So erfreulich zahlreiche Anmeldungen zum eigenen Event auch sind - für den Veranstalter fängt die Arbeit mit dem Eingang des Formulars erst richtig an: Die Formulare müssen gesammelt, abgelegt oder der Zahlungseingang abgeglichen werden. Mit DocuWare geht dies wie von selbst: Die Anmeldedaten werden strukturiert erfasst und die Übermittlung leitet automatisch die nächsten Schritte in die Wege.
Ein Verein veranstaltet beispielweise für seine Mitglieder ein Ski-Event. Auf seiner Homepage veröffentlicht er das mit DocuWare erstellte Anmeldeformular oder er verschickt den Link darauf an Interessenten. Diese können die Anmeldung am Smartphone oder Rechner ausfüllen. Mit der Übermittlung wird die Anmeldung direkt archiviert. Kein Formular bleibt in der Post stecken oder verschwindet zwischen Papierbergen auf dem Schreibtisch.
Wenn das Formular im Archiv eingeht, wird gleichzeitig die Nachbearbeitung angestoßen. Das Formular erscheint in der DocuWare-Liste der zuständigen Mitarbeiterin, die das neue Dokument direkt im Blick hat:
Die Mitarbeiterin prüft den Zahlungseingang und vermerkt das Formular als „bezahlt“, so dass es in die Liste der angemeldeten Teilnehmer wandert.
Tipps für die Konfiguration:
1. Markieren Sie bei der Erstellung des Webformulars die wichtigsten Felder als Pflichtfelder. So stellen Sie sicher, dass die Mitglieder diese auch wirklich ausfüllen:
2. Achten Sie bei der Indexierung des Formulars darauf, dass das abgesendete Formular auch wirklich in der DocuWare Liste der Mitarbeiterin landet. Sind für die Liste beispielsweise die Suchbegriffe "Formular" im Feld "Dokumenttyp" und "Neu" im Feld "Status" vordefiniert, stimmen Sie die Indexierung des Formulars darauf ab:
Konfiguration der Liste im Bereich „Archive“:
Indexierung in DocuWare Forms:
3. Achten Sie darauf, dass das Webformular im Tab „Berechtigung“ die Option „Öffentlich“ aktiviert ist (nur in DocuWare Cloud möglich). Nur dann können auch Teilnehmer ohne DocuWare-Konto die Formulare übermitteln.