Ablagedaten manuell eintippen ist langsam und fehleranfällig. Gut also, wenn die Indexierung automatisch erfolgt. Intelligent Indexing macht die Ablage schneller und effizient – DocuWare-Kunden aus unterschiedlichen Branchen berichten.
Im Hohenloher Krankenhaus werden um die 10.000 Eingangsrechnungen jährlich gescannt und abgelegt. Die automatische Vorindexierung mit Intelligent Indexing beschleunigt diesen Prozess, erklärt DocuWare Projektleiter Martin Scholl: „Die vorgeschlagenen Indexbegriffe müssen von den Mitarbeitern nur noch akzeptiert oder ergänzt werden.“
Auch Simone Rosenthal, Prokuristin bei der exklusiven Fertighausmanufaktur Davinci Haus, betont, dass sich durch Intelligent Indexing die Eingabezeiten beim Scannen immens verkürzen, da das System bei jedem Vorgang lernt: „Die Verschlagwortung ist dadurch nicht nur einfacher, sondern auch weniger fehlerhaft geworden.“
Bei der Hamburger Grundstücksverwaltung W. Johannes Wentzel Dr. sucht Intelligent Indexing nach einer gültigen Vertragskontonummer im Dokument. Monatliche Belege wie Telekom- oder Hausmeisterrechnungen können so im Rahmen eines digitalen Workflows an die Immobiliensoftware iX-Haus weitergeleitet werden, wo der verantwortliche Mitarbeiter automatische Buchungsvorschläge erhält. Zwischen 6.000 und 6.500 Eingangsrechnungen werden auf diese Weise monatlich überprüft und bearbeitet. „Durch elektronische Workflows konnten große Teile der Eingangsrechnungsbearbeitung automatisiert werden“, bestätigt auch Tim Ladehof, Systemadministrator und Controller bei W. Johannes Wentzel Dr.
Service für geordnete Ablage: Jedes Unternehmen profitiert
Egal ob internationaler Konzern, Mittelständler oder Handwerksbetrieb ums Eck: Intelligent Indexing unterstützt Unternehmen aller Größen und Branchen bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten, die nicht standardisierbar sind.
Das Prinzip ist simpel: Anstatt die Ablagebegriffe manuell einzutippen, findet Intelligent Indexing die Begriffe im Dokument und schlägt sie für die geordnete Ablage vor. Durch Korrigieren und Antrainieren lernt der Service, so dass sich seine Treffsicherheit immer weiter erhöht.
Bereits mehr als tausend DocuWare-Kunden nutzen diesen Service. Fast vierzehn Millionen Dokumente hat Intelligent Indexing schon indexiert.
Intelligent Indexing gibt es in zwei verschiedenen Ausführungen: als webbasierten Service sowohl für DocuWare Cloud als auch für On-Premise-Installationen und als Zusatzmodul innerhalb eines lokalen DocuWare-Systems.
Wie wird Intelligent Indexing angewendet? Erfahren Sie mehr in unseren Tutorial-Videos:
Der einfache Weg Dokumente abzulegen - mit Intelligent Indexing
Dateien in DocuWare ablegen - mit dem selbstlernenden Service Intelligent Indexing