Wenn Aufgaben immer wieder anfallen, erledigen Sie diese am einfachsten in einem Workflow mit festgelegtem Zeitplan. Das bietet sich zum Beispiel bei monatlichen Abrechnungen an. So bleiben Sie oder Ihre Mitarbeiter zeitlich flexibel und genießen die Vorteile der einfachen Wiedervorlage.
Viele Aufgaben sind turnusmäßig zu erledigen. Ihre Firma beschäftigt zum Beispiel Aushilfen, die nach Stunden bezahlt werden. Diese Mitarbeiter müssen ihre Stundenabrechnungen bis zum 20. jeden Monats abgeliefert haben, damit die Lohnabrechnung erfolgen kann. Ein klarer Fall für einen Workflow mit Zeitplan: Diesen können Sie beispielsweise am 21. jeden Monats für alle noch nicht bearbeiteten Stundenabrechnungen starten. So steht Ihnen morgens zu Arbeitsbeginn eine vollständige Liste aller notwendigen Lohnabrechnungen zur Verfügung.
Oder in Ihrer Firma werden die Reisekosten der Mitarbeiter mit der monatlichen Gehaltsabrechnung beglichen. Für jede Reisekostenabrechnung wird am Ende des Monats ein Workflow gestartet, um die Auszahlung mit in die Gehaltsabrechnung aufzunehmen.
Zeitplan im Workflow Designer bestimmen
Den Zeitplan legen Sie im Workflow Designer fest. Ein Workflow kann täglich oder an bestimmten Tagen, wöchentlich oder in bestimmten Wochen und monatlich oder in bestimmten Monaten ausgeführt werden. Um genau zu sein, von einem Workflow wird jeweils eine neue Workflow-Instanz gestartet.
Der Workflow Designer bietet auf der Seite Start bei den genannten Möglichkeiten jeweils unterschiedliche weitere Einstellungen.
Einstellungen bei täglicher Ausführung:
Einstellungen bei wöchentlicher Ausführung:
Einstellungen bei monatlicher Ausführung:
Um eine optimale Performance des DocuWare-Systems zu gewährleisten, werden pro zeitgesteuertem Start maximal für 100 Dokumente Workflow-Instanzen gestartet.
Für diese Funktion benötigen Sie die Lizenz Workflow Manager ab DocuWare Version 6.11.