Mit dem Generationswechsel vom Windows Client zum Web Client wurde auch das Scannen von Papierdokumenten neu gestaltet. So können Anwender ihre Unterlagen noch einfacher digital erfassen. Sie starten den Scanvorgang direkt aus dem Web Client heraus und speichern die Dokumente in DocuWare.
Um Dokumente mit einem lokal verbundenen Scanner zu erfassen, steht Ihnen DocuWare Scan zur Verfügung. Es wird mit einem Klick aus dem Menü des Web Clients mit „Desktop Apps installieren“ installiert. Danach können Sie jederzeit ein neues Dokument scannen, indem Sie im Briefkorb auf den Button „Scannen“ klicken, siehe dazu auch den folgenden Screenshot:
Dabei öffnet sich die installierte Scan-Anwendung und Sie können sofort loslegen. Die eingescannten Seiten werden dabei zu einer ersten Kontrolle direkt angezeigt oder können auch gleich in den Web Client hochgeladen werden.
Graustufen, Auflösung & Co.
Natürlich können Sie den Scanvorgang individuell beeinflussen: So gibt es beispielsweise Einstellungen, die definieren, ob die Dokumente einseitig oder doppelseitig, in Farbe, Graustufen oder schwarz-weiß eingelesen werden und mit welcher Auflösung dies geschieht. Alle Einstellungen speichern Sie als Scan-Konfiguration ab, um sie bei nachfolgenden Scanvorgängen schnell wieder aufrufen zu können. Das ist besonders wertvoll, wenn Sie immer wieder unterschiedliche Dokumenttypen einscannen. Während für die meisten Rechnungen der Graustufenmodus ausreicht, kann es sinnvoll sein, andere Dokumente – z.B. Fotos bei einem Schadensfall – in Farbe zu erfassen.
Dokumente nach dem Scannen automatisch indexieren
Beim Scannen können Sie sofort festlegen, wie die Dokumente danach verarbeitet werden sollen. Im einfachsten Fall werden sie im Standard-Briefkorb des Benutzers abgelegt. Mit den Import-Konfigurationen von DocuWare bieten sich Ihnen verschiedene weitergehende Verarbeitungsoptionen, sie ermöglichen Ihnen auch die Ablage in den Briefkorb oder ein Archiv. Mit der Lizenz Barcode & Forms können Ihre gescannten Dokumente indexiert und geteilt werden.
Wie Sie mithilfe von Import-Konfigurationen Dokumente verarbeiten und in DocuWare-Archiven ablegen, lesen Sie in einem nachfolgenden Artikel dieser Reihe.