späteren Verlauf.
Typische KPIs: PO-Compliance (Anteil Rechnungen mit Bestellbezug), Vollständigkeitsquote der Betellungen, Änderungsrate und Durchlaufzeit bis zur Bestellbestätigung.
5. Wareneingang und Qualitätskontrolle: Abweichungen früh erfassen
Verspätete oder nicht dokumentierte Wareneingänge sind ein häufiger Grund für blockierte Rechnungen. Werden Abweichungen informell geklärt, fehlt noch dazu später die Nachvollziehbarkeit, beispielsweise bei Reklamationen oder Audits.
Digitalisierungspotenzial: Digitale Wareneingangsprozesse sorgen für Transparenz. Lieferscheine und Wareneingänge werden direkt zur Bestellung erfasst. Abweichungen werden strukturiert mit Kategorie, Verantwortlichen, Frist und Status dokumentiert. Prüfprotokolle, Fotos oder Freigaben sind direkt am Vorgang hinterlegt. Fehlt ein Wareneingang, obwohl eine Rechnung eingegangen ist, erinnert das System automatisch.
Ergebnis im Geschäftsalltag: Weniger Blockaden, schnellere Klärungen und bessere Nachvollziehbarkeit bei Reklamationen oder Audits.
Typische KPIs: Fristgerechte Wareneingangsquote, Abweichungsquote (Menge/Qualität) sowie die Zeit bis zur Klärung, Anteil von Rechnungen ohne passenden Wareneingang, Backlog offener Abweichungsfälle.
6. Rechnungsprüfung und Zahlung: Abgleich automatisieren, Klärfälle systematisch steuern
Am Ende des Prozesses entscheidet sich, ob der Einkauf effizient skaliert oder im manuellen Aufwand stecken bleibt. Viele Eingangskanäle, fehlende Bestellbezüge und lange Freigaben kosten Zeit und Geld, etwa durch verpasste Skonti.
Digitalisierungspotenzial: Rechnungen werden automatisch ausgelesen mit Bestellungen und dem Wareneingang abgeglichen, Toleranzregeln ermöglichen einen 2- oder 3-Wege-Abgleich ohne manuelle Eingriffe. Klärfälle folgen einem Standardprozess mit klaren Zuständigkeiten und dokumentierten Lösungen. Freigaben sind transparent und revisionssicher. Rechnungen können nach Fälligkeit oder Skonti priorisiert werden.
Ergebnis im Geschäftsalltag: Eine höhere Touchless Rate, reduzierte manuelle Arbeit, weniger Mahnungen sowie eine bessere Cashflow-Steuerung.
Typische KPIs: Touchless Rate (Anteil Rechnungen ohne manuelle Eingriffe), Exception Rate (Anteil Rechnungen mit Klärfall aufgeschlüsselt nach Ursachen), Durchlaufzeit von Freigabe bis zur Zahlung der Rechnung, Kosten pro Rechnung, Skonto-Ausnutzungsquote und Anteil verspäteter Zahlungen.
Die Rolle des Dokumentenmanagements im Einkauf
Warum Dokumentenmanagement bei Einkaufsprozessen zentral ist
Gerade im Einkauf, wo viele Dokumente und Verträge verwaltet werden müssen, spielt ein professionelles Dokumentenmanagementsystem eine entscheidende Rolle. Nur so lassen sich potenzielle Probleme im Einkauf und in der Lieferkette frühzeitig erkennen und minimieren.
Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems in Einkaufsprozessen
Transparenz und Verfügbarkeit
Ein DMS stellt sicher, dass alle einkaufsrelevanten Dokumente zentral gespeichert und jederzeit verfügbar sind – unabhängig von Ort oder Abteilung. Einkauf, Finance und das Lager greifen auf dieselbe Informationsbasis zu, ohne Dokumente weiterleiten oder mehrfach ablegen zu müssen. Das erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern auch Audits und interne Rückfragen.
Reduzierte Fehleranfälligkeit
Durch die Automatisierung von Workflows und die zentrale Ablage lassen sich Fehler, die durch manuelle Eingaben oder unklare Dokumentationen entstehen, erheblich reduzieren. Ein DMS automatisiert die Zuordnung von Dokumenten zu Bestellungen, Lieferanten oder Rechnungen und reduziert so Medienbrüche und falsche Zuordnungen. Relevante Daten wie PO-Nummern, Mengen oder Lieferanten werden außerdem strukturiert erfasst und stehen konsistent für Folgeprozesse zur Verfügung.
Bessere Compliance und rechtliche Sicherheit
Ein DMS sorgt dafür, dass alle Einkaufsdokumente revisionssicher archiviert und gemäß gesetzlichen Vorgaben, wie beispielsweise die GoBD, aufbewahrt werden. Änderungen werden dabei nachvollziehbar dokumentiert, alle relevanten Unterlagen lassen sich bei Prüfungen schnell bereitstellen. Das reduziert das Risiko bei Audits und schafft interne Sicherheit.
Effizientes Risikomanagement
Durch die zentrale, revisionssichere Ablage lassen sich Änderungen und Abweichungen im Einkaufsprozess lückenlos nachvollziehen. Das verbessert das Risikomanagement, da Unklarheiten früh erkannt und gezielt geklärt werden können. Gerade bei Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung zahlt sich diese Transparenz aus.
Erleichterte Zusammenarbeit
Ein DMS fördert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, da alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten. Rückfragen, doppelte Ablagen oder parallele Dokumentenversionen entfallen. Status und Historie eines Vorgangs sind für alle nachvollziehbar.
Kostenersparnis
Nicht zuletzt führt ein digitales Dokumentenmanagement zu messbaren Kosteneinsparungen. So reduzieren digitale Prozesse die Bearbeitungskosten pro Vorgang deutlich – beispielsweise von durchschnittlich 60 Euro auf nur sechs bis acht Euro. Gleichzeitig lassen sich Rechnungen schneller prüfen und fristgerecht zahlen – inklusive möglicher Skontovorteile.
Einkaufsprozesse digitalisieren: So gelingt die Umsetzung in der Praxis
Die Digitalisierung von Einkaufsprozessen scheitert selten an den jeweiligen Tools, sondern eher daran, dass zu viel auf einmal verändert werden soll. Neue Lösungen werden eingeführt, bevor klar ist, wo eigentlich die größten Herausforderungen liegen. Das Resultat: hoher Aufwand, wenig Akzeptanz und ein kaum messbarer Nutzen.
Deshalb gilt: Nicht alles auf einmal digitalisieren, sondern dort ansetzen, wo aktuell die meisten Wartezeiten, Rückfragen und Klärfälle entstehen. Wie das in der Praxis gelingt, zeigen die folgenden Schritte.
Ist-Analyse: Engpässe sichtbar machen
Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme. Ziel ist es, die Stellen im Einkaufsprozess zu identifizieren, an denen Informationen verloren gehen oder Prozesse regelmäßig ins Stocken geraten. Typische Fragen dabei sind:
- Wo entstehen Medienbrüche – etwa durch E-Mails, Excel-Listen oder Papierdokumente?
- An welchen Stellen stauen sich Freigaben?
- Wo treten die meisten Klärfälle auf, zum Beispiel durch Rechnungen ohne Bestellbezug, fehlende Wareneingänge oder Abweichungen?
- Welche Dokumente fehlen besonders häufig – und warum?
Priorisieren: Top-3-Hebel festlegen
Nicht jeder identifizierte Schwachpunkt muss sofort gelöst werden. Entscheidend ist, die Maßnahmen zu priorisieren, die den größten Effekt versprechen. Eine häufige und bewährte Quick-Win-Kombination besteht aus:
- einer standardisierten Bedarfsmeldung,
- beschleunigten Freigaben und
- einem stabilen Rechnungsabgleich.
- Wirkung: Wo lassen sich Zeit sparen, Kosten senken oder Risiken reduzieren?
- Machbarkeit: Welche Maßnahmen lassen sich mit vorhandenen Daten, Beteiligten und Schnittstellen realistisch umsetzen?
Pilot starten: Ein Bereich, klare Regeln, messbare Ziele
Als Start empfiehlt sich ein klar abgegrenzter Pilot. Das kann eine bestimmte Warengruppe, ein Standort oder ein ausgewählter Prozessabschnitt sein. Wichtig dabei ist, Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen und messbare Ziele zu definieren. Typische KPIs sind etwa Durchlaufzeiten, Touchless Rate oder Exception Rate. Diese Kennzahlen sollten vor dem Start gemessen werden, um später echte Verbesserungen sichtbar zu machen. Regelmäßige Feedback-Schleifen – zum Beispiel wöchentliche kurze Reviews – helfen, Formularfelder, Regeln oder Workflows frühzeitig anzupassen und die Akzeptanz zu erhöhen.
Integration und Governance sicherstellen
Damit digitale Prozesse stabil laufen, braucht es klare Spielregeln. Dazu gehört die Festlegung, welche Referenzen verpflichtend sind – etwa PO-Nummer, Kostenstelle oder Lieferant. Ebenso wichtig ist die saubere Verknüpfung der Dokumente: Rechnung, Bestellung und Wareneingang müssen eindeutig zusammengehören. Nur so lassen sich Abgleiche automatisieren und Klärfälle reduzieren. Rollen, Rechte, Stellvertretungen und Eskalationsmechanismen sorgen dafür, dass Prozesse auch bei Abwesenheiten oder Sonderfällen nicht hängen bleiben.
Rollout skalieren: Standards und Betrieb etablieren
Im letzten Schritt werden Standards definiert und ausgerollt: Freigabematrizen, Toleranzregeln, Ausnahmeprozesse und Templates werden vereinheitlicht. Schulungen für Einkauf, Fachbereiche und Finance stellen sicher, dass alle Beteiligten wissen, wer etwas wann und warum bearbeitet. Das reduziert Unsicherheiten und fördert die Akzeptanz. Im laufenden Betrieb helfen außerdem regelmäßige KPI-Reviews – monatlich oder quartalsweise –, um die Prozesse weiter zu optimieren und den Nutzen der Digitalisierung dauerhaft zu sichern.
Einkauf 4.0: Was heißt das konkret und was ist realistisch?
„Einkauf 4.0“ klingt nach Zukunft, Automatisierung und künstlicher Intelligenz. In der Praxis sorgt der Begriff aber oft eher für Unsicherheit: Was steckt wirklich dahinter? Und was ist für Unternehmen heute tatsächlich umsetzbar? Ein detaillierter Blick zeigt: Einkauf 4.0 ist schlichtweg die konsequente Weiterentwicklung digitaler Einkaufsprozesse.
Kurzdefinition Einkauf 4.0
Einkauf 4.0 beschreibt den nächsten Reifegrad nach der reinen Digitalisierung einzelner Schritte. Prozesse laufen durchgängig von Bedarf bis Zahlung, Daten und Dokumente sind miteinander verknüpft, und Entscheidungen werden zunehmend daten- statt erfahrungsbasiert getroffen. Es geht hier um stabile, transparente Abläufe, die sich automatisieren und auswerten lassen.
Was ist neu gegenüber klassischer Digitalisierung?
Der Unterschied liegt vor allem im Anspruch an Durchgängigkeit und Qualität. Während klassische Digitalisierung häufig bedeutet, Dokumente elektronisch abzulegen oder einzelne Arbeitsschritte zu automatisieren, zielt Einkauf 4.0 auf den End-to-End-Prozess ab: vom Bedarf über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnung.
Manuelle Eingriffe werden gezielt durch klare Regeln und eine bessere Datenqualität reduziert. Gleichzeitig entsteht Echtzeit-Transparenz: Status von Vorgängen, offene Klärfälle, Verantwortlichkeiten und Engpässe sind jederzeit sichtbar – statt in E-Mails oder Excel-Listen versteckt zu sein.
Kurzübersicht digitale Technologien im Einkauf
Einkauf 4.0 wird oft mit bestimmten Technologien verbunden. Dazu zählen:
Künstliche Intelligenz und Machine Learning
KI zeigt ihren Nutzen vor allem dort, wo viele Dokumente und Daten verarbeitet werden. Intelligent Document Processing (IDP) erkennt Informationen aus Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen automatisch, prüft sie und weist auf Auffälligkeiten hin – etwa ungewöhnliche Preisabweichungen, Dubletten oder fehlende Pflichtangaben.
Big Data und Analytics
Entsprechende Tools helfen, Ausgaben zu analysieren, Lieferantenleistung zu messen oder Preis- und Mengenmuster zu erkennen. Einsparpotenziale lassen sich gezielt priorisieren.
Cloud-Technologien
Die Cloud ermöglicht einheitliche Prozesse über Standorte hinweg, schnelles Skalieren, zentrale Workflows und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Finance und Fachbereichen.
Internet of Things (IoT)
Sensoren und Verbrauchsdaten können Bedarfe automatisch auslösen oder Bestände überwachen. Der Mehrwert entsteht aber nur dann, wenn die nachgelagerten Prozesse – von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung – bereits sauber digitalisiert sind.
Blockchain
Blockchain ist ein Spezialthema für bestimmte Branchen und Szenarien, etwa für Herkunfts- oder Nachweisketten. Für die meisten Unternehmen ist sie nicht der erste Hebel auf dem Weg zu Einkauf 4.0, sondern eine optionale Ergänzung in klar abgegrenzten Anwendungsfällen.
Fazit: Digitalisierung im Einkauf gelingt, wenn sie pro Prozessschritt konkret wird
Digitalisierung im Einkauf entfaltet ihren Nutzen durch konkrete Verbesserungen entlang jedes Prozessschritts. Dort, wo strukturierte Daten erfasst, Dokumente gezielt verknüpft, Ausnahmen standardisiert und Freigaben beschleunigt werden, entstehen messbare Effekte im Tagesgeschäft.
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist dabei der Bestellbezug als Rückgrat eines stabilen Einkaufsprozesses. Er reduziert Klärfälle, beschleunigt die Rechnungsprüfung spürbar und macht den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess erst richtig skalierbar. Der nächste logische Schritt ist daher der Übergang von punktuellen Einzeloptimierungen zu einem durchgängigen Purchase-to-Pay-Prozess – mit klaren Workflows und messbaren KPIs.
Wer diesen Weg konsequent geht, schafft Transparenz, senkt Prozesskosten – und gibt dem Einkauf die Rolle, die er heute braucht: strukturiert, steuerbar und zukunftsfähig.
Häufig gestellte Fragen zu Digitalisierung im Einkauf
Welche Schritte im Einkaufsprozess lassen sich am besten und schnellsten automatisieren?
Am schnellsten lassen sich die Prozessschritte automatisieren, bei denen klare Regeln gelten und strukturierte Daten vorliegen. Dazu zählen vor allem die standardisierte Bedarfsmeldung mit automatischem Freigaberouting, die Rechnungsprüfung bei Rechnungen mit Bestellbezug über Datenerfassung und Abgleichregeln sowie die automatische Zuordnung von Bestellbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen zum jeweiligen Vorgang.
Wie gehe ich mit Rechnungen ohne Bestellbezug um (No-PO)?
Rechnungen ohne Bestellbezug sollten klar geregelt und strukturiert bearbeitet werden. Wichtig ist festzulegen, in welchen Fällen No-PO-Rechnungen zulässig sind, welche Pflichtangaben erforderlich sind und wer die Freigabe erteilen darf. Ein standardisierter Klärprozess mit verantwortlicher Person, Frist und Eskalation stellt sicher, dass diese Rechnungen den Gesamtprozess nicht ausbremsen. Langfristiges Ziel sollte es sein, den No-PO-Anteil durch bessere Bedarfsermittlung und höhere PO-Compliance zu reduzieren.
Welche KPIs sollten wir im Einkauf tracken, um den Erfolg der Digitalisierung zu messen?
Um den Erfolg der Digitalisierung messbar zu machen, sollten KPIs sowohl Effizienz als auch Prozessqualität abbilden. Dazu gehören insbesondere Durchlaufzeiten von Freigaben sowie von Rechnung bis Zahlung, die Touchless Rate und Exception Rate inklusive ihrer Ursachen, die PO-Compliance und Maverick-Buying-Quote sowie die internen Kosten pro Vorgang, etwa pro Rechnung.
