Ein neues Archiv, das Sie direkt einsetzen können, lässt sich in DocuWare mit nur drei Klicks erstellen. Spezialwissen ist dafür nicht nötig, denn das neue Archiv enthält bereits ein „Set“ von 14 vordefinierten Feldern für die häufigsten Anwendungsfälle.
Vordefinierte Archiv stehen Ihren Mitarbeitern vom Start weg zur Verfügung, so dass Dokumente wie Rechnungen oder E-Mails sofort strukturiert archiviert werden können – ganz ohne einen externen Service oder eine teure Beratungsfirma.
Neben allgemeinen Feldern wie „Firma“, „Datum“ oder „Dokumenttyp“ bietet ein neues Archiv auch Felder wie „Kundennummer“, „Betrag“, „Fälligkeitsdatum“ oder „IBAN“, die für die Bearbeitung von Rechnungen benötigt werden. Abteilungsleiter müssen sich also nicht lange mit passenden Feldnamen oder -typen aufhalten.
Felder werden beim Erstellen eines neuen Archivs automatisch angelegt.
Auch für die E-Mail-Archivierung sind die wichtigsten Felder bereits vorhanden: Mit „Betreff“, „E-Mail-Adresse“ und „Kontaktperson“ lassen sich die E-Mails indexieren und wieder anzeigen. Wenn Felder dafür nicht benötigt werden, wie "IBAN", können Sie diese deaktivieren.
Alle vordefinierten Archivfelder werden automatisch zu drei Standarddialogen zusammengesetzt. Die Mitarbeiter können also direkt suchen und ablegen oder sich die gewünschten Dokumente in einer Ergebnisliste anzeigen lassen.
Archiv out of the box: Einen Ablagedialog mit vordefinierten Feldern wie diesen stellt DocuWare automatisch zur Verfügung.
Die vordefinierten Felder und Dialoge liefern eine Basis, mit der Sie direkt losarbeiten können. Das heißt natürlich nicht, dass ein Archiv sich nicht bis ins Detail anpassen lässt. Wer bereits einen genauen Plan hat, richtet sich neue Felder und Dialoge ein oder ändert vorhandene Dialoge ab.