Verträge fristgemäß kündigen, Zertifizierungen pünktlich verlängern, bei Angeboten zehn Tage später nachhaken oder neue Studienbescheinigungen auf dem Radar haben: Im Personal- wie in jedem anderen Bereich häufen sich Aufgaben, die erst später anfallen. DocuWare verschafft Ihnen automatisch klaren Ein- und Überblick.
Termine und Fristen fürs Bearbeiten oder Anfordern wichtiger Dokumente sollten nicht aufwändig in Excel-Tabellen oder Kalendern eingetragen, ständig recherchiert und schließlich doch versäumt werden.
Mit Wiedervorlage-Listen in DocuWare sorgen Sie dafür, dass sich fällige Aufgaben automatisch in Erinnerung bringen und umgehend erledigt werden können.
Wiedervorlage über Indexierung steuern
Das Prinzip hinter der automatischen Wiedervorlage ist so simpel wie effektiv: Sie ändern bestimmte Indexwerte eines Dokuments, das daraufhin in einer Liste für die Wiedervorlage angezeigt wird.
Dies funktioniert am besten über einen Stempel, der den Status automatisch mit dem Wert Wiedervorlage füllt. Die Fälligkeit wählen Sie beim Stempeln über den hinterlegten Kalender aus:
Eine Immatrikulationsbescheinigung wird auf Wiedervorlage gestempelt
Liste für fällige Dokumente
Damit Sie oder Kollegen die fälligen Dokumente dann automatisch zur Bearbeitung erhalten, konfigurieren Sie in der Archivadministration unter Dialoge eine Liste für die Wiedervorlage.
Das ist schnell gemacht: Steuern Sie die Abfrage über den Indexwert Fällig am und legen Sie fest, ab welchem Zeitpunkt vor der Fälligkeit Sie das Dokument erhalten möchten – in unserem Beispiel haben wir 31 Tage gewählt:
Beispiel-Konfiguration einer einfachen Wiedervorlage-Liste
Darüber hinaus muss der Status der Dokumente, die in der Liste erscheinen, gleich Wiedervorlage sein. Das stellt sicher, dass Sie keine fälligen Dokumente aus anderen Workflows erhalten.
Dieses „Grundgerüst“ einer Wiedervorlage-Liste lässt sich nun noch beliebig erweitern und differenzieren: So können Sie die Abfrage zum Beispiel noch auf bestimmte Dokument-Typen wie Angebote oder Verträge eingrenzen.
Effizientes Bearbeiten
Im Gegensatz zu herkömmlichen Erinnerungslisten legt DocuWare fällige Dokumente automatisch zur Bearbeitung vor. Noch schneller wird der Workflow, wenn Sie ihn mit E-Mail-Benachrichtigungen kombinieren.
Damit erledigte Aufgaben wieder aus der Liste verschwinden, bietet sich ein Erledigt-Stempel an, der Fälligkeit und Status entsprechend verändert. Oder Sie stempeln bei Bedarf eine neue Fälligkeit aufs Dokument.
Ansicht der Wiedervorlage-Liste im Web Client – fällige Dokumente erscheinen automatisch
Übrigens: Die Informationen, die Sie auf Dokumente stempeln sind nur eingeblendet – Sie können die Dokumente natürlich jederzeit auch ohne Stempelaufdruck herunterladen, ausdrucken oder versenden – mehr zu Anmerkungsebenen in DocuWare.
Bei DocuWare Cloud sind die Listen-Funktionen enthalten. Bei DocuWare On Premises benötigen Sie die Task Manager-Lizenz.