Jedes Unternehmen, ob Industriebetrieb, Händler oder beispielsweise Dienstleister, erzeugt und erhält jede Menge Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen. All diese Dokumente müssen durch den Engpass Buchhaltungsabteilung geschleust werden. Ohne elektronisches Dokumenten-Management wird allein dabei jede Menge Zeit und Geld vergeudet.
Fragt man einen Buchhalter, wie lange er braucht, um ein Papierdokument aus dem Aktenschrank zu holen, wird er vielleicht zwei Minuten schätzen. Dabei vergisst er aber die Fälle, in denen das Dokument falsch abgelegt ist oder sich schon gar nicht mehr in der Buchhaltung vor Ort befindet, sondern beispielsweise in das Kellerarchiv ausgelagert wurde. Er könnte nach zehn Minuten mit dem Dokument aus dem Archiv zurück sein, falls er sich auf dem Weg nicht noch einen Kaffee aus der Kantine holt oder mit Kollegen plaudert, die er zufällig trifft. Dann kann der Suchvorgang schnell 20 Minuten dauern – oder länger. Vielleicht hat gerade jemand anderes dasselbe Dokument benötigt und es ruht auf irgendeinem Schreibtisch.
Papierlose Prozesse sparen Zeit und Geld
Glücklicherweise lässt sich das Papier in der Buchhaltung heute durch elektronisches Dokumenten-Management beziehungsweise Enterprise Content Management (ECM) ersetzen. Papierlos sind alle Prozesse in der Buchhaltung viel effizienter, was vor allem aus fünf Gründen viel Zeit und Geld spart.
1. Einfaches Dokumenten-Handling: Arbeitet die Buchhaltung noch mit Papier, ist beim Eintreffen der Post jedes Mal manuelle Arbeit des Sachbearbeiters erforderlich. Bei einer Bestellung wird unter Umständen eine neue Sammelmappe geholt und beschriftet, in der diese Bestellung abgelegt wird. Sobald dann die zugehörige Rechnung vorliegt, wird der Buchhalter diese Mappe wieder heraussuchen und die Rechnung dort ebenfalls archivieren. Ist die Rechnung genehmigt, wird er seine Ablage um eine Kopie der Zahlungsunterlagen ergänzen, den Bestellvorgang abschließen und die Sammelmappe ins Archiv schicken. Mit einem DMS dauern diese Aufgaben nur wenige Mausklicks.
2. Keine Raum- und Materialkosten: Aktenschränke, Ordner und Mappen sowie Papier und Tinte kosten ebenso Geld wie der Archivraum und eventuell die Heizung. Werden die Papierdokumente digitalisiert, fällt nur noch ein Bruchteil der Raum- und Materialkosten an.
3. Prompter Dokumentenzugriff: Elektronisch archivierte Unterlagen findet ein Buchhalter innerhalb von Sekunden. Er muss nicht mehr zu einem Aktenschrank oder ins Archiv gehen und dort das entsprechende Dokument suchen. Mit einer unternehmensweiten ECM-Lösung kann jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz auf benötigte Unterlagen zugreifen und so seine Aufgaben deutlich schneller erledigen.
4. Erhöhte Auskunftsbereitschaft: Greifen Buchhalter nicht mehr auf Papier zurück, können sie viele Fragen von Kunden oder Lieferanten zu Rechnungen oder Bestellungen direkt beantworten. Sie müssen bei einem Anruf nicht mehr ihre Arbeit unterbrechen, die Akten zu dem betreffenden Auftrag suchen und die Frage später per Rückruf beantworten, sondern können unmittelbar im DMS den Vorgang aufrufen und schon nach wenigen Mausklicks die gewünschte Auskunft erteilen.
5. Schnellere Rechnungsverarbeitung: Sowohl Zeitaufwand als auch Fehlerhäufigkeit in der Buchhaltung sinken drastisch, wenn die bisher auf Papier eingehenden Bestellungen und Rechnungen digitalisiert eintreffen. Dann werden beispielsweise der Scan-Prozess am Arbeitsplatz und die manuelle Datenerfassung in das Fibu- oder ERP-System überflüssig. Erfolgt die Rechnungsverarbeitung papierlos, kann dies positive Domino-Effekte im gesamten Unternehmen auslösen, die sowohl produktivitätssteigernd als auch kostensenkend wirken.
Doch trotz all dieser Vorteile bleibt das papierlose Büro oft noch Utopie, zeigt eine aktuelle Studie. Demnach drucken sogar 69 Prozent der Unternehmen elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus – auch weil sie unsicher sind in Bezug auf die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen. Immerhin ergab die Studie, dass die Digitalisierung der internen Prozesse oftmals schon weit fortgeschritten ist: Über ein Drittel der Unternehmen bevorzugt bereits elektronische Rechnungen.
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