Was ändert sich beim Drucken, wenn Sie vom DocuWare Windows Client zum DocuWare Web Client wechseln? Um beim Drucken ein beliebiges Dokument in DocuWare abzulegen, nutzen Sie im Web Client den DocuWare Printer. Damit wird das Dokument immer in ein PDF umgewandelt. DocuWare Printer ist Teil der DocuWare Desktop Apps, die Sie mit einem Klick installieren.
Dazu wählen Sie im Hauptmenü des Web Clients einfach Desktop Apps installieren. Danach steht der DocuWare Printer als Drucker aus jedem Programm zur Verfügung. Im Gegensatz zu DocuWare TIFFMAKER, der mehrmals installiert werden musste, um verschiedene Dokumente direkt archivieren zu können, benötigen Sie den DocuWare Printer nur einmal. Anhand von Printer-Konfigurationen wählt dieser automatisch aus, was mit dem jeweiligen Dokument geschehen soll.
Kann DocuWare Printer keine Konfiguration bestimmen, wird das Dokument direkt im Standard-Briefkorb gespeichert. Dann kann der Benutzer von Fall zu Fall entscheiden, wie mit dem jeweiligen Dokument weiter verfahren werden soll.
Prozess automatisieren mit Printer-Konfigurationen
Printer-Konfigurationen arbeiten ähnlich wie Import-Konfigurationen. Eine Besonderheit ist allerdings die „Identifizierung“ des Dokuments. Diese muss in einer Printer-Konfiguration zwingend ausgefüllt sein, damit der DocuWare Printer das Dokument entsprechend erkennen kann. Dabei wird beispielsweise auf dem Dokument links oben an einer fest definierten Position nach dem Begriff „Angebot“ gesucht. Wird der Begriff dort erkannt, verwendet der DocuWare Printer diese Konfiguration und führt die darin angegebenen Funktionen aus. Sie können beliebig viele Konfigurationen mit verschiedenen Identifizierungsmöglichkeiten anlegen, daher lassen sich beliebige Dokumente direkt in DocuWare archivieren, ohne dass eine Ablage in Papierform nötig wäre.
Beim Drucken archivieren
Falls Ihr Unternehmen viele Papierdokumente versendet, legen Sie Ihre eigenen Kopien mit dem DocuWare Printer bequem in digitaler Form ab: In jeder Printer-Konfiguration lässt sich festlegen, ob ein Dokument nach seiner Archivierung in DocuWare zusätzlich auf einem realer Drucker ausgegeben werden soll. So können Sie Ihren Kunden den Lieferschein weiterhin als Papierausdruck der Lieferung beilegen, aber Ihre eigene Kopie landet sicher und automatisch im PDF-Format in Ihrem DocuWare-Archiv.
Die Printer-Konfiguration enthält neben der Identifizierung viele Funktionen, die auch in den Import-Konfigurationen zur Verfügung stehen. Dazu gehören die Auswahl, in welches Archiv das Dokument abgelegt werden soll, die Indexierung und die Möglichkeit, einen Briefbogen zu hinterlegen.
Rechnungen im ZUGFeRD-Format erzeugen
Mit dem DocuWare Printer können Sie Ihre elektronischen Rechnungen auch im deutschen ZUGFeRD-Format erstellen. Wie das geht, zeigt Ihnen dieses kurze Video.