Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihren Besuch auf unserer Webseite sowie über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir verstehen Datenschutz als kundenorientiertes Qualitätsmerkmal. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und die Wahrung Ihres Persönlichkeitsrechts sind uns wichtig.

Mit diesen Datenschutzhinweisen möchten wir alle Besucher unserer Webseite transparent über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informieren und sie über die ihnen zustehenden Rechte aufklären.

Eine Nutzung unserer Webseite ist grundsätzlich ohne die Angabe personenbezogener Daten möglich. Sollten Sie jedoch über unsere Webseite Dienste unseres Unternehmens in Anspruch nehmen, kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich werden.

Die beim Besuch unserer Webseiten automatisch erhobenen Daten oder bei der Inanspruchnahme von Diensten von Ihnen eingetragenen personenbezogenen Daten, werden gemäß den jeweils aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten verarbeitet.

Als für die Verarbeitung verantwortliches Unternehmen, haben wir technische und organisatorische Maßnahmen festgelegt, um ein möglichst hohes Schutzniveau Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

Wir weisen jedoch darauf hin, dass eine Datenübertragung über das World Wide Web grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen kann.

Möchten Sie Dienste unseres Unternehmens in Anspruch nehmen und hierfür nicht den Weg der Datenübermittlung über das World Wide Web nutzen wollen, besteht auch die Möglichkeit der telefonischen Kontaktaufnahme.

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1.1 Kontaktdaten

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Unternehmen: DocuWare GmbH

Straße: Planegger Straße 1

PLZ/Ort: 82110 Germering

Tel.: +49 89 894433-0

E-Mail: docuware@docuware.com

Als Datenschutzbeauftragte ist bestellt:

Bodo Hoffmann

IT Future AG

Co BFD

Frankfurter Str. 151B

63303 Dreieich

Telefon: +49 69 175369050

E-Mail: docuware.dsb@itfuture.de

1.2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, für die wir eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1, Satz 1 a) DSGVO als Rechtsgrundlage. Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sind, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, dient Art. 6 Ab. 1, Satz 1 b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Diese Regelung umfasst auch Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, denen unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1, Satz 1 c) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 Satz 1 f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Das berechtigte Interesse unseres Unternehmens liegt in der Durchführung unserer Geschäftstätigkeit sowie in der Analyse, Optimierung und Erhaltung der Sicherheit unseres Onlineangebotes. Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

1.3 Löschung, Sperrung und Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des jeweiligen Speicherungszwecks erforderlich ist. Die Prüfung der hierfür erforderlichen Zeiträume erfolgt durch eine sorgfältige Abwägung, im Rahmen derer wir die Erforderlichkeit der Datenverarbeitung genau prüfen:

Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so geschieht dies längstens bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, so geschieht dies längstens bis zu Ihrem berechtigten Widerspruch.
Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht. Nach Ablauf der vom Gesetzgeber vorgesehenen Aufbewahrungsfrist, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften für eine weitere Verarbeitung gesperrt oder gelöscht.

1.4 Übermittlung von Daten an Dritte

Wir verkaufen oder verleihen Ihre Daten nicht. Eine Übermittlung an Dritte über den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Rahmen hinaus, findet nur dann statt, wenn dies zur Abwicklung des jeweiligen angeforderten Dienstes nötig ist. Wir geben Ihre personenbezogenen Daten insbesondere an folgende Empfänger weiter:

Drittanbieter und Geschäftspartner, die Ihre personenbezogenen Daten benötigen, um uns ihre Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, insbesondere:
- Verwaltungsdienstleistungen (z. B. Anbieter von Dokumentendiensten, Facility-Management- oder Sicherheitsunternehmen)
- Kundendienst- und Supportleistungen (z. B. Callcenter, Helpdesk oder Anbieter von Kundenbeziehungsmanagement)
- Finanz- und Buchhaltungsdienstleistungen (z. B. Buchhalter, Banken, Kreditprüfungsagenturen, Versicherer, Zahlungsabwickler oder Steuerberater)
- IT-Dienstleistungen (z.B. IT-Dienstleister und Telekommunikationsanbieter)
- Rechts- und Compliance-Dienstleistungen (z. B. Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte oder andere Experten)
- Marketing- und Vertriebsdienstleistungen (z. B. Marketing und Werbung, Social-Media-Plattformen oder andere Medienunternehmen)
- Strategie- und Geschäftsentwicklungsdienste (z. B. Unternehmensberater, Anbieter von Business Intelligence oder andere Berater)
Regierungsbehörden, die Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben benötigen (z. B. Gerichte für Rechtsstreitigkeiten, Steuerbehörden für die Steuerverwaltung oder Strafverfolgungsbehörden für Ermittlungen)
Andere Dritte, wie potenzielle Käufer unseres Unternehmens (im Falle eines Verkaufs, einer Fusion oder einer Übernahme), Gegenparteien einschließlich ihrer Dienstleister (z. B. in Rechtsstreitigkeiten) oder andere Empfänger auf Ihre Anweisung hin.

1.5 Freiwilligkeit oder Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Wir weisen hiermit darauf hin, dass die Bereitstellung von personenbezogenen Daten in bestimmten Fällen (z.B. Steuervorschriften) gesetzlich vorgeschrieben ist oder sich aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum/des Vertragspartners) ergeben kann. Beispielsweise kann es für einen Vertragsabschluss erforderlich sein, dass die betroffene Person/der Vertragspartner seine personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen muss, damit sein Anliegen (z.B. Bestellung) überhaupt von uns bearbeitet werden kann. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten ergibt sich vor allem bei Vertragsabschlüssen. Sollten in diesem Fall keine personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, kann der Vertrag mit der betroffenen Person nicht abgeschlossen werden.

Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen kann sich der Betroffene an unseren Datenschutzbeauftragten oder an den für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden. Der Datenschutzbeauftragte oder der für die Verarbeitung Verantwortliche klärt dann den Betroffenen darüber auf, ob die Bereitstellung der benötigten personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für den Vertragsabschluss erforderlich ist und ob sich aus den Anliegen der betroffenen Person eine Verpflichtung ergibt, die personenbezogenen Daten bereitzustellen bzw. welche Folgen eine Nichtbereitstellung der gewünschten Daten für den Betroffenen hat.

1.6 Herkunft Ihrer personenbezogenen Daten

Maßgeblich verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten.

Sollten wir ausnahmsweise personenbezogene Daten verarbeiten, die wir nicht direkt von Ihnen erhalten haben, betrifft das solche Daten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet, Presse, Handels- und Vereinsregister) gewinnen oder die uns von Dritten berechtigt zur Verfügung gestellt werden.

1.7 Übermittlung von personenbezogenen Daten an Drittstaaten

Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten in Deutschland und im europäischen Ausland verarbeitet. Findet ausnahmsweise eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittstaaten) statt, geschieht dies nur, soweit durch bestimmte Schutzmaßnahmen sichergestellt ist, dass hierfür ein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Typischerweise ergreifen wir dazu folgende Schutzmaßnahmen:

Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für Empfänger in Andorra, Argentinien, Kanada, Färöer-Inseln, Guernsey, Israel, Isle of Man, Japan, Jersey, Neuseeland, Südkorea, Schweiz, Uruguay, Empfänger in den Vereinigten Staaten, die am EU-US Data Privacy Framework teilnehmen, und das Vereinigte Königreich (weitere Informationen unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en)
Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO für sonstige Empfänger (Mehr Infos)
Ausnahmen nach Art. 49 DSGVO für sonstige Empfänger.

1.8 Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Unterrichtung (Art. 19 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Zusendung durch Kündigung des Newsletters zu unterbinden und Ihre Einwilligung für die Nutzung Ihrer Daten für den Newsletter Versand zu widerrufen. Hierzu findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link.

2. Verarbeitung von personenbezogenen Daten

2.1 Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Webseite werden automatisch Server Log File Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt, erfasst. Dies sind:

IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Computers
Die Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer)
Die Webseite, die Sie bei uns besuchen
Das Datum und die Dauer des Besuches
Browsertyp und Browser-Einstellungen
Betriebssystem

Wir weisen darauf hin, dass diese Daten personenbezogene Daten (wie die IP-Adresse) enthalten können und ausschließlich für die folgenden Zwecke verwendet werden:

Um die Attraktivität und Bedienbarkeit unserer Webseiten zu verbessern
Um technische Probleme auf unserer Webseite frühzeitig zu erkennen
Um die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern
Um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyber-Angriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen

2.2 Formulare und Eingabemasken

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns über ein Formular bzw. eine Eingabemaske auf unserer Website werden die von Ihnen mitgeteilten Daten, zum Beispiel Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere von Ihnen angegebene Daten, an uns übermittelt und von uns gespeichert.

Wenn und soweit dies für die Anbahnung, Begründung, Durchführung und/oder Beendigung eines Rechtsgeschäfts mit unserem Unternehmen erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten weiter. Ist die Datenverarbeitung für einen Vertragsschluss erforderlich, kann bei der Nichtbereitstellung Ihrer Daten der Vertragsschluss, die Durchführung und/oder die Beendigung eines Rechtsgeschäftes mit unserem Unternehmen unmöglich sein.

Auf unserer Webseite existieren verschiedene Eingabemasken für die Erhebung von personenbezogenen Daten. Zudem haben Sie die Möglichkeit uns per E-Mail zu kontaktieren. Sofern Sie per E-Mail oder über eine Eingabemaske mit uns in Kontakt treten, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche, auf freiwilliger Basis von Ihnen an uns übermittelten personenbezogenen Daten, werden für Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Wir können Ihre Anfragen nicht beantworten, wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

Die verwendeten Eingabemasken entsprechen weitestgehend einer der folgenden:

Kontaktformular: https://start.docuware.com/de/contact-us
Präsentationstermin vereinbaren: https://start.docuware.com/de/info/docuware-kostenlose-demo
Webinaraufzeichnung ansehen (Beispiel): https://start.docuware.com/de/info/webinar/einfache-freigabeworkflows-selbst-konfigurieren
Cloud Trial: https://login.docuware.com/identity/Account/Login

Um Ihnen die bestmögliche Beratung zu ermöglichen, kann es erforderlich sein, Ihre Daten an einen unserer Autorisierten DocuWare Partner weiterzugeben. In diesem Fall werden Sie von einem Berater des betreffenden Partners kontaktiert.

2.3 Zusendung des Newsletters

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, unseren kostenlosen Newsletter zu abonnieren, über den wir Sie in regelmäßigen Abständen über Angebote, Produkte und Informationen des Unternehmens informieren.

Um unseren Newsletter empfangen zu können, benötigen Sie eine gültige E-Mail-Adresse.

Für die Zusendung eines personalisierten Newsletters benötigen wir von Ihnen die folgenden Angaben:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse

Für die Anmeldung zu unserem Newsletter verwenden wir das sog. Double-Opt-In-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung eine E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden, in welcher wir Sie um Bestätigung bitten, dass Sie den Versand des Newsletters wünschen. Sie müssen Ihre Anmeldung innerhalb von 24 Stunden bestätigen, um Ihre Anmeldung freizuschalten. Darüber hinaus speichern wir jeweils Ihre eingesetzten IP-Adressen und Zeitpunkte der Anmeldung und Bestätigung. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können.

Die hier genannten Daten werden ausschließlich für die Zusendung des Newsletters genutzt. Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte. Für die Verarbeitung, Versand und Analyse der Newsletter, kann es sein, dass wir Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z.B. Hubspot.

Um die Kommunikation zu personalisieren, analysieren wir in jedem Newsletter Ihr Nutzungsverhalten, indem wir unter anderem folgende Informationen erheben:

Öffnungsraten-Tracking
Klick-Tracking
Profiling-Logik
Einwilligungswiderrufsprozess

Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten und Sie dem nicht widersprochen haben, behalten wir uns vor, Ihnen regelmäßig Angebote zu ähnlichen Produkten, wie den bereits gekauften, aus unserem Sortiment per E-Mail zuzusenden.

Um die Kommunikation zu personalisieren, analysieren wir in jedem Newsletter Ihr Nutzungsverhalten. Grundlage für die Personalisierung ist zum Beispiel Ihre Interaktion mit dem Newsletter oder Ihre freiwillig zur Verfügung gestellten Stammdaten.

E-Mail-Marketing und Nutzungsanalyse von E-Mails

Sofern Sie in den Erhalt von Marketinginformationen eingewilligt haben, senden wir Ihnen Informationen zu unseren Produkten, Dienstleistungen, Veranstaltungen und sonstigen Marketinginhalten per E-Mail.

Unsere Marketing-E-Mails können Technologien zur Reichweiten- und Erfolgsmessung enthalten, beispielsweise Tracking-Pixel oder individuell zugeordnete Links. Diese Technologien ermöglichen uns festzustellen, ob eine E-Mail geöffnet wurde und welche Links innerhalb der E-Mail angeklickt wurden.

Die hierbei erhobenen Informationen verwenden wir, um die Wirksamkeit unserer Marketingkommunikation zu analysieren, die Interessen unserer Empfänger besser zu verstehen sowie Inhalte und Kommunikationsmaßnahmen zu optimieren.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer erteilten Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise über den Abmeldelink in jeder Marketing-E-Mail oder über die in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktmöglichkeiten.

Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

2.4 DocuWare Blog

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite einen Blog und dort die Möglichkeit, individuelle Kommentare zu einzelnen Beiträgen zu hinterlassen. Ein Blog ist ein auf einer Internetseite geführtes, in der Regel öffentlich einsehbares Portal, in welchem eine oder mehrere Personen, die Blogger genannt werden, Artikel posten oder Gedanken in sogenannten Blog-Posts niederschreiben können. Die Blog-Posts können in der Regel von Ihnen kommentiert werden.

Hinterlassen Sie einen Kommentar in unserem Blog, werden neben den von der betroffenen Person hinterlassenen Kommentaren auch Angaben zum Zeitpunkt der Kommentareingabe sowie zu dem von der betroffenen Person gewählten Nutzernamen (Pseudonym) gespeichert und veröffentlicht. Des Weiteren wird Ihre IP-Adresse mitprotokolliert. Diese Speicherung der IP-Adresse erfolgt aus Sicherheitsgründen und für den Fall, dass durch einen abgegebenen Kommentar die Rechte Dritter verletzt oder rechtswidrige Inhalte gepostet werden. Die Speicherung dieser personenbezogenen Daten erfolgt daher im eigenen Interesse, damit wir im Falle einer Rechtsverletzung gegebenenfalls einen Nachweis erbringen können. Es erfolgt keine Weitergabe dieser erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte, sofern eine solche Weitergabe nicht gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Rechtsverteidigung dient.

Die in unserem Blog abgegebenen Kommentare können grundsätzlich von Dritten abonniert werden. Sofern Sie sich für die Option entscheiden, Kommentare zu abonnieren, versenden wir eine automatische Bestätigungsmail, um überprüfen zu können, ob sich wirklich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse für diese Option entschieden hat (Double-Opt-In). Die Option zum Abonnement von Kommentaren kann jederzeit beendet werden.

2.5 Registrierung und Anmeldung auf unserer Internetseite (Kunden- bzw. Partnerbereich)

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite die Möglichkeit, sich unter Angabe von Ihren personenbezogenen Daten zu registrieren.

Für die Registrierung im Partnerbereich, benötigen wir von Ihnen folgende Angaben:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse

Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die interne und für eigene Zwecke erhoben und gespeichert. Es kann sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an einen oder mehrere Auftragsverarbeiter, wie z. B. Versandunternehmen weitergeben, sofern diese zur Erfüllung der von Ihnen gewünschten Leistung hinzugezogen werden.

Sofern eine Registrierung über unsere Website als Partner erfolgt, werden die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten zur Verwaltung von Vertriebspartnern von IMPARTNER Inc. verarbeitet. Wir setzen die IMPARTNER PRM-Lösung ein, um unsere Vertriebspartner effizient zu verwalten und die Kommunikation zu optimieren. Damit stellen wir sicher, dass unsere Partnerprogramme reibungslos funktionieren.

Die Registrierung der betroffenen Person unter freiwilliger Angabe personenbezogener Daten dient dazu, Ihnen Inhalte oder Leistungen anzubieten, die nur registrierten Benutzern angeboten werden können. Die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten können Sie jederzeit korrigieren/ergänzen.

2.6 Verarbeitung von Zahlungs- und Kaufdaten

Wenn einen Kauf getätigt wird bzw. eine kostenpflichtige Serviceoption gewählt wird, müssen Zahlungsdaten verarbeitet werden. Hierfür arbeiten wir mit einem unabhängigen Zahlungsdienstleister zusammen. Von dem Dienstleister erhalten wir lediglich eine Datensatz inklusive einer Referenznummer, die ggf. für den weiteren Austausch mit dem Dienstleister benötigt wird. Die Daten speichern wir intern ab, um die Zahlung zu verifizieren. Teilweise sind die Daten maskiert.

Im Zusammenhang mit Zahlungs- und Kaufdaten verarbeiten wir unter anderem:

Name des Karteninhabers
Konto- bzw. Kartendetails (maskiert)
Ablaufdatum des Zahlungsmittels
Zahlungsmethode bzw. Zahlungsmittel

2.7 Umfragen

DocuWare führt freiwillige Umfragen unter Partnern, Kunden und anderen Personen durch. Die Antworten der durchgeführten Umfragen werden in Berichten verarbeitet und ausgewertet. Die Ergebnisse dieser Umfragen können zu statistischen Zwecken ausgewertet werden und helfen uns wertvolles Feedback zu sammeln, damit wir Ihre Erfahrungen in Zukunft verbessern und optimieren können.

Umfragen können zu jedem Zeitpunkt und unterschiedlichen Stelle geschalten werden, um detaillierte Antworten zu bekommen, mit denen die Website des Unternehmens optimiert werden kann.

Es kann sein, dass wir in diesem Zusammenhang Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. SurveyMonkey oder Qualaroo (früher KISSinsights).

2.8 Besucherregistrierung bei DocuWare in Germering

Alle Besucher unserer Zentrale bitten wir, sich am Empfangstresen mit dem dort vorhandenen Tablet zu registrieren. Wir speichern Ihren Namen und die E-Mail-Adresse, um den berechtigten Zugang zu unseren Räumlichkeiten sicherzustellen und um in Notfällen nachvollziehen zu können, wer sich im Gebäude befindet. Sollten Sie einen Parkplatz in der Tiefgarage benötigen, speichern wir ebenfalls Ihre Telefonnummer. Alle Daten werden nach einem Jahr automatisch gelöscht.

2.9 Registrierung für das Produkttester Programm

Wir bieten Ihnen auf unserer Webseite und im Produkt die Möglichkeit, sich unter Angabe von Ihren personenbezogenen Daten für das Produkttester Programm zu registrieren.

Für die Registrierung benötigen wir von Ihnen folgende Angaben:

Anrede
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse

Die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Zwecke des Produkttester Programms erhoben und gespeichert. Es erfolgt keine Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte.

Sie können Ihre Registrierung jederzeit widerrufen, indem Sie uns dies per Mail (user-feedback@docuware.com) mitteilen. Ihre Daten werden in diesem Fall umgehend gelöscht.

Es kann sein, dass wir in diesem Zusammenhang Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. Rally.

2.10 Teilnahme an unseren Webinaren

Um unsere Webinare durchführen zu können, müssen Sie sich anmelden und Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Firma, und auf freiwilliger Basis auch Ihre Telefonnummer angeben. Ohne die Angabe von Pflichtangaben ist eine Anmeldung nicht möglich. In Frankreich fragen wir zusätzlich nach der Postleitzahl und auf freiwilliger Basis, ob Sie bereits Kontakt zu einem autorisierten DocuWare Partner hatten und ob schon ein Projekt vorgesehen ist.

Ihre Daten werden verarbeitet, um das jeweilige Webinar zu organisieren und durchzuführen. In diesem Zusammenhang kann es sein, dass wir Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. Microsoft Teams und GoToMeeting/Webinar.

2.11 Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien

DocuWare benutzt an mehreren Stellen sogenannte Cookies, Skripte, Nachverfolgungs-URLs, Pixels und ähnliche Technologien (im Folgenden „Cookies"), um unser Angebot bereitzustellen, zu schützen und zu verbessern.

Ausführliche Informationen und welche Cookies zum Einsatz kommen, können Sie in unsere Cookie Richtlinie einsehen.

2.12 Reichweitenanalyse

Unsere Webseite benutzt Technologie, die zählen kann, wie häufig eine Seite aufgerufen worden ist, bzw. anzeigen kann wohin Besucher unserer Website oder App klicken. Dafür können zum Beispiel die nachfolgenden Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Computers
Die Webseite, von der aus Sie uns besuchen (Referrer)
Die Webseite, die Sie bei uns besuchen
Das Datum und die Dauer des Besuches
Browsertyp und Browser-Einstellungen
Betriebssystem

Die Technologie kann zum Beispiel die Seite analysieren und eine Heatmap erstellen, mit deren Hilfe die Website oder App verbessert und kundenfreundlicher gestaltet werden kann. In diesem Zusammenhang kann sein, dass wir Dienstleister und deren Subunternehmer einsetzen, wie z. B. Matomo.

2.13 Webanalysedienste

DocuWare verwendet Analysedienste (z.B. Matomo), um das Verhalten der Website-Besucher zu analysieren und potenzielle Probleme zu identifizieren (z.B., nicht gefundene Seiten, Probleme bei der Suchmaschinenindexierung, welche Inhalte am beliebtesten sind usw.). Basierend auf Daten (z.B. Anzahl der Besucher, die eine nicht gefundene Seite erreichen), werden von dem Analysedienst Berichte erstellt, damit DocuWare entsprechende Maßnahmen ergreifen kann, (z. B. das Layout der Seiten ändern, neue Inhalte veröffentlichen usw.).

Im Zusammenhang mit unseren Marketingaktivitäten nutzen wir Webanalysedienste, um Kunden besser und ggf. personalisiert ansprechen zu können, besser zu verstehen wie Kunden unsere Services nutzen oder unsere Angebote besser und ggf. personalisiert auf unsere Kunden anpassen zu können.

Dafür können zum Beispiel die nachfolgenden Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Computers
Webseite URLs, (z.B. von der aus Sie uns besuchen (Referrer))
Die Webseite, die Sie bei uns besuchen
Das Datum, der Zeitpunkt und die Dauer des Besuches
Browsertyp und Browser-Einstellungen (z.B. Sprache)
Technische Informationen (z.B. Bildschirmgröße, Interaktionen)
Betriebssystem

Mit diesen Webanalysediensten können wir zum Beispiel die Nutzung unserer Webseite auswerten und Reports zusammenzustellen. Teilweise ist es uns möglich, nachzuvollziehen, wie einzelne Nutzer über mehrere Geräte hinweg mit unseren Inhalten interagieren.

2.13.1 Google Ads

Der Websitebetreiber verwendet Google Ads. Google Ads ist ein Online-Werbeprogramm der Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Google Ads ermöglicht es uns Werbeanzeigen in der Google-Suchmaschine oder auf Drittwebseiten auszuspielen, wenn der Nutzer bestimmte Suchbegriffe bei Google eingibt (Keyword-Targeting). Ferner können zielgerichtete Werbeanzeigen anhand der bei Google vorhandenen Nutzerdaten (z. B. Standortdaten und Interessen) ausgespielt werden (Zielgruppen-Targeting). Wir als Websitebetreiber können diese Daten quantitativ auswerten, indem wir beispielsweise analysieren, welche Suchbegriffe zur Ausspielung unserer Werbeanzeigen geführt haben und wie viele Anzeigen zu entsprechenden Klicks geführt haben.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://policies.google.com/privacy/frameworks und https://business.safety.google/controllerterms/.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework" (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5780.

2.13.2 Google Ads Remarketing

Diese Website nutzt die Funktionen von Google Ads Remarketing. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Mit Google Ads Remarketing können wir Personen, die mit unserem Online-Angebot interagieren bestimmten Zielgruppen zuordnen, um ihnen anschließend interessenbezogene Werbung im Google-Werbenetzwerk anzeigen zu lassen (Remarketing bzw. Retargeting).

Des Weiteren können die mit Google Ads Remarketing erstellten Werbe-Zielgruppen mit den geräteübergreifenden Funktionen von Google verknüpft werden. Auf diese Weise können interessenbezogene, personalisierte Werbebotschaften, die in Abhängigkeit Ihres früheren Nutzungs- und Surfverhaltens auf einem Endgerät (z. B. Handy) an Sie angepasst wurden auch auf einem anderen Ihrer Endgeräte (z. B. Tablet oder PC) angezeigt werden.

Wenn Sie über einen Google-Account verfügen, können Sie der personalisierten Werbung unter folgendem Link widersprechen: https://adssettings.google.com/anonymous?hl=de.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitergehende Informationen und die Datenschutzbestimmungen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter: https://policies.google.com/technologies/ads?hl=de.

Zielgruppenbildung mit Kundenabgleich

Zur Zielgruppenbildung verwenden wir unter anderem den Kundenabgleich von Google Ads Remarketing. Hierbei übergeben wir bestimmte Kundendaten (z. B. E-Mail-Adressen) aus unseren Kundenlisten an Google. Sind die betreffenden Kunden Google-Nutzer und in ihrem Google-Konto eingeloggt, werden ihnen passende Werbebotschaften innerhalb des Google-Netzwerks (z. B. bei YouTube, Gmail oder in der Suchmaschine) angezeigt.

2.13.3 Google Conversion-Tracking

Diese Website nutzt Google Conversion Tracking. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Mit Hilfe von Google-Conversion-Tracking können Google und wir erkennen, ob der Nutzer bestimmte Aktionen durchgeführt hat. So können wir beispielsweise auswerten, welche Buttons auf unserer Website wie häufig geklickt und welche Produkte besonders häufig angesehen oder gekauft wurden. Diese Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken zu erstellen. Wir erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf unsere Anzeigen geklickt haben und welche Aktionen sie durchgeführt haben. Wir erhalten keine Informationen, mit denen wir den Nutzer persönlich identifizieren können. Google selbst nutzt zur Identifikation Cookies oder vergleichbare Wiedererkennungstechnologien.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Mehr Informationen zu Google Conversion-Tracking finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

2.13.4 Microsoft Advertising

Der Websitebetreiber verwendet Microsoft Advertising. Microsoft Advertising ist ein Online-Werbeprogramm der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

Microsoft Advertising ermöglicht es uns Werbeanzeigen in der Bing-Suchmaschine oder auf Drittwebseiten auszuspielen, wenn der Nutzer bestimmte Suchbegriffe bei Bing eingibt (Keyword-Targeting). Ferner können zielgerichtete Werbeanzeigen anhand der bei Microsoft vorhandenen Nutzerdaten (z. B. Standortdaten und Interessen) ausgespielt werden (Zielgruppen-Targeting). Wir als Websitebetreiber können diese Daten quantitativ auswerten, indem wir beispielsweise analysieren, welche Suchbegriffe zur Ausspielung unserer Werbeanzeigen geführt haben und wie viele Anzeigen zu entsprechenden Klicks geführt haben.

Wir nutzen auf dieser Seite die universelle Ereignisnachverfolgung (UET) von Microsoft Advertising. Hierbei werden pseudonymisierte Daten erfasst, um nachzuverfolgen, welche Aktionen Sie auf unseren Webseiten durchführen, nachdem Sie auf eine Werbeanzeige bei Microsoft Advertising geklickt haben. Hierbei erfasst UET Ihre IP-Adresse (anonymisiert), Gerätekennungen, Informationen über Geräte- und Browsereinstellungen, Microsoft Click ID (wird in Cookie gespeichert), Verweildauer auf der Website, welche Bereiche der Website abgerufen wurden, über welche Anzeige Sie auf die Website gelangt sind und geklickte geklicktes Keyword.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://learn.microsoft.com/de-de/compliance/regulatory/offering-eu-model-clauses.

Auftragsverarbeitung

Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.

2.13.5 Meta-Pixel (ehemals Facebook Pixel)

Diese Website nutzt zur Konversionsmessung den Besucheraktions-Pixel von Meta. Anbieter dieses Dienstes ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road Dublin 4, Dublin, D04 X2K5, Irland. Die erfassten Daten werden nach Aussage von Meta jedoch auch in die USA und in andere Drittländer übertragen.

So kann das Verhalten der Seitenbesucher nachverfolgt werden, nachdem diese durch Klick auf eine Meta-Werbeanzeige auf die Website des Anbieters weitergeleitet wurden. Dadurch kann die Wirksamkeit der Meta-Werbeanzeigen für statistische und Marktforschungszwecke ausgewertet werden und zukünftige Werbemaßnahmen optimiert werden.

Die erhobenen Daten sind für uns als Betreiber dieser Website anonym, wir können keine Rückschlüsse auf die Identität der Nutzer ziehen. Die Daten werden aber von Meta gespeichert und verarbeitet, sodass eine Verbindung zum jeweiligen Nutzerprofil bei Facebook oder Instagram möglich ist und Meta die Daten für eigene Werbezwecke, entsprechend der Meta-Datenverwendungsrichtlinie (https://de-de.facebook.com/about/privacy/) verwenden kann. Dadurch kann Meta das Schalten von Werbeanzeigen auf Seiten von Facebook oder Instagram und sonstigen Werbekanälen ermöglichen. Diese Verwendung der Daten kann von uns als Seitenbetreiber nicht beeinflusst werden.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wir nutzen die Funktion des erweiterten Abgleichs innerhalb der Meta-Pixel.

Der erweiterte Abgleich ermöglicht uns, verschiedene Arten von Daten (z. B. Wohnort, Bundesland, Postleitzahl, gehashte E-Mail-Adressen, Namen, Geschlecht, Geburtsdatum oder Telefonnummer) unserer Kunden und Interessenten, die wir über unsere Website sammeln an Meta zu übermitteln. Hierdurch können wir unsere Werbekampagnen auf Facebook und Instagram noch präziser auf Personen zuschneiden, die sich für unsere Angebote interessieren. Außerdem verbessert der erweiterte Abgleich Zuordnung von Webseiten-Conversions und erweitert Custom Audiences.

Soweit mit Hilfe des hier beschriebenen Tools personenbezogene Daten auf unserer Website erfasst und an Meta weitergeleitet werden, sind wir und die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road Dublin 4, Dublin, D04 X2K5, Irland gemeinsam für diese Datenverarbeitung verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die gemeinsame Verantwortlichkeit beschränkt sich dabei ausschließlich auf die Erfassung der Daten und deren Weitergabe an Meta. Die nach der Weiterleitung erfolgende Verarbeitung durch Meta ist nicht Teil der gemeinsamen Verantwortung. Die uns gemeinsam obliegenden Verpflichtungen wurden in einer Vereinbarung über gemeinsame Verarbeitung festgehalten. Den Wortlaut der Vereinbarung finden Sie unter: https://www.facebook.com/legal/controller_addendum. Laut dieser Vereinbarung sind wir für die Erteilung der Datenschutzinformationen beim Einsatz des Meta-Tools und für die datenschutzrechtlich sichere Implementierung des Tools auf unserer Website verantwortlich. Für die Datensicherheit der Meta-Produkte ist Meta verantwortlich. Betroffenenrechte (z. B. Auskunftsersuchen) hinsichtlich der bei Facebook oder Instagram verarbeiteten Daten können Sie direkt bei Meta geltend machen. Wenn Sie die Betroffenenrechte bei uns geltend machen, sind wir verpflichtet, diese an Meta weiterzuleiten.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum und https://de-de.facebook.com/help/566994660333381.

In den Datenschutzhinweisen von Meta finden Sie weitere Hinweise zum Schutz Ihrer Privatsphäre: https://de-de.facebook.com/about/privacy/.

Sie können außerdem die Remarketing-Funktion „Custom Audiences" im Bereich Einstellungen für Werbeanzeigen unter https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen deaktivieren. Dazu müssen Sie bei Facebook angemeldet sein.

Wenn Sie kein Konto bei Facebook oder Instagram besitzen, können Sie nutzungsbasierte Werbung von Meta auf der Website der European Interactive Digital Advertising Alliance deaktivieren: http://www.youronlinechoices.com/de/praferenzmanagement/.

2.13.6 Meta Conversion API

Wir haben die Meta Conversion API auf dieser Website eingebunden. Anbieter dieses Dienstes ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road Dublin 4, Dublin, D04 X2K5, Irland. Die erfassten Daten werden nach Aussage von Meta jedoch auch in die USA und in andere Drittländer übertragen.

Die Meta Conversion API ermöglicht es uns, die Interaktionen des Websitebesuchers mit unserer Website zu erfassen und an Meta weiterzugeben, um die Werbeperformance bei Facebook und Instagram zu verbessern.

Hierzu werden insbesondere Zeitpunkt des Aufrufes, die aufgerufene Webseite, Ihre IP-Adresse und Ihr User-Agent sowie ggf. weitere spezifische Daten (z. B. gekaufte Produkte, Wert des Warenkorbs und Währung) erfasst. Eine vollständige Übersicht über die erfassbaren Daten finden Sie hier: https://developers.facebook.com/docs/marketing-api/conversions-api/parameters.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

In den Datenschutzhinweisen von Meta finden Sie weitere Hinweise zum Schutz Ihrer Privatsphäre: https://de-de.facebook.com/about/privacy/.

Auftragsverarbeitung

2.13.7 Meta Custom Audiences

Wir nutzen Meta Custom Audiences. Anbieter dieses Dienstes ist die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road Dublin 4, Dublin, D04 X2K5, Irland.

Wenn Sie unsere Webseiten und Apps besuchen bzw. nutzen, unsere kostenlosen oder kostenpflichtigen Angebote in Anspruch nehmen, Daten an uns übermitteln oder mit den Facebook- oder Instagram-Inhalten unseres Unternehmens interagieren, erfassen wir hierbei Ihre personenbezogenen Daten. Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Nutzung von Meta Custom Audiences erteilen, werden wir diese Daten an Meta übermitteln, mit denen Meta Ihnen passende Werbung ausspielen kann. Des Weiteren können mit Ihren Daten Zielgruppen definiert werden (Lookalike Audiences).

Meta verarbeitet diese Daten als unser Auftragsverarbeiter. Details sind der Nutzungsvereinbarung von Meta zu entnehmen: https://www.facebook.com/legal/terms/customaudience.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://www.facebook.com/legal/terms/customaudience und https://www.facebook.com/legal/terms/dataprocessing.

2.13.8 Reddit Pixel

Auf dieser Website wird der Reddit Pixel verwendet, um die Wirksamkeit unserer Werbekampagnen zu messen und unsere Marketingaktivitäten zu optimieren. Anbieter dieses Dienstes ist die Reddit Netherlands B.V., Euro Business Center, Keizersgracht 62, 1015 CS Amsterdam, Niederlande.

Der Reddit Pixel ermöglicht es uns, das Verhalten von Websitebesuchern nachzuvollziehen, nachdem diese mit einer Anzeige auf Reddit interagiert haben. Dadurch können wir die Wirksamkeit unserer Reddit-Werbeanzeigen für statistische und Marktforschungszwecke auswerten und zukünftige Werbemaßnahmen optimieren. Darüber hinaus kann der Reddit Pixel für Remarketingzwecke und zur Bildung von Zielgruppen für eine interessengerechtere Werbung eingesetzt werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse
Browser- und Geräteinformationen
Informationen zum verwendeten Betriebssystem
Referrer-URL
Besuchte Seiten und Nutzerinteraktionen
Conversion-Ereignisse (z. B. Formularübermittlungen, Registrierungen, Downloads oder Käufe)
Cookie-Kennungen und vergleichbare Online-Identifier

Abhängig von der Konfiguration kann Reddit zudem gehashte Kundendaten, beispielsweise E-Mail-Adressen, verarbeiten, um die Zuordnung von Conversions und Zielgruppen zu verbessern.

Für uns als Websitebetreiber sind die erhobenen Daten grundsätzlich nicht unmittelbar bestimmten Personen zuordenbar. Reddit kann die über den Reddit Pixel erhobenen Informationen jedoch mit weiteren bei Reddit vorhandenen Informationen verknüpfen und diese gemäß der Reddit-Datenschutzerklärung für eigene Werbe-, Analyse-, Attributions- und Optimierungszwecke verwenden.

Die Nutzung des Reddit Pixels erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Reddit: https://www.redditinc.com/policies/privacy-policy.

Informationen zu den Werbepräferenzen von Reddit finden Sie unter: https://www.reddit.com/personalization.

2.13.9 Reddit Conversions API (CAPI)

Wir nutzen auf dieser Website die Reddit Conversions API (CAPI). Anbieter dieses Dienstes ist die Reddit Netherlands B.V., Euro Business Center, Keizersgracht 62, 1015 CS Amsterdam, Niederlande.

Die Reddit Conversions API ermöglicht es uns, bestimmte Interaktions- und Conversion-Daten direkt von unseren Systemen an Reddit zu übermitteln, um die Wirksamkeit unserer Werbekampagnen zu messen, die Attribution von Conversions zu verbessern und unsere Marketingmaßnahmen zu optimieren. Die Conversions API kann ergänzend oder alternativ zu browserbasierten Tracking-Technologien eingesetzt werden.

Je nach übertragenem Ereignis können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Zeitpunkt der Interaktion oder Conversion
IP-Adresse
User-Agent-Informationen
Ereignis- und Conversion-Daten
Technische Geräteinformationen
Transaktionsbezogene Informationen
Gehashte Nutzerkennungen wie E-Mail-Adressen, sofern diese übermittelt werden

Die Nutzung der Reddit Conversions API erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Bitte beachten Sie, dass die Nutzung des Reddit Pixels und der Reddit Conversions API eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch Reddit beinhalten kann. Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Reddit finden Sie in der Datenschutzerklärung von Reddit: https://www.redditinc.com/policies/privacy-policy.

2.14 Support Chatbot

Wir bieten auf unserer Webseite einen Support-Chatbot an, über den Sie bereits öffentlich verfügbare Wissensressourcen (z. B. unser Knowledge Center oder unsere Knowledge Base) durchsuchen können, um Ihre Fragen zu beantworten. Für diesen reinen Wissensabruf ist weder eine Registrierung noch eine Anmeldung auf unserer Webseite erforderlich; solange sie keine entsprechenden Informationen bereitstellen, werden hierbei keine Informationen verarbeitet, die auf Ihre Identität schließen lassen.

Verifizierte Besucher können den Chatbot nutzen, um Supportanfragen (Tickets) zu erstellen. Um die Berechtigung in unserem internen Support-CRM-System zu überprüfen, muss sich ein Besucher auf unserer Webseite registriert und angemeldet haben (siehe dazu „Registrierung und Anmeldung auf unserer Internetseite (Kunden- bzw. Partnerbereich)"). Die über den Chatbot bereitgestellten Informationen nutzen wir, um allgemeinen Kundensupport zu leisten und Ihre Supportanfragen zu beantworten (siehe dazu auch „Formulare und Eingabemasken"). Alle im Rahmen des Chatbots erfassten Supportanfragen werden manuell von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Die von Ihnen auf freiwilliger Basis übermittelten personenbezogenen Daten speichern wir, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Ohne diese Daten können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht beantworten.

Informationen, die Sie über die Feedback-Funktion des Chatbots bereitstellen (z.B. Sternbewertungen und Kommentare) sowie Transkripte, d. h. Ihre Eingaben („Input") und die vom Chatbot generierten Antworten („Output"), können in Einzelfällen zur Verbesserung der Chatbot-Qualität verwendet werden (z. B. zur Auswertung gelöster vs. ungelöster Benutzeranfragen). Weder Feedback noch Transkripte werden dabei besucherspezifisch verarbeitet. Der Chatbot ist so konfiguriert, dass weder Input noch Output automatisch für das Training des Chatbots genutzt werden. Stattdessen haben nur autorisierte Personen (ausgewählte Mitarbeiter) für einen begrenzten Zeitraum Zugriff auf diese Daten. Zur Verbesserung der Chatbot-Qualität analysieren wir außerdem stichprobenartig die Nutzungshäufigkeit sowie technische Kennzahlen (siehe dazu auch „Reichweitenanalyse" und „Webanalysedienste".

Zusammengefasst können im Rahmen der Chatbot-Nutzung unter anderem folgende Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse (Internet-Protokoll-Adresse) des zugreifenden Endgeräts
Browsertyp und -einstellungen (z. B. bevorzugte Sprache)
Betriebssystem
Login-Daten (z. B. DocuWare ID)
Transkripte (Ihre Anfragen und die Chatbot-Antworten)

Die Daten werden von uns als Betreiber und Anbieter des Chatbots verarbeitet und auf sicheren Servern unseres Dienstleisters (Microsoft Azure) gespeichert. Abgesehen vom Betrieb der Hosting-Infrastruktur erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Insbesondere hat der Anbieter des zugrunde liegenden Sprachmodells (Large Language Model) keinen Zugriff auf die Daten, die über den Chatbot erhoben oder verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Supportanfragen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den Betrieb und die Optimierung des Chatbots

Weiterführende Informationen zu unserem Chatbot finden sie auf unserer Webseite.

2.15 Einbindung externer Inhalte

Wir binden auf unserer Webseite externe Inhalte ein, die auf anderen Plattformen gespeichert sind, zum Beispiel auf http://www.youtube.com, und von unserer Website aus abspielbar sind. Durch den Abruf des externen Inhalts kann die Plattform, auf deren Seite der Inhalt gespeichert ist, Informationen über Sie erhalten, zum Beispiel den Besuch der entsprechenden Unterseite unserer Website. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Sie bei solch einer Plattform ein Nutzerkonto besitzen und eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie in Ihrem Nutzerkonto eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Nutzerkonto nicht wünschen, müssen Sie sich aus Ihrem Nutzerkonto ausloggen.

Die Plattformen können Ihre Informationen als Nutzungsprofile speichern und für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung ihrer Website nutzen. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (auch für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer der Plattform über Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht gegen die Bildung dieser Nutzerprofile zu, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an die jeweilige Plattform richten müssen.

2.15.1 Google Maps

Diese Seite nutzt den Kartendienst Google Maps. Anbieter ist die Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Mit Hilfe dieses Dienstes können wir Kartenmaterial auf unserer Website einbinden.

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP-Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Der Anbieter dieser Seite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Wenn Google Maps aktiviert ist, kann Google zum Zwecke der einheitlichen Darstellung der Schriftarten Google Fonts verwenden. Beim Aufruf von Google Maps lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/ und https://privacy.google.com/businesses/gdprcontrollerterms/sccs/.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5780.

3. Gender Hinweis

Bei DocuWare steht jeder einzelne Mensch an oberster Stelle. Das Unternehmen schließt alle Identitäten in der internen sowie externen Kommunikation ein und garantiert damit die Gleichstellung und den Respekt gegenüber allen Individuen. Entsprechend beziehen sich alle vom Unternehmen ehemals sowie zukünftig veröffentlichten Beiträge, auch wenn nicht explizit der Formulierung zu entnehmen, auf alle Geschlechtsidentitäten.