Dezentrales Arbeiten ist fester Bestandteil unserer veränderten Arbeitswelt. Die Anforderung, zum Beispiel Verträge zeitnah und rechtskräftig zu unterzeichnen, bleibt jedoch. DocuWare ermöglicht beides mit der Einbindung von digitalen Signaturen in Workflows.
Auch wenn in Zeiten von Home Office die Beteiligten nicht immer vor Ort sind, können mit DocuWare Verträge und andere wichtige Dokumente rechtzeitig und rechtskräftig unterzeichnet werden. Verschiedene Sicherheitslevel liefern die erforderliche Beweiskraft. Die praktische Umsetzung mit DocuWare ist einfach.
Ein Workflow für Signaturen
Um die Infrastruktur für das sichere Signieren von digitalen Dokumenten mit den Sicherheitsstufen "fortgeschritten" und "qualifiziert" bereitzustellen, arbeitet DocuWare mit Validated ID und DocuSign als externen Signatur-Dienstleistern zusammen. Dokumente, die zum Unterzeichnen anstehen, lassen sich über einen automatischen Prozess an einen der Signaturdienstleister übermitteln. Dieser überprüft und bestätigt die Identität des Unterzeichners und gibt das unterzeichnete Dokument mit dem Signatur-Zertifikat an DocuWare zurück.
Validated ID und DocuSign bieten diverse Möglichkeiten der Authentifizierung und zahlreiche Funktionen zum Aufbringen von Signaturen. Die Authentifizierung erfolgt für eine fortgeschrittene Signatur je nach gewählter Methode und gewähltem Anbieter in einem zweistufigen Verfahren per Telefonanruf, SMS oder Zugangscode. Sie können unter anderem auch Fristen mit automatischer Erinnerung für die Unterzeichnung setzen, ein Dokument an mehreren Stellen unterzeichnen lassen oder eine Kopie des signierten Dokuments an den Unterzeichner senden lassen.
Starten mit Elektronischen Signaturen
Ihr DocuWare-System dank einer vorkonfigurierten Lösung ohne großen Aufwand für die Verwendung von elektronischen Signaturen eingerichtet werden. Ob die Registrierung bei den Signaturdienstleistern und das Anlegen einer neuen Signaturkonfiguration per Webformular oder der Signierworkflow selbst: In der Lösung sind die wichtigsten Konfigurationen für das digitale Signieren bereits vorbereitet. Dieses Konfigurationspaket lässt sich in jedes DocuWare System ab DocuWare 7.4 einspielen und in wenigen Schritten individuell anpassen. Dokumente, die Sie in DocuWare ablegen, können dann direkt bei der Ablage oder später per Stempel in einen Signaturworkflow übergeben werden. Bei Interesse wenden Sie sich an Ihren DocuWare Kontakt.
Mehr Informationen:
- Eine Einführung ins Thema digitale Signaturen mit praktischen Beispielen:
- Hintergrund-Wissen zu digitalen Signaturen und die Umsetzung mit DocuWare: White Paper E-Signatur