Enge Integration in das ERP-System
Bei der Auswahl des DMS stand neben einer intuitiven Bedienoberfläche vor allem die enge Verknüpfung mit dem ERP-System im Vordergrund. Der komplexe Prozess der Auftragsbearbeitung erfordert einen fortlaufenden Austausch zwischen beiden Systemen, zumal im Laufe einer Bearbeitung immer wieder Budgetvorgaben der Auftraggeber mit aktuellen Bedarfen abgeglichen und kleine Anpassungen vorgenommen werden müssen.
Früher wurden Änderungen direkt auf den Papierunterlagen vermerkt und anschließend ins ERP übertragen. Ebenso wurden früher die Aufträge bei der Bearbeitung per Papier oft mit handschriftlichen Anmerkungen aktualisiert und anschließend im ERP weiterbearbeitet. Die Anforderung an das DMS war, den Prozess komplett digital in enger Verzahnung mit dem ERP-System abzubilden. Ausschlaggebend für die Entscheidung war zudem, dass sowohl ERP als auch DMS vom selben Realisierungspartner stammen – so ließ sich das Problem getrennter Verantwortlichkeiten vermeiden.
Seit November 2023 läuft die Auftragsbearbeitung vollständig digital. Die per E-Mail in einem Funktionspostfach eingehenden Aufträge werden auf die Oberfläche des ERP-Systems gezogen und die Positionen dort eingepflegt. Über ein Tool des Realisierungspartners werden die Aufträge automatisch mit kompletter Indexierung in DocuWare übernommen. Im digitalen Archiv sind alle Dokumente – von Angeboten über Bestellungen bis zu Lieferscheinen – zusammengeführt und können über die Suche jederzeit abgerufen werden. Damit entfällt das aufwändige manuelle Suchen nach Informationen, das früher den gesamten Prozess verzögerte.
Monatlich bis zu 1.000 Lieferantenrechnungen
Besonders anspruchsvoll sind die rund 800 bis 1.000 Lieferantenrechnungen, die monatlich eingehen. Sie enthalten oft eine Vielzahl an Positionen und weisen individuelle Eigenheiten auf, die eine automatische Verarbeitung erschweren. So werden zum Beispiel von einem Lieferanten Zuschläge für Übergrößen nicht als Teil einer Position, sondern als eigene Position ausgewiesen. Bei Rechnungen mit 20 oder 30 Positionen mussten einzelne Angaben trotz intelligenter Indexierung oft nachbearbeitet werden.
Anfang 2025 wurde daher die KI-basierte Lösung DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) eingeführt. Damit können auch komplexe Rechnungen zuverlässig ausgelesen werden. Sollte es bei einem Lieferanten Schwierigkeiten geben, wird die KI gezielt mit dessen Rechnungen trainiert. Der Prüfungsprozess ist heute schlank organisiert: Zu jeder Rechnung wird das passende Dokument aus dem Wareneingang angezeigt, Rückfragen lassen sich über einen Workflow mit Prüfstempel regeln. Nach der Freigabe wird die Rechnung per Schnittstelle direkt zur Zahlung an die DATEV-Buchhaltung übergeben.
Ein weiterer Einsatzbereich von DocuWare ist die Archivierung von unterzeichneten Belegen zu eigenen Auslieferungen. So lässt sich bei Nachfragen schnell und direkt der Nachweis einer Lieferung erbringen – eine Aufgabe, die früher deutlich mehr Zeit in Anspruch nahm.
