Cloud-Dienste sind flexibel, einfach zu handhaben und basieren auf transparenten Kostenmodellen. Kein Wunder, dass mittlerweile fast die Hälfte der deutschen Unternehmen Software aus der Cloud einsetzt (Bitkom Cloud-Monitor 2015). Besonders in den Bereichen Kommunikation und Projektarbeit sind Hosting-Lösungen beliebt. Aber auch immer mehr DocuWare-Kunden entscheiden sich für ECM aus der Cloud. Was aber sind die Vorteile beim Hosten des ECMs – und gibt es auch Nachteile? Machen Sie den Cloud-Check:
Sicherheit
Wo sind Dokumente sicherer – in der Cloud oder im eigenen Betrieb? Definitiv sicher ist, dass DocuWare Cloud ein Höchstmaß an Sicherheit bietet. Mehrstufige Verschlüsselungsverfahren und dreifach redundante Datenspeicherung sorgen dafür, dass Dokumente absolut zuverlässig im Rechenzentrum gespeichert sind. (Alle Details zum umfassenden Sicherheitskonzept finden Sie im White Paper DocuWare Cloud.)
Um dieselbe professionelle Sicherheit mit der eigenen IT-Infrastruktur abzubilden, sind erheblicher Aufwand, Ressourcen-Einsatz und fundiertes IT-Wissen nötig. Cloud-Kunden dagegen müssen sich weder um Ausfallsicherheit, Storage-Lösungen oder auch die Aktualisierung der Betriebssysteme selbst kümmern.
Kosten
Der fixe, kalkulierbare Preis sowie günstigere Lizenzen sind ein entscheidender Vorteil des Hosting-Modells. Sie müssen weder mit plötzliche Zusatzinvestitionen rechnen – etwa wenn ein Server ausfällt – oder laufende Kosten für Systempflege oder Langzeitarchivierung tragen. Wenn sich IT-Kollegen zudem nicht ständig mit Betrieb, Wartung und Hardware-Problemen rumschlagen müssen, können sie ihr Wissen stärker in die Optimierung der Geschäftsprozesse und damit in die Zukunftssicherung der Organisation einbringen.
Flexibilität
Das ist das Konzept von DocuWare Cloud: Speicherplatz und Benutzer nach Bedarf buchen und stets den Funktionsumfang der kompletten ECM-Suite inklusive aller Modul-Funktionen erhalten. Das erlaubt es, ohne Zusatzkosten auf Veränderungen zu reagieren und das ECM agil neuen Anforderungen einzelner Abteilungen oder Arbeitsgruppen anzupassen: Eine Funktion zur Formulargestaltung oder mobile Workflows am Smartphone erscheinen vielleicht nicht auf Anhieb wichtig, erweisen sich aber dann dochals nützlich - vor allem, wenn sie ohnehin im Cloud-Service integriert sind. Da bei DocuWare Cloud zudem alle Updates automatisch eingespielt werden, können Anwender auch neueste Funktionen und ECM-Trends immer sofort einsetzen.
Performance
In welcher Geschwindigkeit werden Dokumente in die Cloud gespeichert, wie schnell werden sie angezeigt? Zugegeben: Virtuelle Systeme aus der Cloud sind tendenziell einen Tick langsamer als physikalische, die im Nebenraum stehen. Zusätzlich spielen Stabilität und Bandbreite des Internet-Anschlusses eine Rolle. Ob der Anwender dies aber wirklich spürt, lässt sich nicht pauschal sagen.
Dies hängt zum einen davon ab, welche Dokumentvolumen verarbeitet werden. Aber auch davon, welche Reaktionszeiten Sie als Anwender gewohnt sind. Ein Unternehmen, das bislang ausschließlich im lokalen Netzwerk arbeitet, bemerkt eher einen Performance-Nachteil als ein Unternehmen, das standortübergreifend vernetzt ist und Teile der IT-Architektur ohnehin ausgelagert hat.
Unserer Erfahrung nach ist die etwas geringere Performance beim Hosten tatsächlich nur in wenigen Ausnahmefällen ein Hemmschuh für den Schritt in die Cloud. Unser Tipp: Testen Sie die Performance von DocuWare Cloud 30 Tage kostenlos als DocuWare Cloud Trial.
Fazit
DocuWare Cloud ist das ECM-Konzept für die Zukunft:
- Mit minimaler IT-Ausstattung loslegen
- Ein Rundum-Sorglos-Paket in puncto Sicherheit erhalten
- Funktionalitäten jederzeit flexibel erweitern
- Sparen
Gegenüber diesen Vorteilen ist auch die etwas geringere Performance kein schlagkräftiges Argument. Insbesondere, weil standortübergreifendes und weit vernetztes Arbeiten für viele Unternehmen eine immer wichtigere Rolle spielt. Gerade unter diesem Aspekt eröffnen sich mit ECM aus der Cloud optimale Bedingungen für effiziente Prozesse und flexibles Zusammenarbeiten.
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