Bei vielen Geschäftsprozessen fallen Papierdokumente an, die Sie einscannen und so in DocuWare importieren. Haben Sie immer wieder ähnliche Dokumente zu erfassen, die mit den gleichen Einstellungen gescannt werden sollen, können Sie sich die Arbeit sehr erleichtern: Erstellen Sie mehrere Scan-Konfigurationen, zwischen denen Sie per Mausklick einfach hin- und herschalten können. Auch bei Einzeldokumenten, die sich stark voneinander unterscheiden, lässt sich der Aufwand beim Scannen auf ein Minimum reduzieren.
Liegen Ihnen immer wieder die gleichen drei Arten von Dokumenten vor, zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine und Reisebelege, richten Sie genauso viele verschiedene Scan-Konfigurationen ein. Wenn Sie dann beim Scannen beispielsweise von den Rechnungen zu den Lieferscheinen übergehen, wechseln Sie in der Drop-down-Liste einfach zur passenden Konfiguration.
Aus der Drop-down-Liste wählen Sie eine andere Scan-Konfiguration aus.
Gerade bei der Bearbeitung von Eingangspost können jedoch auch sehr heterogene Dokumente vorliegen, die unterschiedliche Scaneinstellungen benötigen. Für diesen Fall lohnt es sich nicht, jeweils eine neue Scan-Konfiguration anzulegen. Hier ändern Sie die Scan-Einstellungen am besten jedes Mal direkt, denn Sie möchten jeweils nur ein einzelnes oder nur wenige Dokumente einscannen.
Dazu klicken Sie in DocuWare Scan auf Scan-Konfiguration öffnen. Sie sehen dann verschiedene Einstellungen, um den Scanner zu steuern. Wählen Sie nun einfach die Einstellung aus, die Sie verändern möchten. Beispielweise können Sie den Scan-Modus von Beidseitig auf Einseitig wechseln oder als Richtung statt Hochformat Querformat wählen. Mit den geänderten Einstellungen können Sie gleich fortfahren, indem Sie auf Scannen klicken.
Sie müssen diese nicht als neue Konfiguration speichern, um damit arbeiten zu können. So lässt sich blitzschnell auch zwischen einem schwarz-weiss zu scannenden Geschäftsbrief und einem Durchschlag umschalten, der am besten in Graustufen zu erfassen ist. 
Jede einzelne Einstellung lässt sich verändern, ohne dass dafür eine neue Konfiguration gespeichert werden muss.